DMS für Einsteiger

.doc und Co. schneller finden

06.09.2004
Von 
Jan Schulze ist freier Autor in Erding bei München.
Eine zentrale Anforderung an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ist das schnelle Auffinden vorhandener Information. Dazu stehen zahlreiche Programme bereit, auf deren Basis sich die ersten DMS-Schritte zurücklegen lassen.

MIT DER fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt konnten zahllose papierbedingte Probleme gelöst werden: Anstelle von Registraturen und meterlangen Aktenschränken dienen heute kompakte Speichermedien zur Aufbewahrung von Informationen. Doch es bleibt die Frage: Wie finden die Mitarbeiter schnell und zuverlässig die gespeicherten Daten wieder?

Jeder PC und jedes Betriebssystem ist heute mit einer Suchfunktion ausgestattet. Für den Einsatz im Rahmen einer elektronischen Dokumentenablage reicht das jedoch nicht aus. Denn diese Werkzeuge sind für den Einsatz an lokalen Rechnern konzipiert. So arbeitet die Suchfunktion vonWindows XP zwar sehr schnell, wenn es um die eingebauten Festplatten geht, kann aber für das Durchsuchen großer Datenmengen auf entfernten Servern unangenehm lange brauchen. Zudem ist eine reine Suchfunktion - die in der Regel auf Basis der Dokumenten-Indexierung arbeitet - für die Arbeit mit elektronischen Archiven nicht funktional genug: Sie kann nur Informationen zu den Dokumenten liefern, die in der Datei selbst enthalten sind.

Das Angebot an Einstiegslösungen ist breit gefächert undkaum zu überschauen. Neben den Branchenriesen tummeln sich hier unzählige kleine Anbieter, die um die Gunst der Kunden buhlen. Deswegen sollten bei einem Projekt frühzeitig die Anforderungen definiert werden. Die kleinen Einstiegslösungen sind zwar günstig in der Anschaffung, bieten aber im Gegenzug nicht die Funktionen, die vollwertige Dokumenten-Manamement- Systeme mitbringen. In der Regel sind die „Kleinen“ prozessorientiert, sollen also den Informationsfluss durch das Unternehmen verbessern. Sie stellen Daten unabhängig von deren realem Speicherort in einer konsolidierten Ansicht am Arbeitsplatz bereit und ersparen es so dem Sachbearbeiter, während eines Kundengesprächs lange nach dem richtigen Aktenordner zu suchen. Als revisionssichere Archive für die Langzeitarchivierung eignen sie sich in aller Regel nicht. Und auch die Anbindung an operative Systeme wie SAP ist nur in wenigen Fällen möglich. Damit sind diese Systeme vor allem für kleinere Unternehmen oder Arbeitsgruppen interessant, wo die großen DMS wirtschaftlich kaum sinnvoll einzusetzen sind. Während die echten DMS auch im günstigsten Fall allein bei den Lizenzkosten mit mehreren Zehntausend Euro zu Buche, schlagen, liegen die Suchsystememaximal im vierstelligen Bereich.

All-in-One

Die großen Softwarehersteller bieten fast durchgängig Lösungen an, die auf der Basis eines Intranets alle dokumentenrelevanten Aufgaben übernehmen. Sehr bekannt ist zum Beispiel der „Sharepoint Portal Server“ von Microsoft. Die aktuelle Version 2003 wurde im Vergleich zum Vorgänger um zahlreiche Funktionen erweitert und bietet nun auf der Basis eines Intranets umfassende Möglichkeiten, Dokumente verschiedener Art über den Browser zu verwalten. Der Straßenpreis beginnt bei zirka 6000 Euro. Allerdings dürften die realen Kosten bei den meisten Anwendern deutlich höher liegen: Der aktuelle Sharepoint Portal Server benötigt als Basis den Windows 2003 Server, um seine Funktionen vollständig nutzbar zu machen. Hierfür sind auch wieder mindestens 700 Euro für fünf Client-Lizenzen auf den Tisch zu legen. Zudem ist der Portal- Server mit reinen DMS-Aufgaben nicht ausgelastet, das System kann weitaus mehr Aufgaben im Intranet übernehmen.

Für kleinere Unternehmen, die ohnehin das Server-Betriebssystem auf den neuesten Stand bringen wollen, könnte deswegen das Bündel „Windows Small Business Server“ von Microsoft interessant sein: Hier haben die Redmonder zum Windows 2003 Server gleich die Sharepoint-Services, den Groupware- Server „Exchange“ und weitere Software in eine Box gepackt.

Schnell erste Ergebnisse