Kostenreduzierungen und die höhere Effizienz von elektronischen Prozessen gegenüber Papier-basierten sind der zweitwichtigste Grund für die Verantwortlichen in den Unternehmen, sich mit ECM zu befassen. CIOs und IT-Leiter hoffen, die große unstrukturierte Datenflut, die die Unternehmen überschwemmt, durch langfristige und geordnete Speicherung besser in den Griff zu bekommen. Nach seriösen Schätzungen liegen nur rund 20 Prozent aller verfügbaren Unternehmensdaten strukturiert in Datenbanken vor, 80 Prozent sind unstrukturierte Daten wie E-Mails, Text-Dateien oder PDFs und deswegen schwieriger elektronisch zu erfassen und zu verarbeiten.

Kampffmeyer rät allen ordnungsbedürftigen CIOs dazu, nichts zu überstürzen, sondern wie bei anderen großen Softwareprojekten auch, den eigenen Bedarf genau zu analysieren. Nicht die Organisation dürfe letztlich an das entsprechende Produkt angepasst werden, sondern umgekehrt das Produkt dem jeweiligen Unternehmen. Zuerst müssten die Abläufe analysiert werden, danach erst könne man sich für ein geeignetes Produkt entscheiden. Die IT-Abteilung allein ist damit überfordert: „Unternehmen brauchen eine unternehmensweite Content-Strategie, die den Rahmen für individuelle Projekte vorgibt.“

Viele Unternehmen müssen sich auch erst einmal darüber klar werden, welche Content Management Systeme bei Ihnen bereit im Einsatz sind. Laut Gartner sagten 75 Prozent der in der Ende 2004 Befragten, sie besäßen bereits mehr als fünf ECM-Systeme. 10 Prozent davon gaben sogar an, in ihrem Unternehmen seien bereits mehr als zehn Systeme installiert.

Johannes Klostermeier