Wer wie Kampffmeyer derart kritisch seine eigene Branche analysiert und dabei vorhersagt, daß es trotz des erwarteten Aufschwungs einige der Essener Messeaussteller in ein paar Jahren nicht mehr geben wird, der steht schnell in der Ecke des "Miesmachers". In seiner Funktion als Vorstandsvorsitzender des Verbands Optischer Informationssysteme (VOI) warnte der Experte auf dem Kongreß davor, daß typische DMS-Funktionen zunehmend auch von anderen Softwarebranchen angeboten würden.
Ein Beispiel dafür, wenn auch ungewollt, gab Kampffmeyers Vorredner Richard Roy, Geschäftsführer der Microsoft Deutschland GmbH. Roy betonte, daß sein Unternehmen dem Dokumenten- beziehungsweise Informations-Management ein äußerst hohes Wachstumspotential beimißt. Die Rolle Microsofts in diesem Markt sei klar definiert: Man werde als Infrastrukturanbieter auftreten, das Lösungsgeschäft sei Sache der Partner. Noch nicht geklärt ist allerdings die Frage, inwieweit die bevorstehende "Office 2000" mit ihren Möglichkeiten für ein netzweites Dokumenten-Sharing bereits eine simple DMS-Lösung darstellt. DMS-Basismechanismen wie das Check-in/Check-out von Dokumenten und deren Versionskontrolle müssen in dem neuen Büropaket jedenfalls integriert sein.
Bedroht Microsoft eher den Markt der kleineren DMS-Systeme, kommt die Gefahr für professionelle Lösungen aus der Ecke der Standardsoftware-Anbieter. SAP & Co. verfügen bereits heute über Dokumenten-Management- und Workflow-Funktionen. Laut Kampffmeyer ist es nur eine Frage der Zeit, bis die Hersteller das komplette Spektrum dieses Anwendungssegments in ihre Pakete integriert haben.
Als dritte Herausforderung sieht der Experte die Hersteller von Datenbanken und Suchmaschinen. Prinzipiell habe die DMS-Branche ein gutes Verhältnis zu diesen Anbietern, da sie deren Systeme zum Aufbau etwa von Index- und Referenzdatenbanken für bislang meist statische Dokumente benutzt. Mit dem Internet sei jedoch eine Flut dynamisch generierter Dokumente entstanden, deren Management künftig von den Datenbankherstellern selbst übernommen werden könnte.
Stimmen diese Prognosen, wird dem DMS-Lager von allen Seiten das Wasser abgegraben. Erschwerend kommt hinzu, daß es der Branche bislang kaum gelungen ist, die Anwender ausreichend über die Eigenständigkeit ihrer Disziplin und über die Potentiale der Produkte aufzuklären.
Kampffmeyer, der das Beratungshaus Project Consult in Hamburg führt, sowie Kollegen sprechen hier aus Erfahrung. Unter dem Begriff Dokument würden in Deutschland meist noch Papiervorlagen mit rechtlichem Charakter wie Urkunden, Verträge oder Geschäftsbriefe verstanden. Entsprechend eingeengt sei das Verständnis von Dokumenten-Management: elektronische Archivierung von Listen oder anderen eingescannten Vorlagen - manchmal nur mit dem Zweck, ein Lager in Büroraum umzuwandeln oder Botenpersonal einzusparen.
Die DMS-Branche laufe großen Trends hinterher, so eines der Fazits Kampffmeyers: Bei Integrationsprojekten, wo es auch um die revisionssichere Archivierung von Dokumenten über Jahrzehnte geht, sei man kundengetrieben, während die Plattform- und Standardsoftware-Anbieter den immer schnelleren Takt der Technikzyklen vorgeben. DMS-Produkte seien zwar immer sicherer, facetten- und funktionsreicher geworden, es gebe jedoch nur wenige Durchbrüche, die das Überleben als eigenständige Disziplin sichern könnten. Chancen böten sich genügend, so etwa im Bereich E-Commerce oder durch die Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichsten Quellen in eine Knowledge-Management-Lösung beziehungsweise in ein Document-Warehouse.
