Die Software "OS BeSIG" setzt sich aus dem "Hash-Safe" und dem "M-Doc AutoSigner" der in Fürstenwalde ansässigen Mentana-Claimsoft GmbH sowie der Software "OS ECM" von Optimal Systems zusammen. Der Hersteller bietet damit eigenen Angaben zufolge eine Archivlösung an, die standardisierte und gerichtsverwertbare Beweiswerte erstellt und zukunftssicher archiviert. Die beiden Anbieter haben bereits einige gemeinsame Projekte umgesetzt, unter anderem in deutschen Verwaltungen.
Signaturgültigkeit wird überwacht
OS ECM stellt dem Hash-Safe die digitalen Dokumente zur Verfügung, der daraufhin alle Signaturen bei einem Validierungsdienst prüft. Anschließend werden die Signaturdaten im Hash-Safe zusammen mit den Dokumenten im OS ECM gespeichert. Ein Überwachungsdienst beobachtet die Gültigkeit der Signaturen und Hashwerte.
Werden Dokumente erkannt, deren Signaturgültigkeit abläuft, erfolgt eine Benachrichtigung via E-Mail. Die entsprechenden Dokumente beziehungsweise Signaturen werden dann erneut überprüft und mit einem neuen Zeitstempel mit neuer Gültigkeit abgesichert ("ArchiSig"-Verfahren). Damit entfällt das "Nachsignieren" einzelner Dokumente. Die sichere Verwahrung von via De-Mail zugestellten Nachrichten ist mit OS BeSIG nach Angaben des Anbieterduos ebenfalls möglich.
- ECM-Award 2012 - Innovative Projektumsetzung
Am 23.10.2012 ist es soweit: In insgesamt drei Kategorien wird der ECM-Award verliehen. Folgende Einreichungen sind in der Kategorie „Innovative Projektumsetzung“ für den ECM-Award 2012 zur Bewertung eingegangen: - AREVA NP GmbH
Lösungslieferant: EASY SOFTWARE AG <br> Projektbezeichnung: eArchiv <br> Kurzbeschreibung: Die AREVA NP GmbH plante die Einführung der revisionssicheren Archivierung technischer Dokumente sowie die Übernahme von SAP-Ausgangsdokumenten über einen Zeitraum von bis zu 90 Jahren. Dabei sollte das ECM-System als autarke Einheit auch ohne Add-ons alle gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen. Im Projekt wurden Server- und Systemkomponenten durch Individualentwicklung erstellt und ein System zur Erfüllung aller vielfältigen gesetzlichen Anforderungen geschaffen. - EDEKA Minden-Hannover Stiftung & Co.KG
Lösungslieferant: OPTIMAL SYSTEMS GmbH <br> Projektbezeichnung: Innovative, fachbereichsübergreifende Lösung für Sitzungsmanagement, basierend auf der Lösungsplattform OS|ECM <br> Kurzbeschreibung: In der EDEKA Minden-Hannover finden wöchentlich Sitzungen auf Managementebene statt, welche über Tagesordnungspunkte (TOP) einzelnen Unternehmensbereichen entscheiden. Die Organisation der Sitzungen bedeutet einen hohen Aufwand, da jeder ständige Sitzungsteilnehmer eine vollständige Agenda mit allen TOPs und Sitzungsgäste individuelle Agenden zu einzelnen TOPs benötigen. Ähnlich anspruchsvoll stellten sich die Dokumentation der Ergebnisse und die Zusammenstellung des Protokolls dar. Es wurde eine Lösung entwickelt, die die Organisation und Dokumentation optimiert und die Zusammenarbeit aller Beteiligten deutlich verbessert hat. Die Sitzungsvorbereitung erfolgt nun in einem zentralen, zugriffsgeschützten Planungsbereich. - Flughafen München GmbH
Lösungslieferant: ELO Digital Office GmbH / HOLME & Co, Consulting & Solutions GmbH <br> Projektbezeichnung: Einführung eines neuen Enterprise Content Management Systems (ECM) <br> Kurzbeschreibung: Das schon vorhandene Dokumentenmanagementsystem der Flughafen München GmbH wurde durch ein neues ECM System mit integriertem Webzugriff abgelöst. Dabei wurden die bestehenden Daten und Strukturen in das neue ECM System übernommen. Eine besondere Herausforderung dabei war die komplette und vollständige Migration der bisherigen Funktionen, Schnittstellen, Strukturen und Daten, die Lauffähigkeit unter den Plattformen Linux (RedHat), Windows und Sun Solaris, die Hochverfügbarkeit und Sicherheit sowie die Übernahme von ca. 4 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem. - GRZ IT Center Linz GmbH
