Neuerdings speichert die Documentum-Lösung Berichte aus ERP- oder CRM-Produkten in einem Content-Repository - der Hersteller spricht hierbei vom "Fixed Content Management", da die erfassten Inhalte sich nicht mehr verändern. Auf diese Weise lassen sich Informationen aus Siebel- oder SAP-Umgebungen in Web-Portalen darstellen, per E-Mail an Anwender versenden oder ausdrucken. Bisher verstand es Documentum vor allem, unstrukturierte Inhalte wie etwa komplexe Dokumente aus dem Pharmabereich, HTML-, XML- und Office-Dateien sowie Audio- beziehungsweise Video-Content zu verwalten. Die neuen Funktionen verarbeiten zudem eingescannte Formulare. Allerdings baut der Hersteller die Scanning-Software nicht selbst, sondern vermarktet beispielsweise die Lösungen der Spezialisten Captiva und Kofax.
Die Documentum-Software vermag nun auch Inhalte zu archivieren; als Speichermedium lassen sich die Storage-Systeme von EMC oder Network Appliance einbinden. Unter Archivierung versteht der Anbieter sowohl das Speichern von Images (beispielsweise ein eingescanntes Formular) als auch von XML-Daten, die aus einem Dokument extrahiert wurden.
Darüber hinaus unterstützt die Version 5 Teamarbeit: Das vorkonfigurierte Programm "Team Manager" liefert Chat-Funktionen, ein Modul für Diskussionsforen und ist mit einem Online-Service für Web-Konferenzen verknüpft. Alle Mitglieder eines Projektteams sind in einer Arbeitsgruppe zusammengefasst und tauschen sich über die genannten Module aus. Das System speichert sämtliche zu einem Projekt gehörigen Diskussionsbeiträge und Dialoge ab. Auf diese Weise können die Zugriffsberechtigten aktuelle und zurückliegende Informationen zu einem Vorhaben einsehen. Projektleiter können geeignete Kollegen heranziehen, da Team Manager die Kenntnisse und früheren Projektbeteiligungen eines jeden Mitarbeiters registriert.
Team-Services in die Content-Plattform einbeziehen
Die "Collaboration Services" dienen dazu, Diskussionsfunktionen und Chats in bestehende beziehungsweise neue Applikationen einzubinden, die auf Documentums Content-Management-Plattform aufsetzen. Ferner lassen sich die Dienste in die Anwendungen von Drittherstellern integrieren. In naher Zukunft will der Anbieter die Collaboration Services mit Web-Services-Schnittstellen ausstatten.
Beide Softwareprodukte hat Documentum in der "Collaboration Edition" zusammengefasst, zu der auch die "Inter-Enterprise Workflow Services" gehören. Letztere, bisher unter "Content Exchange Services" bekannt, erlauben es, Arbeitsvorgänge über Unternehmensgrenzen hinweg zu steuern.
Überarbeitet wurde auch die Benutzer-Schnittstelle; alle "Editions" des Herstellers haben nun ein einheitliches GUI. Zwar nutzt die Mehrheit der Anwender noch immer die Web-Clients der Software, doch vermehrt integrieren Unternehmen das Produkt in Firmenportale. Während in den USA hierzu oft das Portal von Plumtree zum Tragen kommt, zeigen Documentum-Kunden in Deutschland vor allem Interesse an SAPs "Enterprise Portal".
Mehr Sicherheit durch Signaturen
Auch in puncto Sicherheit wurde die Software überarbeitet. So enthält sie nun Public-Key-Funktionen, um Dokumente zu signieren beziehungsweise mit einem Zeitstempel zu versehen. Ferner lassen sich Inhalte verschlüsseln.
Nach dem Wunsch des Herstellers sollen Partnerfirmen eigene Content-Applikationen auf Basis der Documentum-Plattform entwickeln. Hierzu liefert das Unternehmen eine Entwicklungsumgebung "Documentum 5 Developer Studio" aus. Sie enthält 175 vorgefertigte Komponenten, über die Anwendungen auf die Content-Management-Funktionen der Software zugreifen können. Documentum-Kunden mit bestehendem Wartungsvertrag erhalten die Version 5 kostenfrei.
Abb: Alle Inhalte unter einem Dach
Der Hersteller vermarktet die Version 5 seiner Softwareplattform als Allround-Talent für firmenweites Content-Management. Quelle: documentum