Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse

DMS-Einsatz bei SAP-Kunden in Österreich

26.05.2010
Von RAAD Research
SAP-Kunden in Österreich sind im Hinblick auf ihre SAP-Landschaft vor allem eines: modern! Aber auch bei anderen Funktionalitäten, zeigen sich diese Unternehmen investitionsbereit. So setzt etwa die Hälfte der Unternehmen bereits eine Lösung für das Document Management ein und bildet damit auch bereits häufig Workflow-Komponenten ab.

Dies ergab eine Befragung von mehr als 100 IT-Leitern in österreichischen SAP-Anwenderunternehmen, die RAAD im März und April dieses Jahres durchführte. 51% der SAP-Kunden in Österreich setzen bereits auf eine Standardsoftwarelösung im Bereich Document Management. Weitere drei Prozent nutzen momentan in diesem Bereich eine eigens für ihr Unternehmen entwickelte Software.

Einsatzstatus von DMS bei SAP-Kunden in Österreich.
Einsatzstatus von DMS bei SAP-Kunden in Österreich.
Foto: RAAD

Etwa 46% der Unternehmen haben bisher keine explizite Softwareunterstützung in diesem Bereich. Die Frage nach Investitionsabsichten macht aber deutlich, dass mehr als jedes fünfte Unternehmen ohne aktuelles DMS-System eine Investition in diesen Bereich kurz- oder mittelfristig projektiert bzw. zumindest über eine solche Investition nachdachte. Daraus ergibt sich, dass zehn Prozent der SAP-Kunden in Österreich über eine Neu-Investition in DMS-Funktionalität nachdenken. Ein weiteres Prozent plante die Erweiterung bzw. den Austausch der vorhandenen Software. Dies zeigt, dass im DMS-Markt auch weiterhin eine hohe Dynamik zu verzeichnen ist, sollte auch die Krise ggf. Projekte in die Zukunft verschoben haben.

DMS-Einsatz und Bedarf.
DMS-Einsatz und Bedarf.
Foto: RAAD

Bei einem näheren Blick auf die genutzten Funktionen von DMS-Systemen wird auch deutlich, welche Vorteile die Unternehmen aus den bestehenden Lösungen ziehen. Ohne die Relevanz des Themas Archivierung im DMS-Kontext vernachlässigen zu wollen, wurde dieser Aspekt in der Befragung nicht berücksichtigt. Vielmehr wurde der Fokus auf die Aspekte Workflow und ERP-Integration gelegt.
Wie der Abbildung zu entnehmen ist, bilden 68% der SAP-Kunden in Österreich mit ihrer DMS-Lösung den Workflow von Unternehmensprozessen ab, insbesondere im Bereich der Eingangsrechnungsprüfung.

Auch der Prozess zur Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen wird bereits häufig durch Workflowvorgaben im Document Management abgebildet. Durch eine solche Abbildung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse kann in vielen Fällen ein Effizienzgewinn verzeichnet werden. Gleichzeitig erfordert die Umsetzung von Workflowkomponenten aber auch eine gute und transparente interne Prozessgestaltung in den Abteilungen, um Genehmigungsverfahren abzubilden.

Daneben ist vor allem das Scannen und Klassifizieren von Dokumenten eine für die Unternehmen relevante Funktion in ihrem Dokumentenmanagementsystem. Auch diese Funktion wird von deutlich mehr als der Hälfte der Unternehmen abgedeckt und es ist von weiteren vier Prozent ein zusätzlicher Bedarf gemeldet worden. Diese Funktion ist unerlässlich, um letztlich die Vorteile eines elektronischen Dokumentenworkflows auch für Eingangsbelege realisieren zu können. Erstaunlich ist daher, dass fast jedes dritte Unternehmen diese Funktionalität nicht nutzt.

Interessant ist dagegen, dass bereits sechzig Prozent der Unternehmen eine Integration zur Weiterbearbeitung von Eingangsrechnungen bzw. Bestellungen ins SAP-System implementiert haben. So können aus vorhandenen und erkannten Feldern der Dokumente Inhalte in das ERP-System übernommen werden, um diese entsprechend im ERP-System nutzbar zu machen. So entfällt eine manuelle Übertragung von Daten und diese stehen automatisch zur Weiterbearbeitung in den betriebswirtschaftlichen Softwareprozessen zur Verfügung. Dieser Aspekt ist gerade in Hinsicht auf die Sicherstellung von Datenqualität in den transaktionalen Systemen von hoher Bedeutung.

Bisher weniger genutzt und wenn, dann meist im Bereich der Personalakten, ist die vorgangsbezogene Aktenbildung/-verwaltung. Hier ist allerdings auch eine hohe Bedarfsquote zu verzeichnen. Alle Dokumente zu einem Geschäftsvorgang, einem Mitarbeiter oder einem Projekt gesammelt erfassbar zu machen, kann insbesondere im Kundenservice Qualität erhöhen und Bearbeitungszeit verkürzen. Hier besteht noch bei vielen Unternehmen Nachholbedarf in der Umsetzung dieser Funktion.

Insgesamt zeigt die hohe Abdeckung von Workflowfunktionalität, wie sehr bereits viele Unternehmen DMS-Funktionalität nutzen, um dokumentenbasierte, interne Abläufe und Prozesse zu optimieren. Die hohen Planungsquoten zeigen zudem, dass dieser Trend auch in den kommenden Monaten und Jahren noch anhalten wird. Eine zunehmende Integration der verschiedenen Informationssysteme wird hier auch zukünftig weitere Effizienzgewinne ermöglichen.

Über RAAD Research

RAAD Research erstellt Marktstudien und Analysen im Umfeld von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Die relevanten Markttrends in Bezug auf Softwaresysteme, Infrastruktur und IT-Dienstleistungen werden durch empirische Marktforschung auf wissenschaftlich fundierter Basis ermittelt, analysiert und verständlich aufbereitet.