Datev Personal-Managementsystem classic
Mit dem Personal-Managementsystem classic der Datev lassen sich Personaldaten effizient verwalten und auswerten. Über die elektronische Personalakte können Benutzer schnell auf alle Personaldaten zugreifen. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, braucht die Personalabteilung seine Stammdaten nur einmal im System zu erfassen. Danach lassen sich diese Daten übernehmen, um den Arbeitsvertrag zu erstellen. Um Zeugnisse oder sonstige Schreiben anzufertigen, kann die Personalabteilung auf eigens erstellte Vorlagen oder bereits im Programm vorhandene Muster zurückgreifen. Um die Korrespondenz abzuwickeln, nutzt sie ebenfalls Vorlagen und füllt sie mit den Personaldaten aus der elektronischen Akte. So dauert es im Idealfall nur wenige Minuten, um einen Vertrag zu erstellen. Ferner werden in der elektronischen Personalakte alle Dokumente archiviert und stehen so jederzeit mitarbeiterbezogen und übersichtlich zur Verfügung.
Im Ablage- oder Wiedervorlagekorb der aconso Digitalen Personalakte 4.0 finden sich alle Dokumente, die aktuell bearbeitet werden.
Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ finden sich zu jedem Angestellten alle gespeicherten Dokumente.
Eine Suche nach Personalnummer oder Name erleichtert das Auffinden einer Akte.
Die einzelnen Dokumente lassen sich aufrufen, ansehen und gegebenenfalls bearbeiten.
Betriebliche oder tarifliche Regeln zum Urlaub in Abhängigkeit von Alter und/oder Betriebszugehörigkeit werden in Urlaubsgruppen abgebildet. Damit können Unternehmen das Urlaubskonto für jeden Mitarbeiter vollständig über die Akte abwickeln - vom Urlaubsanspruch bis zur Resturlaubsermittlung. Im grafischen Kalender lassen sich Urlaub und Fehlzeiten per Mausklick buchen.
Integration von LODAS oder Lohn und Gehalt
Neben den persönlichen Daten und Angaben zur Beschäftigung erfasst das Personal-Managementsystem classic Qualifikationen, Schulungsmaßnahmen, ärztliche Untersuchungen sowie Lohn- und Gehaltsdaten. Für Daten, die erst ab einem bestimmten Zeitpunkt gelten sollen, wie beispielsweise Lohnerhöhungen, können Benutzer festlegen, ab wann die Angaben gelten sollen. Diese Personaldaten werden automatisch mit den Datev-Programmen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung LODAS oder Lohn und Gehalt ausgetauscht.
Im Personal-Managementsystem gibt es auch die Möglichkeit, Statistiken und individuelle Berichte zu erstellen. Mit dem integrierten Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro werden die Personaldaten analysiert. Die enthaltenen Standardauswertungen lassen sich um individuelle Auswertungen erweitern. Damit können Unternehmen zum Beispiel vierteljährliche Übersichten über den Personalkostenverlauf oder die Fluktuationsrate und die damit verbundenen Kosten analysieren. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, die Daten etwa nach Microsoft Excel oder Access zu exportieren.
Datev Personal-Managementsystem comfort und comfort plus
Wer auch Karriere- und Potenzialanaylse betreiben will, muss zum Datev Personal-Managementsystem comfort greifen. Auch ein Bewerberinformationssystem gibt es erst ab der Version comfort. Wer gar Aus- und Weiterbildung in seinem Betrieb in der elektronischen Personalakte festhalten will, braucht die Version comfort plus des Datev Personal-Managementsystems.
Fazit
Die elektronische Personalakte kann dazu beitragen, die Personalverwaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen deutlich zu verbessern. Werden alle Daten rund um einen Mitarbeiter elektronisch erfasst, ist zudem eine Analyse der Mitarbeiterpotenziale möglich. Damit lässt sich auf mittlere Sicht die Produktivität steigern. Zudem wird die Suche nach Talenten - inhouse und extern - vereinfacht. Eine effizientere Verwaltung ermöglicht es unterm Strich, die Gesamtbetriebskosten in der Personalabteilung zu senken. (wh)