Das Problem der Dokumentation läßt sich in drei Komplexe unterteilen:

1. RZ-Dokumentation

2. Projektdokumentation

3. Programmdokumentation

Für alle drei Hauptkomplexe gelten verschiedene Anforderungen. Man sollte aber trotzdem versuchen die drei Gebiete unter einen Hut zu bekommen, obwohl dies sehr schwierig ist. Mit manuellen Methoden läßt sich dieses Problem überhaupt nicht lösen. Die einzige Chance für eine problemlose Dokumentation hinsichtlich aller drei Gebiete liegt darin, daß man die wesentlichen Teile der Dokumentation auf das EDV-System selbst legt und den Organisatoren und Programmierern ein TP-System zur Abfrage zur Verfügung stellt. Dies sei an einem Beispiel erklärt.

Beispiel einer TP-Dokumentation

Betrachtet man einmal den Gesichtspunkt der Restartanweisungen im Falle von Zusammenbrüchen eines Anwendungssystems, so kann man feststellen, daß diese Anweisungen zunächst einmal anwendungsspezifisch entwickelt werden müssen. Sie sind also Bestandteil der Projektdokumentation. Ferner sind die Restartanweisungen Bestandteil des Anwendungsprogramms, so daß sie ebenfalls in der Programmdokumentation geführt werden müssen. Drittens benötigt das Rechenzentrum eine präzise Anweisung für den Fall, daß ein Anwendungssystem zusammenbricht. Die Restartanweisungen müssen also auch in der Rechenzentrums-Dokumentation vorhanden sein.

Die einfachste Lösung sieht scheinbar so aus, daß man die Restartanweisungen einmal erstellt und entsprechend den Erfordernissen kopiert. Dieser Weg klappt allerdings nur so lange, wie keine Änderungen in den Anwendungen, den Programmen oder hinsichtlich des EDV-Systems vorgenommen werden. Wenn etwa ein Programm geändert wird, muß sichergestellt sein, daß parallel Projekt- und Rechenzentrums-Dokumentation mit geändert werden. Dies muß zudem zeitlich synchron geschehen, was bei unterschiedlicher Zuständigkeit für die drei Dokumentationsarten ein fast unlösbares Problem darstellt.

Bei Verwendung eines TP-Systems läßt sich das Problem relativ einfach lösen. Der Organisator veranlaßt beispielsweise eine Änderung der Restartanweisungen was auch zu einer Programmänderung führt. Die Restartanweisung wird per TP geändert und steht damit allen Benutzern sofort zur Verfügung. Sie ist für alle drei Dokumentationen gleich. Die Änderung kann auch im Batch erfolgen, wichtig ist nur, daß die sofortige Abfrage realisiert ist. Das Rechenzentrum erfährt von dieser Programmänderung nichts. Es braucht auch gar nicht eingeschaltet werden, weil sich das Rechenzentrum um die Restartanweisungen nur dann kümmert, wenn etwas zusammengebrochen ist. In diesem Falle steht aber die neueste Anweisung per TP zur Verfügung.

Tagfertigkeit der Dokumentation bei TP

Ein derartiges TP-System kann man für alle denkbaren Fälle der Dokumentation anwenden. Dadurch erreicht man eine klare und unmißverständliche Anweisung für alle möglichen Fälle. Man gewinnt zusätzlich den Vorteil, daß man grundsätzlich tagfertig hinsichtlich der Dokumentation ist, was sich mit keinem anderen System realisieren läßt.

Probleme des Aufbaus

Es ist allerdings nicht zu bestreiten, daß der Aufbau eines Dokumentationssystems über TP sehr lange dauert. Es gibt allerdings heute am Software-Markt Bibliothekssysteme zu kaufen, welche sich für dieses Problem hervorragend eignen, weil sie beliebig viele Privatbibliotheken zulassen und mit einem TP-Interface für eine Vielzahl unterschiedlicher TP-Monitore ausgestattet sind, so daß der Benutzer nicht viel mit dem Aufbau eines TP-Systems zu tun hat Außerdem sind derartige Systeme mit einer Historienführung der einzelnen Bibliotheken versehen, so daß der Gesichtspunkt der Sicherung der Dokumentation auch gut abgedeckt ist.

Wer für verschiedene Fachbereiche sowieso ein TP-System aufbaut, sollte auch an sich selbst denken. Die Dokumentation wird um so problemloser, je mehr man sie über das EDV-System zieht und mit TP-Zugriff ausstattet. Zudem läßt sich eine Dokumentation, die im wesentlichen über die EDV-Anlage abgewickelt wird, optimal sichern und permanent auslagern. Im Zeichen sinkender Kosten für das Speichern von Informationen auf Magnetplatten kann man die Kosten für den Plattenplatz fast vernachlässigen, zumindest steht er aber in keinen Relation zum Effekt, den man mit einer Dokumentation per TP erzielen kann.