Projektbeschreibung: Als multinationale Organisation stellt die Nato besondere Anforderungen an den Aufbau von Informations- und Dokumenten-Management-Systemen. Zwingend erforderlich ist hier etwa die Einhaltung strenger Sicherheitsanforderungen. Außerdem muss die hohe Personalfluktuation innerhalb des Bündnis ins Kalkül gezogen werden: Die Mitgliedsländern entsenden die Mitarbeiter in der Regel im Dreijahresrhythmus, so dass hier ständig auf einen funktionierenden Wissenstransfer zu achten ist. Daten lagen in der Vergangenheit im Übrigen meist auf lokalen Datei-Servern über die Mitgliedsländer hinweg verteilt. Um Nato-weit Dokumente sicher und mit wenig Aufwand zu bearbeiten, und um die Institutionen dabei miteinander zu verbinden, wurde ein Dokumenten-Handling-System (DHS) entwickelt.

Urheber/Partner: Logica Deutschland GmbH & Co. KG, Stuttgart

Technik: Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office

Aufwand

• Für die Lösung wurden pro Standort zwei Frontend & Search-Server, ein Index-Server und zwei SQL-Server-Cluster-Knoten aufgebaut;

• mit Site Surveys bereitete Logica den Rollout an jedem Standort vor. Mittels "Tailoring" wurde ein Installationspaket erstellt, das an Gegebenheiten wie Organisationsstruktur und Berechtigungskonzept angepasst ist;

• über "Back Publishing" wurden die zu migrierenden Dokumente jeweils vor Ort klassifiziert, mit Metadaten versehen und anschließend ins System geladen.

Nutzen und Ergebnis

Das in Köln-Bonn entwickelte Document Handling System bildet das erste standortübergreifende IT-System der Nato. Es verbindet 23 Standorte in Europa, der Türkei und den USA, 25.000 zivile und militärische Mitarbeiter arbeiten damit innerhalb des Nato-Sicherheitsnetzwerks. Der unmittelbare Nutzen zeigt sich den Anwendern schon beim ersten Zugriff, da sie nun ihre Dokumente in automatisch erstellten Dokumentenbibliotheken geordnet auffinden. Zu den weiteren Mehrwerten der neuen Lösung zählen das sichere Berechtigungssystem, die teilautomatisierte Datenmigration, die vollständige Integration in Office sowie die offene, erweiterbare Architektur.