Die Bedeutung für den deutschen Mittelstand
Damit der deutsche Mittelstand angesichts der künftigen Herausforderungen durch die digitale Transformation stark und innovativ bleibt, muss auch ein digitales Teamoffice genau hier ansetzen, um die Wettbewerbsfähigkeit und die Innovationskraft des Unternehmens weiter zu stärken. Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein Großteil der im deutschen Mittelstand eingesetzten Softwarelösungen auch von deutschen Anbietern entwickelt und vertrieben wird. Für die erfolgreiche Implementierung einer modernen Collaboration-Lösung, sollten die Unternehmen durchaus gezielt nach Alternativen von deutschen Herstellern und Anbietern suchen, die eine Integration in andere verbreitete Softwarelösungen bereits unter Beweis gestellt haben.
Schaut man sich beispielsweise die für den deutschen Markt einzigartigen Anforderungen an IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren meist mittelständischen Mandanten an, führt kaum ein Weg an DATEV vorbei. Die Finanzbuchführungen von rund 2,5 Millionen mittelständischen deutschen Unternehmen werden mit DATEV-Software erstellt. Rund um dieses Thema sind zahlreiche vertrauensvolle IT-Lösungen entstanden, die unter anderem auch Funktionen für ein digitales Teamoffice beinhalten. Mittelständische Unternehmen sind damit in der Lage, die Geschäftsprozessoptimierung weiter voranzutreiben und die Arbeitsproduktivität spürbar zu erhöhen. Mit solchen integrierten Lösungen lassen sich dann nicht nur die kaufmännischen Prozesse verbessern - damit wird auch die Grundlage für eine nachhaltige Verbesserung der vertrauensvollen Zusammenarbeit (Trusted Collaboration) in allen Bereichen gelegt.
Trusted Collaboration: Vertrauensvolle Zusammenarbeit braucht sichere Plattformen
Wie für alle IT-Systeme gilt selbstverständlich auch für ein digitales Teamoffice die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Standards. Im Vordergrund für Cloud-basierte Content- und Collaboration- Plattformen stehen für deutsche Unternehmen unter anderem
die Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben (BDSG und zukünftig EUDSGVO) sowie
die ISO-Normen 27001 ff. und
die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Obwohl die Anbieter von Collaboration-Systemen nicht Müde werden zu beteuern, dass auch die Lösungen von internationalen Herstellern den deutschen Rechtsvorgaben genügen, haben viele deutsche Unternehmen Bedenken. Interne Vorgaben, gesetzliche Bestimmungen, Datenschutz und Misstrauen - die Vorbehalte sind hoch. Grundsätzlich kann ein Teamoffice aus der Cloud aber bei den Compliance-Anforderungen unterstützen, wenn die Datenbearbeitung in einem hoch sicheren und zertifizierten Rechenzentrum (wie es Unternehmen selbst kaum wirtschaftlich betreiben können) eines Service-Providers erfolgt. Vorsicht ist geboten, wenn ein Cloud-Service-Provider mit Sitz im Ausland ins Spiel kommt. Denn sowohl für die Aufbewahrung von Dokumenten, als auch für den Austausch von personenbezogenen Daten ist es zwar zulässig, dass ein Nutzer von Cloud-Services Unternehmensdaten an seinen Service-Provider übermittelt, das gilt jedoch nur für Cloud-Service-Anbieter, die ihren Sitz in der EU oder dem Europäischen Wirtschaftraum (EWR) haben. Wird ein Anbieter mit Sitz außerhalb Deutschlands beauftragt, müssen noch zusätzliche Anforderungen erfüllt werden, damit alle Vorgaben entsprechend der deutschen Gesetzgebung berücksichtigt sind. Das macht das Aufsetzen eines rechtssicheren Vertrages "auf Augenhöhe" deutlich komplizierter.
- Zwischendurch Luft schnappen
Da kann es schon für mehr Energie sorgen, zwischendurch kurz an die frische Luft zu gehen. Vielleicht lässt sich ein Meeting nach draußen verlegen. - Ein Kaffee zwischendurch
Wer keinen Kicker oder Sportangebote im Büro vorfindet, dem hilft vielleicht eine kurze Kaffeepause mit Kollegen, um anschließend motiviert und mit neuen Ideen an die Arbeit zu gehen. - Verabredungen am Feierabend
Wer tagsüber im Büro vom Biergartenbesuch träumt, sollte ihn für abends fest einplanen und sich mit Kollegen oder im Freundeskreis verabreden. Die Aussicht auf eine schöne Verabredung motiviert für den Tag. - Ablenkung mit Kollegen
Wer sich kurz mit Kollegen ablenkt - zum Beispiel am Tischkicker - ist danach oft motivierter. - Weg vom Schreibtisch
Besonders bei größeren Arbeitgebern gehören Sport- und Entspannugsangebote genauso dazu wie die Kantine. Sie helfen, danach ausgeglichener und motivierter an den Schreibtisch zurückzukehren. - Entspannung am Schreibtisch
Manchmal muss man für mehr Entspannung den Schreibtisch auch gar nicht verlassen: zum Beispiel für eine kurze Meditation oder wenn der Arbeitgeber einen Massagedienst anbietet. - Entspannung im Sitzen
Mancher entspannt auch lieber allein für einige Minuten und findet in einer Sitzsack- oder Sofaecke Erholung und Motivation für neue Aufgaben. - Eiskalte Motivation
Auch die Aussicht auf ein Eis in der Mittagspause oder nach Feierabend kann die Motivation steigern. - Motivation am Nullpunkt
Gerade wenn es draußen wärmer wird, leidet häufig die Motivation der Mitarbeiter, die gedanklich schon die Füße im Badesee baumeln lassen.
Fazit:
Es müssen nicht immer die bekannten international agierenden Player wie Microsoft mit Office 365 oder Google mit G Suite herangezogen werden, um moderne Collaboration zu verwirklichen. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland sollten nicht nur die Software-Funktionen betrachten, um die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Partner zu verbessern. Es geht auch um Integrationsfähigkeit sowie um einen (rechts-) sicheren und wirtschaftlichen Betrieb.
Sowohl die Unternehmen als Nutzer wie auch die Systemhäuser als Anbieter und Integratoren sollten intensiv darüber nachdenken, ob sie nicht besser in `Trusted Collaboration - made & hosted in Germany´ investieren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu verbessern. (hal)