Eine bundesweite Umfrage der Seals GmbH, einer Partnergesellschaft von Lufthansa Airplus und Accenture, brachte es an den Tag: 99 Prozent der Großunternehmen verschicken ihre Rechnungen noch nach herkömmlicher Methode - mit der gelben Post. Dabei fallen pro Rechnung erhebliche Kosten an. Diese errechnen sich aus Ausdruck, Kuvertierung, Freistempelung, Porto und Arbeitszeit.
Die von Seals befragten 90 Unternehmen versenden laut Umfrage im Durchschnitt rund 15000 Rechnungen monatlich allein an Geschäftskunden, von der Rechnungsstellung an Verbraucher ganz zu schweigen. Für die rund 25000 Großunternehmen in Deutschland mit mindestens zwölf Millionen Euro Jahresumsatz ergibt sich damit ein Einsparpotenzial in Milliardenhöhe. Da liegt es nahe, den Rechnungsversand elektronisch, das heißt per Fax oder E-Mail, neu zu organisieren. Dies spart Zeit und Kosten.
Steigern lässt sich dieser Effekt, wenn ein Kommunikationsdienstleister in Anspruch genommen wird, dessen Produktportfolio den digitalen Versand abdeckt. Auf diese Weise entfällt die aufwändige Implementierung beziehungsweise Integration von entsprechender Software in das DV-System des Auftraggebers. Die Rechnungen, die dieser versenden will, gelangen von seinem Host über eine konfigurierbare Schnittstelle automatisch auf den Server des Dienstleisters. Dieser bereitet die Daten auf und versendet die Rechnungen an den Empfänger. Das alles dauert nur wenige Minuten. Für welches Versandmedium sich der Kunde entscheidet, hängt unter anderem von der Seitenzahl der Rechnung ab. Für die Zustellung per E-Mail kann die Rechnung zudem zum Abruf hinterlegt oder als Dateianhang versendet werden.
Geht man von einem monatlichen Volumen von 5000 Rechnungen aus, so betragen die Kosten für Porto, Briefumschläge, Papier, Druck und Konfektionierung pro Rechnungsbrief 79 Cent, also insgesamt 3950 Euro pro Monat. Hinzu kommen geschätzte Personalkosten von rund 1000 Euro monatlich. Heruntergebrochen auf jede einzelne Rechnung, entstehen dem Unternehmen Kosten in Höhe von 99 Cent. Beim E-Billing hingegen zahlt das Unternehmen lediglich den Outsourcer, nicht aber eigenes Personal, Porto und Papier. Für den Versand von 5000 Rechnungen im Monat verlangen Anbieter pro Stück zwischen 15 und 20 Cent. (rs)
*Stefan Frohnhoff ist Geschäftsführer der Xpedite Systems GmbH in Unterhaching bei München.