Dokumenten-Management-Systeme

DMS boomt im Mittelstand

08.01.2011
Von Bernhard Zöller

Unterschiedliche Anforderungen

Die DMS-Anforderungen im KMU-Markt unterscheiden sich von den Anforderungen, die Großunternehmen an DMS-Lösungen stellen. Für Großunternehmen stehen Skalierbarkeit, moderne Mehrschicht-Architekturen, internationale Verfügbarkeit, Programmierbarkeit bis in kleinste Detail und die nahtlose Integration in hochkomplexe IT-Umgebungen bei der DMS-Auswahl im Vordergrund. Diese Anforderungen werden von vielen und typischerweise auch von den „großen“ Herstellersystemen gut bedient. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die großen ECM-Dickschiffe erhebliches Knowhow und Aufwand für Setup, Lösungsimplementierung und den Dauerbetrieb erfordern. Die Gesamtkosten solcher Systeme übersteigen auch heute noch häufig das Budget kleiner und mittelständischer Betriebe.

Für kleine und mittelständische Unternehmen spielt neben den Kosten vor allem die Flexibilität der Lösung und damit der Standard-Funktionsumfang bei der DMS-Produktauswahl eine wichtige Rolle. Die tatsächlichen Funktionsunterschiede zwischen den Produktangeboten zu ermitteln und angemessen zu bewerten, stellt eine der größten Herausforderungen bei der DMS-Auswahl dar.

Die DMS-Marktanteile konzentrieren sich nicht, wie man vermuten könnte, auf einige wenige Großanbieter, sondern verteilen sich auf eine Vielzahl mittelständischer Hersteller. Es ist für uns derzeit nicht erkennbar, dass sich diese Fragmentierung des Markts in Zukunft ändern wird. Die kleineren und mittleren Hersteller erwiesen sich als sehr erfolgreich: Die seit vielen Jahren vorhergesagte Konsolidierung auf wenige Global Player ist ausgeblieben, weil die Großen den seit Jahren boomenden KMU-Markt vernachlässigt haben und das Wachstum in der angestammten Klientel, die IT-seitig ja häufig bereits in den wichtigsten Geschäftsprozessen ausgestattet ist, naturgemäß begrenzt ist. Häufig fehlen auch die Vertriebskanäle, um die vielen vertikalen Nischen im KMU-Markt und deren spezifische Anforderungen glaubwürdig bedienen zu können.

Einige der Großen haben bereits schmerzhafte Erfahrungen gemacht, dass es ohne die richtige Strategie - sprich Channel-Aufbau und Entwicklung vertikaler oder horizontaler Marktsegmente mit Alleinstellungsmerkmalen und repetitiven Absatzchancen - und ohne Reseller-fähige Produkte unmöglich ist, diesen Markt zu erobern. Die aktuelle DMS-Marktübersicht des VOI ist ein Beleg für die Vielfalt und das hohe Niveau des Funktionsangebotes: Sie listet aktuell über 50 Systeme im DMS-Markt. (ue)