Office 2016

Dokumente in Office barrierefrei gestalten

Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.
Gerade Unternehmen achten verstärkt darauf, ihre Dateien so anzulegen, dass auch Nutzer mit Handicaps mit ihnen problemlos arbeiten können. Was viele nicht wissen: In den Microsoft-Office-Programmen ist die Prüfung, ob Dokumente barrierefrei sind, bereits eingebaut.

Check-Option für barrierefreie Dokumente finden

Um den Check zu starten, laden Sie das Dokument in der betreffenden Office-Anwendung. Dann klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Überprüfen. Anschließend finden Sie die Schaltfläche Barrierefreiheit überprüfen direkt rechts neben den Optionen für die Rechtschreibung.

Optionen der Check-Funktion

Nachdem Sie den Befehl ausgewählt haben, blendet das jeweilige Office-Programm im rechten Fensterbereich eine Liste mit den Prüfungsergebnissen ein. Details zu den monierten Punkten erfahren Sie, wenn Sie auf eine Warnung oder einen Fehler klicken. Zudem gibt Office Tipps, wie Sie die Probleme beheben können.

Alternativer Aufruf der Check-Funktion

Der Check lässt sich auch ausführen, indem Sie im Menüband auf den Tab Datei klicken. Anschließend wechseln Sie zu Informationen und wählen im Pulldown-Menü Auf Probleme überprüfen den Befehl Barrierefreiheit überprüfen aus. Auf diesem Weg stehen Ihnen noch zwei weitere Optionen zur Verfügung. Damit können Sie möglicherweise sensible Metadaten aus dem Dokument entfernen und die Kompatibilität mit älteren Excel-Versionen kontrollieren. (hal)