Eine vielversprechende Entwicklung in diese Richtung sieht Kampffmeyer in der Technik eines "einzigen Posteingangskorbes", der alle Arten von Anwendungen und Dokumenten von herkömmlicher E-Mail über Internet, Fax und Voice-Mail bis hin zum sogenannten Production Workflow zur Verfügung stellt. Eine ähnliche Herstellerstrategie ist die Integration von Teilanwendungen (Dokumenten-Management, Archivierung, Workflow etc.) in sogenannte Suiten. Der Vorteil auch hier: Es gibt nur noch eine Benutzerverwaltung (Client) für alle Anwendungen.
Den langfristig größten Erfolg verspricht sich der Visionär, wenn diese Integrationsansätze mit neuen Technologien bis zum Knowledge-Management weitergeführt werden. Dabei gehe es nicht nur um die intelligente Erschließung des Dokumenteninhalts, sondern auch um die Einbeziehung von Benutzern und Prozessen. Als Basis dieser Lösungen ließen sich die bereits vorhandenen Standardanwendungen einsetzen, darunter Retrieval, E-Mail, Routing, DMS, Archivsysteme, Groupware und Workflow. Darauf aufsetzen könnten Produkte, die von Anfang an für das Knowledge-Management ausgelegt wurden, deren wenig bekannte Hersteller (Backweb, Compassware, Data Channel, Thinking Machines etc.) bislang jedoch nicht zur DMS-Branche zählten. Das Zauberwort der neuen Erschließungstechniken heißt "Pattern Recognition" (Mustererkennung) und ist laut Kampffmeyer im Umfeld der klassischen DMS-Anbieter bislang kaum bekannt. Viele dieser Mechanismen wie die Erkennung von Fotoinhalten oder die Interpretation von Sprachaufzeichnungen sind dem Laborstadium allerdings noch nicht entwachsen.
Bis sich derartige Anwendungen für den Praxisalltag eignen, können noch viele Jahre vergehen, dessen ist sich auch Kampffmeyer bewußt. Ungeachtet der Entwicklung von Soft- und Hardware zeichnen sich aber auch kurzfristige Lösungen für das Überleben des Dokumenten-Managements ab. Bereits jetzt konzentriert sich der größte Teil der Branche auf das High-end-Geschäft, bei dem rund 90 Prozent des Umsatzes auf Projekt- und Integrationskosten entfallen, Lizenzgebühren also nur einen sehr geringen Teil ausmachen. Die organisatorische Dienstleistung für ein geordnetes Dokumenten-Management wird nach Ansicht Kampffmeyers eher noch steigen. Als Beispiel für beratungsintensive Trendprojekte wird die ganzheitliche, fallabschließende Sachbearbeitung an Call-Center-Arbeitsplätzen genannt.
DMS '98
Die Essener Fach- und Kongreßmesse DMS '98 war von Aufbruchstimmung geprägt. Die 170 Aussteller, darunter alle wichtigen Player der Dokumenten-Management-Branche, gehen davon aus, daß sich ihre Auftragsbücher nach der Euro- und Jahr-2000-Umstellung deutlich füllen werden. Alle Anzeichen sprechen dafür: Mit 8100 Besuchern war das Spektakel seit Bestehen im Jahr 1993 noch nie so gut frequentiert. Für das kommende Jahr plant der Veranstalter, die Gruppe 21 GmbH aus Essen, eine Erweiterung der Ausstellungsfläche von 7500 auf 20000 Quadratmeter. Zu den Fachbereichen der Messe gehören Mikrografie, Workflow und Workgroup, elektronische Archivierung, Data-Warehouse, Internet, Intranet sowie Extranet, Produkt-Daten-Management und natürlich elektronisches Dokumenten-Management.