In der Realität sieht die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten in Unternehmen ganz anders aus. Denn in Europa herrscht eine Flut von Gesetzen zur Datenspeicherung. Für die verschiedenen Arten von Akten gibt es unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen - diese reichen von ein paar Monaten bis zu 20 oder mehr Jahren. Die in Europa vorhandenen Gesetze unterscheiden sich - je nach Branche - teilweise erheblich voneinander. Hinzu kommt, dass sie sich laufend ändern.

Unternehmen verstoßen gegen geltendes Recht

Werden Dokumente zu lange aufbewahrt, riskiert das Unternehmen, gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen. Eine zu frühe Vernichtung der Dokumente hingegen stellt einen Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen dar. So ist es auch nicht verwunderlich, dass sich laut einer von Iron Mountain in Auftrag gegebenen PwC-Studie 36 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Europa dafür entschieden haben, Papier und elektronische Dokumente nur für den Fall der Fälle aufzubewahren. 39 Prozent der Finanzdienstleister sowie 45 Prozent des produzierenden Gewerbes bewahren grundsätzlich alle Dokumente auf.

Nirgendwo sind die Auswirkungen der damit verbundenen Irrtümer offensichtlicher als im Falle der digitalen Kommunikation über E-Mails, SMS und Beiträge in den sozialen Medien. Viele Unternehmen scheinen auf diese Flut von neuen Inhalten einfach nicht zu reagieren und auf entsprechende Datensicherungsprozesse zu verzichten.

Während laut einer aktuellen AIIM-Studie (American Association for Information and Image Management) 73 Prozent aller Unternehmen die Inhalte von Firmen-Mails in ihre internen Aufbewahrungsrichtlinien aufgenommen haben, löschen die meisten der befragten Unternehmen ihre E-Mails immer noch manuell. In 55 Prozent der befragten Unternehmen bleibt es den Mitarbeitern überlassen, E-Mails nach eigenem Ermessen zu speichern oder zu löschen. Ein solcher, hauptsächlich von den Mitarbeitern getragener Ansatz gilt insbesondere im Hinblick auf die wachsende Zahl von öffentlichkeitswirksamen Klagen, die sich in ihrer Beweisführung auf E-Mail-Inhalte berufen, als riskant.

Die gesetzlichen Pflichten

In Deutschland sind Unternehmen laut Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet, steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails zehn Jahre lang aufzubewahren. Mails mit Geschäftsinhalten müssen sechs Jahre lang geordnet und revisionssicher und nur in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Sie dürften weder verändert noch vorzeitig gelöscht werden. Steuerlich relevante Daten müssen laut den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in einem maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden und zusätzlich durch gängige Prüfsoftware der deutschen Behörden lesbar sein. Neben diesen nationalen Vorschriften kommen noch eine Reihe von internationalen Regelungen, wie der US-amerikanische Sarbanes-Oxley Act, die Basel-II-Richtlinien und der Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) zum Tragen.

Ein Praxisbeispiel

Wie sensibel die Thematik der Aktenaufbewahrung ist, zeigt folgendes Praxisbeispiele: Nachdem ein Mitarbeiter eines Konzerns gesetzlich verbotene Bilder über seinen Firmen-Account versendet hatte, musste das Unternehmen auf Forderung der Staatsanwaltschaft das betreffende Bildmaterial dauerhaft aus dem E-Mail-Archiv des inzwischen entlassenen Mitarbeiters löschen. Als das Unternehmen dieser Forderung nachgehen wollte, konnte es nicht beweisen, dass es bei diesem einmaligen Eingriff in das E-Mail-System bleiben würde und es für steuerrechtlich relevante Daten als nicht manipulierbar gilt. Die vollständige Entfernung des Bildmaterials wurde schließlich in Anwesenheit eines Anwalts und eines Beratungshauses als externen Datenschutzbeauftragten durchgeführt.