Lösungslieferant: windream GmbH <br> Projektbezeichnung: Implementierung der windream Proxy-Server Technologie als Infrastrukturkomponente für die vom GRZ IT Center Linz für die Filialen der Raiffeisenbanken Österreich/Tirol entwickelten Anwendungen. <br> Kurzbeschreibung: Die Implementierung des windream ECM-Systems im GRZ IT Center Linz für die Raiffeisenbanken Oberösterreich und Tirol war geprägt durch die Zielsetzung, ein zentrales ECM System für die vom GRZ entwickelten Anwendungen auf Basis der windream Proxy-Server-Technologie als Infrastrukturkomponente zu schaffen, in dem geschäftskritische Daten sicher aufbewahrt und von jeder Bankstelle zu jeder Zeit abgerufen werden können. Als besondere Herausforderung stellten sich die zum Teil noch schmalbandigen Netzleitungen in Österreich dar. Die windream Proxy-Server wurden speziell dazu entwickelt, den Datenaustausch – insbesondere über schmalbandige Netzleitungen – zu beschleunigen sowie eine vollkommen transparente Umgebung für alle Bankstellen zu schaffen. - Hapag-Lloyd Kreuzfahrten GmbH
Lösungslieferant: nextevolution AG <br> Projektbezeichnung: SCIP - Service and Customer Information Portal <br> Kurzbeschreibung: Hapag-Lloyd Kreuzfahrten hat in Zusammenarbeit mit nextevolution ein neuartiges Customer Relation Management-System auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems entwickelt. Dabei wurde die Ansätze des Enterprise Content Management größtenteils umgesetzt und eine neue Dimension der Informationsdarstellung am Point of Sale geschaffen. Das bisher bestehende System wurde dabei vollständig abgelöst und um wichtige, bisher nicht implementierte Punkte (z.B. E-Mail-Integration) erweitert. Die zuliefernden Systeme (Buchungssystem, Vertriebsdatenbank und das System zur Erstellung der Reiseunterlagen für die Gäste) wurden komplett eingebunden. Hierbei wurden auch bisherige Gaps (vortages-aktuell) durch Real-Time-Zugriffe auf die relevanten Daten korrigiert. - HUK-COBURG-Allgemeine Versicherung AG
Lösungslieferant: SAPERION AG <br> Projektbezeichnung: Einführung einer digitalen Personalakte bei HUK-COBURG <br> Kurzbeschreibung: HUK-COBURG hat zur Modernisierung und Effizienzsteigerung im Personalbereich die elektronische Personalakte eingeführt. Hierbei stand besonders die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Optimierung von Arbeitsprozessen im Vordergrund. Wichtige Voraussetzung war die nahtlose Integration zum Personalsystem perbit-insight sowie eine Anbindung an die aktuelle Gehaltsabrechnung von ADP. Ausgehend von der physischen Verwaltung der Personalakten werden im Rahmen des Projekts u. a. ca. 8.500 aktive Akten in die digitale Lösung überführt, so dass insbesondere die hohe und schnelle Verfügbarkeit der Personalakten sichergestellt ist. - SCHWARZMEER UND OSTSEE Versicherungs Aktiengesellschaft SOVAG
Lösungslieferant: macros Reply GmbH <br> Projektbezeichnung: Ganzheitliche Geschäftsprozess-Unterstützung vom Posteingang bis zum Postausgang bei der SOVAG <br> Kuzbeschreibung: Der international tätige Maklerversicherer mit Fokus auf Osteuropa, SCHWARZMEER UND OSTSEE Versicherungs Aktiengesellschaft SOVAG, hat sich zur Optimierung seiner Geschäftsprozesse in der Sachbearbeitung für die Branchenlösung InsuranceSuite der macros Reply GmbH entschieden. Nach nur sechs Monaten war das skalierbare System für die erste Sparte, Kfz, bereits produktiv im Einsatz. Es folgte eine Roll out auf alle anderen Bereiche. Seit dem konnte die Produktivität in der Sachbearbeitung durch den schnellen Zugriff auf neue Vorgänge und standardisierte Akten mit Vertrags- und Kundensicht signifikant gesteigert werden. Die SOVAG profitiert durch bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber ihren Kunden, Maklern und Anspruchstellern sowie durch die jederzeitige Transparenz bezogen auf etwaige Rückstände, Bearbeitungsmengen und Auslastungen. - Die Schweizerische Post
