Eine wesentliche Herausforderung für den Tester bestand darin, aus den über 100 Systemen der EMC-Tochter jene auszuwählen, mit denen sich die vorgesehenen Aufgaben am besten bewältigen lassen. Er entschied sich für die "EMC Documentum 5 Collaborative Edition", die den Kern der Testumgebung bildete. Sie erbringt die wesentlichen DMS-Funktionen und bietet zudem sichere virtuelle Räume, in denen Teams Dokumente gemeinsam bearbeiten können.
Daneben kam das Modul für Business Process Management (BPM) zum Einsatz, um Workflows abbilden zu können. Schlussendlich gehörten noch die "Retention Policy Services" und der "Compliance Manager" zur Testinstallation. Damit sollte den verschärften gesetzlichen Anforderungen für den Umgang mit Dokumenten Rechnung getragen werden, mit denen sich viele Unternehmen heute auseinandersetzen müssen.
Die erste Simulation von Abläufen, die in der Unternehmensrealität häufig vorzufinden sind, betraf die gemeinsame Bearbeitung von technischen und Marketing-Präsentationen. Die Daten befanden sich in einem Content-Repository, aus dem der Tester die Dateien direkt in Powerpoint laden konnte.
PDF-Dokumente lassen sich aus vielen Quellen erzeugen
Nach Abschluss der Online-Diskussion über bestimmte Dokumente und dem Einarbeiten aller Korrekturen in einem Teamroom schaltete das System die Präsentationen frei und wandte darauf automatisch die vordefinierten Aufbewahrungsregeln an.
Der zweite Test simulierte den Prozess zur Aufnahme eines Kredits. In diesem Fall mussten sich die Module zur Erfassung von Papierdokumenten bewähren. Der Tester las den Kreditantrag per Scanner ein und benutzte das OCR-Modul für die Texterkennung. Daraus erzeugte er ein PDF-Dokument, in das zusätzlich die aktuellen Kreditbedingungen einflossen. Das System hatte sie via Web-Service bei entsprechenden Online-Diensten abgefragt.
Der dritte Testlauf unterzog auch die "Content Integration Services" einer Prüfung. Sie bieten die Möglichkeit, aus einem Web-Interface heraus über 300 verschiedene Datenquellen abzufragen. Dazu zählen unter anderem Datenbanken, Websites oder proprietäre Anwendungen.
Insgesamt gelangte der Tester zu positiven Eindrücken von der Software. Er lobte insbesondere die Fähigkeiten des BPM-Moduls, das die Definition von Prozessen mit visuellen Tools erlaubt und viele Abläufe automatisieren kann. (ws)