Mehr Arbeitsproduktivität für Unternehmen

Digitales Teamoffice richtig planen und umsetzen

Stefan Schwane ist Cloud Professional Excellence (Experte) und Chief Marketing Manager bei der mediaBEAM GmbH. Sein Fokus liegt auf der Ausarbeitung von Strategien und deren Umsetzung mit mobilen Social Business Solutions aus der Cloud. Berufsbegleitend engagiert er sich in seinem Fachgebiet „Moderner Arbeitsplatz für ein innovatives Teamwork“ als Redner, Berater und Meinungsbildner in verschiedenen Vereinen und Verbänden sowie als Lehrbeauftragter und Autor.
Unternehmen benötigen moderne und mobile Büro-Arbeitsplätze für eine bessere Zusammenarbeit, um neue Möglichkeiten für Produktivität zu schaffen.
Trusted Collaboration aus der Cloud.
Trusted Collaboration aus der Cloud.
Foto: Jesus Sanz - shutterstock.com

In Zeiten der digitalen Transformation ist es offensichtlich keine Frage mehr ob Unternehmen ein digitales Teamoffice benötigen. Jedem scheint klar zu sein, dass mit dem digitalen Wandel neue Technologien, die im privatem Umfeld wie selbstverständlich genutzt werden, auch in Unternehmen Einzug halten. Schaut man sich das aber mal in der Praxis an, findet man kaum Arbeitgeber, die solche Consumer-Apps wie Dropbox, WhatsApp & Co. für die Arbeit erlauben.
Irgendwie auch verständlich! Es geht ja schließlich um geschäftsrelevante Informationen, die nicht in eine unkontrollierbare Schatten-IT im Besitz der Mitarbeiter gehören. Ein Unternehmen sollte also tunlichst Werkzeuge bereitstellen, die für geschäftliche Zwecke geeignet sind. Es bedarf also Lösungen, die nicht nur einfach anwendbar sind, sondern auch sicher und wirtschaftlich in die bestehenden Umgebungen integriert werden. Um die berufliche Zusammenarbeit zu verbessern, müssen zunächst die Anforderungen definiert werden:

  • Welche Funktionen werden benötigt, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden besser zusammenarbeiten?

  • Wie implementiert man ein digitales Teamoffice, das sowohl den Mitarbeitern wie auch dem Unternehmen einen Mehrwert bringt?

Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

Sucht man im Internet nach Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit, stößt man unweigerlich auf den Begriff "Groupware". Dabei handelt es sich um kollaborative Software für geteilte Arbeitsumgebungen, mit der die folgenden grundlegenden Inhalte bereitgestellt werden:

  • E-Mail

  • Adressen und Kontakte

  • Kalender und Aufgaben

  • Notizen bzw. Pinnwände

  • Gemeinsame Ordner

Testen Sie Ihr Wissen!

Groupware-Applikationen stellen zusätzlich Social-Business Funktionen bereit, um die Kommunikation, Kooperation und Koordination auch mit externen Kunden und Partnern zu unterstützen. Mit den verschiedenen Möglichkeiten für z.B. Messaging, Chat, Videokonferenzen oder Echtzeitkollaboration entfalten solche Unified Communication und Collaboration (UCC) Dienste den vollen Nutzen erst dann, wenn sie in den Arbeitskontext der Teams integriert werden.

Digitales Teamoffice für die bessere Zusammenarbeit

Auch wenn es zu diesem Hype-Thema von nahezu allen IT-Anbietern immer wieder suggeriert wird, ist ein Online-Speicher zum Teilen von Dateien in der Regel nicht ausreichend, um die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. Die E-Mail ist nach wie vor das am meisten genutzte Kommunikationswerkzeug - es gibt kaum noch Unternehmen bzw. Mitarbeiter, die nicht per E-Mail kommunizieren. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie die klassischen Groupware-Funktionen mit neuen UCC-Funktionen auch für das Teamoffice bereitstellen. Dazu gehören:

  • Postfächer für Teammitglieder und Gruppenpostfächer für Teamräume

  • Kalender- und Aufgaben- Management sowie Kontakt- und Adressverwaltung

  • Cloud-Speicher für die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten

  • Unternehmensdateien synchronisieren und teilen - Enterprise File Sync & Share (EFSS)

  • Gemeinsame Dokumenten-Bearbeitung (Web-Office)

  • TeamChat mit Präsenzinformation sowie Audio- und Video-Integration

Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern Lösungen zur Verfügung stellen, die einerseits die Abwanderung kritischer Daten in eine unkontrollierbare Schatten-IT verhindern und andererseits die Unternehmensprozesse maximal unterstützen.

Es sind in der Regel aber nicht nur die Tools einer modernen Content- und Collaboration- Plattform, sondern die Integrationsmöglichkeiten mit vorhanden IT-Systemen, die zu einer spürbaren Verbesserung der Arbeitsproduktivität führen.

Flexibilität und Integration sind ausschlaggebend

Zusätzlich zu den Content- und Collaboration- Funktionen, ist für die Verbesserung der Arbeitseffizienz eine Vorgangsbearbeitung zu ermöglichen, die eine flexible Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und anderen Informationen erlaubt. Damit ermöglicht ein Unternehmen, die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden zu vereinfachen sowie schneller und intuitiver zu gestalten. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei ist die Integrationsfähigkeit in bestehende Software, wie z. B. ERP-, CRM-, ECM- und Office-Systeme oder E-Mail-Clients. Das digitale Teamoffice bringt dadurch Menschen, Prozesse und Informationen zusammen und ermöglicht es den Mitarbeitern, Partnern und Kunden jederzeit und an jedem Ort auf die richtigen Informationen zuzugreifen.