Lösungslieferant: Top Image Systems Deutschland GmbH <br> Projektbezeichnung: Automatisierte Klassifikation und Erkennung von Poststücken <br> Kurzbeschreibung: Umgesetzt wurde eine Lösung zur automatisierten Erkennung und Klassifikation von Poststücken im Echtzeitbetrieb. Anforderung an die Plattform ist hier die Paketadresse des Empfängers innerhalb kürzester Zeit zu lokalisieren, die Adressdaten vollständig zu extrahieren und diese, auch unter Zuhilfenahme intelligenter Suchtechnologien und offshore Validierungen mit den Stammdaten der Post abzugleichen. Parallel dazu erfolgt die Lesung der Datamatrix basierter Frankiermerkmale. Dies ermöglicht eine Optimierung der Touren sowie neue Services für die Kunden, wie zum Beispiel Pick Post – um Pakete dort abzuholen, wo man will. - SSC Services GmbH
Lösungslieferant: Fabasoft AG <br> Projektbezeichnung: Internationales Datenmanagement in der Cloud – Zertifikatsmanagement in einem internationalen Unternehmen <br> Kurzbeschreibung: Zielsetzung war die Einführung einer Plattform für die Abwicklung firmenübergreifender Geschäftsprozesse mit Lieferanten und Zulieferern. Herstellerzertifikate für Komponenten wie Autoreifen, welche zuvor über unsichere Systeme mit hohem Zeitaufwand und hoher Fehleranfälligkeit übermittelt werden mussten, werden nun über die Cloud verwaltet, bearbeitet und freigegeben. Alle beteiligten Unternehmen haben weltweit aktuelle und bestätigte Dokumente im Zugriff. Dieses Zertifikatsmanagement bringt erhebliche Kostenvorteile für die beteiligten Partnerunternehmen. Als Cloud-Lösung sofort global verfügbar, führt die Anwendung zu einer messbaren Qualitätsverbesserung und zu verkürzten Durchlaufzeiten. Der Automobilproduzent senkt damit das Risiko, dass in seinen Autos nicht zertifizierte Teile verbaut werden. - Steinbeis Papier GmbH
Lösungslieferant: SER Solutions Deutschland GmbH <br> Projektbezeichnung: Einführung eines intelligenten E-Mail-Managements bei Steinbeis Papier – DOXiS4 Intelligent Contenxt Control (ICC) integriert Informationen aus E-Mails in den Kontext der Auftragsbearbeitung in SAP <br> Kurzbeschreibung: Der Hersteller von grafischen Recyclingpapieren Steinbeis Papier hat die E-Mail-Kommunikation in seine Geschäftsprozesse integriert. Die SER-Software DOXiS4 Intelligent Context Control (ICC) analysiert alle E-Mails, ermittelt den Kontext und verknüpft sie mit dem dazugehörenden Geschäftsfall in SAP. Nach der automatischen Verschlagwortung, werden sie revisionssicher und GDPdU-konform im SER-Archiv abgelegt. Die Lösung nutzen die Abteilungen Einkauf, Vertrieb, Versand und Finanzbuchhaltung. Als Besonderheit gilt die über ICC gewährleistete 1-Klick-Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsprozessen. - Swisscom (Schweiz) AG
Lösungslieferant: Legodo AG <br> Projektbezeichnung: eSignature – effiziente Vertragsprozesse am Point of Sale <br> Kurzbeschreibung: Das Ziel, Formulare zu digitalisieren, vom Kunden in elektronischer Form unterschrieben zu erhalten und elektronisch zu archivieren, wurde im Projekt eSignature mit der legodo Customer Communication Suite umgesetzt. Dabei werden sämtliche Formulare digital erzeugt und dem Kunden zur digitalen Unterschrift an PCs mit Signatur-Pads oder Tablet PCs angeboten. Die Unterschrift wird durch den Kunden in dafür vorgesehenen Feldern aufgebracht. Nach einer zusätzlichen Bestätigung und Sichtkontrolle der Unterschrift auf dem Dokument wird der Vorgang abgeschlossen. Die sog. einfache elektronische Signatur sichert die Integrität des Dokuments gegen Veränderungen, gewährleistet die Authentizität und stellt außerdem die Rechtsgültigkeit im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sicher. Die Vertragsdaten werden elektronisch in die anschließenden betriebswirtschaftlichen Abläufe des Unternehmens integriert. Hiermit wird eine vollständige Digitalisierung des Vertragsprozess am Point of Sales erreicht.