„Früher wurden die Lieferscheine über einen ganzen Arbeitstag gesammelt und am folgenden Tag zur Fakturierung an die Buchhaltung weitergeleitet. Somit musste man jeweils einen kompletten Tag warten, um Einsicht in die Lieferscheine zu erhalten. Heute haben unsere Mitarbeiter direkten Zugriff auf den entsprechenden Beleg und sehen sofort, ob eine Lieferung versendet wurde“, sagt Andreas Kleinelanghorst, Leiter EDV und Organisation bei Coko Werk. Als Leiter des Projektteams, das aus Mitgliedern der Unternehmensbereiche Einkauf, Buchhaltung und EDV bestand und für das Anforderungsprofil und die Auswahl des neuen Dokumenten-Management-Systems (DMS) verantwortlich war, freut er sich besonders über den sichtbaren Erfolg der neuen Lösung.

Ende 2005 fiel die Entscheidung, die verschiedenen Abteilungen durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Tagesgeschäft dauerhaft zu entlasten. Denn die Vielfalt der geschäftsrelevanten Informationen, die zum Teil in Papierform, teilweise aber auch digital vorlagen, führten im Fall einer Vorgangsrecherche zu einem hohen Arbeitsaufwand. Die Archivierung aller relevanten Dokumente sollte auf einer einheitlichen Plattform komplett automatisiert werden. Gleichzeitig wollte man die Vorteile einer effizienten DMS-Lösung für ein umfassendes Workflow-Management nutzen, um die Arbeitsabläufe in und zwischen den Abteilungen zu verbessern und Zeitaufwand und Kosten zu reduzieren.

Coko Werk GmbH & Co. KG mit Sitz in Bad Salzuflen ist Spezialist für die Verarbeitung von thermoplastischen Kunststoffen. Seit der Firmengründung vor 75 Jahren hat sich das Unternehmen mit 500 Mitarbeitern und einem Umsatz von etwa 60 Millionen Euro zu einem der modernsten der Branche entwickelt. Als Systemlieferant bietet Coko Werk von der Entwicklung über die Konstruktion und den Werkzeugbau bis zur Montage fertiger Baugruppen Komplettservices aus einer Hand. Das Unternehmen hat eine Spitzenstellung im deutschen Markt, richtet sich aber zunehmend auch international aus.

„Unser Ziel war es, eine möglichst hohe Automatisierung zu erreichen. Wichtig war uns dabei eine reibungslose Integration mit unserem System zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) ifax.OPEN sowie eine automatische Ablage und Verschlagwortung aller zu archivierenden Dokumente“, erklärt Kleinelanghorst. Dafür analysierte das Projektteam zunächst die bestehenden Prozesse, die täglich erzeugten und eingehenden Belege und die digitalen Dokumente wie E-Mails und Office-Dateien. Denn gleichzeitig sollte die Lösung mit allen im Unternehmen eingesetzten Anwendungen, wie Microsoft Office mit Word, Excel und Outlook, eng verzahnt arbeiten können.

Während einer Evaluierungsphase nahm das Projektteam verschiedene Anbieter und deren Referenzanwendungen unter die Lupe – die Entscheidung fiel auf die DMS-Lösung aus dem Hause ELO: „Das, was uns an verschiedenen Produkten gefiel, vereint ELOprofessional“, fasst Andreas Kleinelanghorst zusammen.

Die Einführung ging dann schnell: Mitte Dezember 2005 fand das Projekt-Kick-Off statt; bereits ab Januar 2006 konnten sämtliche Eingangslieferscheine und -rechnungen über ELOprofessional durch Anbindung an das Produktionssystem ifax.OPEN automatisiert archiviert werden. Im nächsten Schritt wurde im Januar 2006 in nur vier Tagen die Integration mit dem PPS-System ifax.OPEN auch für alle ausgehenden Belege realisiert.

„Für uns war es entscheidend, dass bei der Implementierung der Lösung alles auf Anhieb wie gewünscht funktionierte. Leider ist dies nicht bei allen IT-Projekten so. Die durchdachte Projektmethodik und das strukturierte Vorgehen des Anbieters haben wesentlich zu einer schnellen Umsetzung der Lösung beigetragen. Der jeweilige Stand des Projektes und die folgenden Schritte waren für uns immer transparent“, erläutert Projektleiter Kleinelanghorst.

Heute werden die Lieferscheine am Wareneingang in ELOprofessional erfasst. Diese Belege werden im PPS-System gebucht und automatisch ein Barcode mit Wareneingangsnummer erzeugt. Beim Scannen der Belege wird dieser Barcode dann ausgelesen und die Informationen zu dem jeweiligen Lieferschein ergänzt. Dabei sorgt der Barcode auch für die Verschlagwortung. Wenn die Rechnung zum Lieferschein eingeht, kann diese anhand des archivierten Lieferscheins geprüft werden; Eingangsrechnungen werden zur Rechnungskontrolle ebenfalls im PPS-System erfasst. Wenn diese Rechnung nach Bezahlung gescannt wird, werden automatisch die entsprechenden Schlagwörter hinzugefügt und das Dokument im Archivsystem abgelegt. Auch im Vertriebsprozess werden heute alle wesentlichen Schritte über das ELO-DMS-System erfasst: von der Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferscheine und Ladelisten bis hin zu den entsprechenden Ausgangsrechnungen.

Neben der Einbindung von externen Belegen sowie Informationen aus dem PPS-System sollen künftig auch Office-Dokumente und E-Mails in die Archivierung eingebunden werden, um auf diese Weise eine vollständige Dokumentation der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sicherzustellen.

Das gegenwärtige Projektmanagement beim Coko Werk umfasst den gesamten Zyklus eines Auftrags - von der Werkzeugentstehung bis zum fertigen Produkt. Auch dieser gesamte Prozess soll künftig in ELOprofessional abgebildet werden. Weil die Workflows komplex und viele Mitarbeiter daran beteiligt sind, bedarf es gründlicher Vorbereitung. Spätestens Ende 2006 soll die Umstellung abgeschlossen sein. Das angestrebte Ergebnis: höhere Transparenz der internen Abläufe, geringerer Aufwand an Zeit und Ressourcen.

„Mit ELOprofessional haben wir viele Prozesse deutlich optimiert. Fehler bei der Archivierung sind heute kein Thema mehr, die Automatisierung spart Zeit und Kosten. In einer komplexen Organisation wie der unseren gibt es unendlich viele Dokumente und Prozesse. Die Lösung bietet uns ein großes Potenzial für die Zukunft und kann sich mit unseren Anforderungen weiterentwickeln“, resümiert Andreas Kleinelanghorst.