ZÜRICH (sg) - Unabhängig von bestehenden EDV-Abteilungen hat sich in vielen großen Unternehmen nach eine zusätzliche DV-Funktion herausgebildet. Sie betrifft die Information und Dokumentation. Insbesondere Textbearbeitungs -und -verarbeitungs-Systeme lassen sich für Information-Retrieval-Zwecke im allgemeinen gut einsetzen. Sie entsprechen sowohl vom Ausgangspunkt wie auch vom Aufbau her den Vorstellungen in Firmendokumentations- und -bibliotheksabteilungen.
Seit wenig mehr als einem Jahr steht bei der Standard Telefon und Radio AG (STR) in Zürich, die vor allem für die Schweizerische PTT technische Einrichtungen vom einfachen Relais bis zur kompletten Schaltzentrale herstellt, eine solche Anwendung im praktischen Betrieb. Über diese werden heute rund 50000 Artikel, die die STR herstellt oder von externen Lieferanten bezieht, verwaltet.
Die Dokumentation betrifft dabei nicht nur die aktuellen Artikel, sondern reicht gar bist vor 30 und mehr Jahren zurück. Der Grund hierfür besteht darin, daß zum Beispiel für jede Schaltzentrale für Erweiterungen und Änderungen sämtliche technischen Unterlagen jederzeit abrufbar sein müssen. Dazu kommt das Argument der Sicherheit, das aufgrund der früheren Methode der Speicherung der rund 220 000 Dokumente in einer normalen Sichtkartei nur unzulänglich gelöst werden konnte.
Das heutige Dokumentationssystem basiert auf dem Programmpaket Intexta der Sperry Univac. Die Konfiguration des eingesetzten Minicomputers umfaßt 64-KB-Hauptspeicher- und 50-MB-Plattenspeicherkapazität sowie fünf Bildschirmgeräte, einen Typenraddrucker und ein 1600 bpi-Magnetband. Zur Dokumenten-Identifikation werden zwei Nummernsysteme mit siebenstelliger oder zwölfstelliger Nummer unabhängig voneinander verwendet.
Speichert die Definition
Die STR speichert mit diesem System nicht die gesamten technischen Texte, was insbesondere bei Zeichnungen sehr aufwendig wäre, sondern nur die zur exakten Definition eines Dokumentes erforderlichen Daten. Das sind die Dokumentationsnummer und -art, die Ausgabe- beziehungsweise Revisions-Daten, der zuständige Sachbearbeiter, die Anzahl der Seiten, das Format, die Ablage, der feste Verteiler etc. Diese Daten sind mit Hilfe einer Maske einfach über den Bildschirm einzugeben und wieder abzurufen, zu verändern oder zu löschen.
Für alle diese Tätigkeiten stehen 103 verschiedene Programme mit unterschiedlichen Masken bereit. Je nach Anforderung ist der Anwender in der Lage, sich selber individuelle Abfrageprogramme für die Textdatenbank zu erstellen. Dies geschieht mit Hilfe der Dialogsprache DPL/1.
Die Hierarchie der Textdatenbank ist durch Volume, Block, Satz, Feld und Wort fix definiert. Auf die Daten kann mit verschiedenen Methoden zugegriffen werden. Neben dem direkten Zugriff können Texte über ein Schlüsselwort erreicht oder über Indexblöcke verkettet werden. Die Datenbank kann sich über mehrere Volumes ausdehnen, wobei allerdings nur jeweils ein Volume mit 50 MB im Direktzugriff stehen kann. Auf diese Weise können theoretisch unendliche Datenbestände verwaltet werden.
Mit einer einfachen Dialogsprache
Der Dialog mit dem Dokumentationssystem erfolgt über eines der fünf an verschiedenen Stellen installierten Bildschirmterminals, an denen die Sachbearbeiterinnen mit Hilfe leicht verständlicher Befehle Daten oder Texte erfassen und bearbeiten können. Eine automatische Einhaltung der Ganzwortregel sowie vielfältige Einfüge- und Löschfunktionen erlauben eine effektive Arbeitsweise. Mehrere Befehle zur Durchführung wiederkehrender Arbeitsschritte oder Auswertungen können zusammengefaßt und mit nur, einem speziellen Befehl gestartet werden.
Durchschnittlich gehen pro Monat tausend telefonische Anfragen bei der STR ein, die heute sofort beantwortet werden können. Wenn Anforderungen nach Dokumentationsmaterial gestellt werden, können diese binnen zwei bis fünf Tagen erledigt werden.