Das Dokumenten-Management-System (DMS) E-Büro hat die Profi Engineering Systems AG auf die Anforderungen von Dienststellen in der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten. Der Darmstädter IT-Dienstleister hat dabei mit dem Kommunalen Rechenzentrum Niedersachsen (KRZN) kooperiert. Die auf Lotus Notes aufsetzende Anwendung ermöglicht die Workflow-unterstützte Bearbeitung eingehender E-Mails und den Zugriff auf gespeicherte Informationen.

Kern des Programms ist eine Organisationsdatenbank, in der alle Stellen einer Verwaltung und die Rollen der Stelleninhaber registriert werden. Diese Informationen bilden die Grundlage für detaillierte Zugriffsrechte und die Organisation von Workflows. Das Ablagesystem besteht aus den strukturellen Elementen "physische Ablage", vergleichbar mit einem Büro und den dort üblichen Ablagemöglichkeiten, und "logische Ablagestruktur" im Sinne des Aktenplans. Durch eine logische Kennzeichnung aller Objekte in der Ablagedatenbank lassen sich alle Informationen verwaltungsweit über eine einheitliche Gliederung ablegen und wiederfinden.

Prozessautomation inbegriffenDie Anwendung erlaubt die gleichzeitige Suche in verschiedenen Fachbereichen nach einheitlichen Sortierkriterien. Informationen und Vorlagen, die der Anwender zur Dokumentenerstellung und -verwaltung benötigt, stehen zur Verfügung. Es gibt Funktionen wie Faxintegration, Adressverwaltung und die Einbindung von Microsoft Office. Auch externe Benutzerkreise lassen sich einbinden. E-Büro kann um Funktionen zur Geschäftsprozessautomation und selbsterstellte Anwendungen erweitert werden. Von der Krefelder cpm-o Agentur für Informationsdesign gibt es das Zusatzmodul "E-Redaktion" für die Planung und Umsetzung von Internet-Auftritten der Kommunen. (ls)