Für Unternehmen, die in ihrer Organisation SharePoint 2013 oder SharePoint Online in Office 365 einsetzen, bietet es sich an, diese Lösungen auch für eine umfassende Dokumentenverwaltung zu nutzen. SharePoint hält hierfür ein reichhaltiges Funktionsangebot bereit, das zugegebenermaßen oft alles andere als selbsterklärend ist. Die folgenden Praxisanleitungen fassen die wichtigen Vorgehensweisen nachvollziehbar zusammen.
- A wie Ansichten:
Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen. - B wie Bibliothek:
Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden. - C wie Community-Template:
SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User. - D wie Dashboard:
Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten. - E wie Ein- und Auschecken:
Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar. - F wie FAST for SharePoint:
FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau. - G wie Globale Navigation:
Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden. - H wie Hierarchien:
SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten. - I wie Inhaltstyp:
Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt. - J wie jQuery:
Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt. - Keyword (Suche):
Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt. - L wie Liste:
Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden - M wie Masterpage:
Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite. - N wie Newsfeed:
Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden. - O wie Out-of-the-Box:
Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind. - P wie Papierkorb:
Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen. - Q wie Query:
Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können. - R wie Rating:
Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten. - S wie Sites:
Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden. - T wie Teamsite:
Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit. - U wie UI (User Interface):
Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch. - V wie Versionierung:
Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird. - W wie Webpart:
Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden. - X wie XS-Publishing:
Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar. - Y wie Yes, you can:
SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg! - Z wie Zentraladministration:
Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.
Dokumente erstellen und hochladen
Um Dokumente mit SharePoint zu verwalten, können Sie diese zum Beispiel in Word 2010/2013 direkt auf dem Server speichern, oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet.
In SharePoint 2013 lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten mit dieser ID suchen, und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek genau identifizierbar.
Über die Auswahl von Neues Dokument können Sie auch direkt neue Office-Dokumente erstellen, wenn Sie die Office Web Apps auf dem Server installiert haben. In Office 365 sind sie standardmäßig immer aktiviert.
- SharePoint 2013
In der Weboberfläche von SharePoint können Sie direkt Dokumente hochladen oder neue Dokumente erstellen. - SharePoint 2013
Als Administrator können Sie in Dokumentenbibliotheken auch mit Workflows arbeiten. Das geht auch in Office 365.
Workflows bei der Dokumentenverwaltung
Mit Workflows können Sie festlegen, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene Workflows erstellen. Workflows verwalten Sie über die Registerkarte Bibliothek mit Workfloweinstellungen.
Sie können Workflows in SharePoint Designer 2010/2013 ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio 2010 pflegen. Mit SharePoint Server automatisieren Sie Prozesse vollständig. Workflows lassen sich auch in die Office-Programme integrieren.
Dokument-IDs, Dokumentenmappen und Sicherheit
In SharePoint und Office 365 lässt sich allen Dokumenten im Unternehmen eine eindeutige ID zuweisen. Über sie kann man ein Dokument schnell finden, unabhängig davon, wo sein Speicherort ist und ob dieser geändert wurde. Die Dokument-ID ist eindeutig und liegt als eigene Metadatenspalte vor.
Dokumentenmappen sind ebenfalls eine wichtige Funktion in SharePoint 2013. Hierbei handelt es sich um eine Sammlung von zusammengehörigen Dokumenten, also einen eigenen SharePoint-Ordner. Zusätzlich erhalten diese Sammlungen erweiterte Funktionen wie gemeinsame Metadaten oder eine gemeinsame Website. Für Dokumentenmappen können Sie auch eigene Inhaltstypen definieren. Sie legen also Inhaltstypen und gemeinsame Eigenschaften fest, die für die Dokumentenmappe gelten. In diesen bestimmen Sie, welche Inhaltstypen die Sammlungen verwenden.