Auf der Suche nach einer passenden Lösung zur internen Prozessoptimierung war bei der Gefako, einem der größten Getränkehändler Deutschlands, der Entschluss für eine im Rechenzentrum gehostete On-Premise-Lösung bereits gefallen - aus Mangel an Cloud-Alternativen. Dass es Bürotex metadok trotz der erfolgten Evaluierung und Invest-Entscheidung seitens des Kunden gelungen ist, "myAmber DMS" für die Gefako umzusetzen, spricht für das Cloud-DMS-Angebot des Anbieters. Ob das für einen Best-in-Cloud-Award in der Kategorie Software as a Service reicht?

Das Einsatzszenario

Der Getränkegroßhändler Gefako suchte Anfang 2014 nach einer neuen Dokumentenmanagement-Lösung für die eigene IT und die angeschlossenen 132 Partner im Getränkehandel. Ursprünglich hatte sich Gefako bereits für eine on-premise-Lösung entschieden. Dennoch fiel letztlich die Entscheidung fiel zugunsten des Cloud-basierten DMS-Systems "myAmber DMS" von Bürotex metadok. Das System kommt inzwischen bei der Gefako als zentrale DMS-Lösung zum Einsatz und sorgt für die Anbindung der Vertriebspartner in Sachen Rechnungsstellung, Archivierung und Bereitstellung wichtiger Dokumente. Zwar befindet sich das Anfang Juli 2014 gestartet Projekt noch in der Umsetzungsphase, große Teile von "myAmber DMS" laufen aber bereits.

Umgesetzte Bestandteile von "myAmber DMS" für die Gefako

• Archivierung von EDI, elektronischen-, Papierbelegen & Cold-Daten

1. Zugriff auf die Belege per Webportal

2. ERP-Integration

3. Zugriff der Händler auf ihre Dokumente im Zentralsystem

4. Archivierung der unterzeichneten Lieferscheine

5. Verarbeitung elektronischer Ein- & Ausgangsrechnungen

Die Cloud-Lösung

In Ermangelung einer passenden Cloud-Alternative fiel zunächst die Entscheidung für eine on-premise-Lösung. Schnell konnten allerdings die Vorteile einer Cloud-Lösung den Kunden Gefako von einer SaaS-DMS-Lösung überzeugen. Vor allem die Tatsache, dass die gewählte Cloud-Lösung für die Gefako aus einer Hand kommt, sprich: nur ein Vertrag mit dem Dienstleister Bürotex metadok geschlossen werden musste, spielte für die Investitionsentscheidung eine wesentliche Rolle.

So konnten komplexe Themenbereiche wie die Bereitstellung der benötigten Infrastruktur, die Konzeption und der Betrieb der DMS-Lösung sowie die gesamte Betriebsverantwortung an den Dienstleister abgegeben werden. Damit wurden die internen Strukturen weiter entlastet und Risiken ausgelagert.

Entsprechend gering fielen im Vorfeld der Entscheidung für "myAmber DMS" auch die Widerstände gegen die Cloud-Lösung aus. Die standardisierte Integration bestehender Dienste, Apps und Services, sowie die Modularität der Cloud-Lösung konnten in Kombination mit einer höheren Effizienz und geringeren Kosten überzeugen.

Technisch setzt Bürotex metadok für das "myAmber DMS" eine moderne und flexible Microsoft .NET-Systemlösung mit Windows-Clients auf Kundenseite ein. Gerade für die mobile Nutzung spannend: Neben Desktoplösungen ist "myAmber DMS" auch via Silverlight als Web-App im Browser lauffähig und ermöglicht größere Flexibilität, vor allem bei den externen Partnern im Vertrieb der Gefako.

Der Business-Nutzen

In erster Linie ging es bei der Einführung des "myAmber DMS" um eine Erhöhung der Effizienz durch eine flexible und skalierbare Bereitstellung und Archivierung von Rechnungs- und Abrechnungsinformationen, Lieferscheinen oder anderen Papierbelegen.

In der Folge konnte Gefako aber auch den Aufwand für die hausinterne IT senken. So entfallen jetzt Kosten für die Energieversorgung der Infrastruktur oder die Administration und Pflege von Software und Lizenzen. Daneben trägt die Tatsache, dass "myAmber DMS" nutzungsbasiert abgerechnet wird, zu höherer Kosteneffizienz bei. Davon profitieren vor allem die über 100 Vertiebspartner der Gefako, die ebenfalls flexiblen und kostengünstigen Zugang zum "myAmber DMS" haben. Insgesamt geht Bürotex metadok davon aus, dass Gefako im Vergleich zum Wettbewerb Kosteneinsparungen von insgesamt etwa 50 Prozent realisieren kann.