Die Arbeit der Zukunft ist digital und mobil, und der digitale Arbeitsplatz ("Digital Workspace") verspricht ein Höchstmaß an Produktivität, Informationssicherheit, Benutzerkomfort und damit Mitarbeiterzufriedenheit. Dazu gehört es sicher, zeit- und ortsunabhängig auf alle nötigen Daten und Dokumente zugreifen zu können oder nach einmaliger Anmeldung ohne weiteren Login nahtlos zwischen unterschiedlichsten Anwendungen wechseln zu können. Und das alles natürlich genauso performant, als würde man am fest installierten Desktop-PC im Büro sitzen.

Moderner Datenaustausch in Unternehmen bislang Fehlanzeige

Dass der Weg dorthin allerdings noch weit ist, verdeutlicht eine aktuelle Umfrage von Citrix in Kooperation mit OnePoll unter 1.000 deutschen Arbeitnehmern, die in ihrem Berufsalltag wesentlich auf IT-Geräte angewiesen sind. Das Bild, das die Studie zeichnet, ist weit entfernt von dem, was man sich landläufig unter modernem Datenaustausch vorstellt.

So gab fast die Hälfte der Befragten (44 Prozent) an, dass sie berufliche Dateien an ihre private E-Mail-Adresse mailen, wenn sie sie außerhalb ihres Büros nutzen wollen. 12 Prozent hinterlegen die benötigten Dokumente auf ihrem Desktop, um sie offline verfügbar zu haben, und weitere 8 Prozent nutzen eine persönliche Cloud, um auf berufliche Dateien mobil zugreifen zu können. Nur ein Viertel (25 Prozent) hat eine Lösung auf ihrem Laptop, um sicher in öffentlichen WLANs arbeiten zu können.

Auch E-Signaturen werden an deutschen Arbeitsplätzen bislang noch kaum genutzt. Die Mehrheit der Studienteilnehmer (65 Prozent) druckt die entsprechenden Dokumente aus, unterschreibt sie und scannt sie erneut ein oder verschickt sie per Post.

Zudem überrascht im Zeitalter von Smartphone, Outlook und Co., dass sage und schreibe 40 Prozent der Befragten ihre beruflichen Kontakte anhand der klassischen Visitenkarte organisieren. Nur etwa ein Drittel (30 Prozent) nutzen zu dem Zweck digitale Lösungen, CRM-Systeme, OCR-Apps oder die Kontaktliste ihres Smartphones.

Enormes Effizienz- und Sicherheitspotenzial liegt brach

Dass die Kommunikation unter Mitarbeitern auch in unserer fortschreitend digitalisierten Welt noch vom Telefon und E-Mails dominiert wird - 36 Prozent der Studienteilnehmer melden sich vorzugsweise telefonisch bei den Kollegen, 32 Prozent per E-Mail - mag sich möglichweise durch eine gewisse soziale Komponente oder liebgewonnene Anwendergewohnheiten erklären lassen. Denn interne Messenger-Lösungen wie Slack nutzen nur verschwindende sechs Prozent.

Doch dass das hohe Vereinfachungs- und Sicherheitspotenzial moderner Cloud- und Workspace-Lösungen geradezu flächendeckend vernachlässigt wird, scheint nicht an den Mitarbeitern zu liegen. Denn das Gros der Befragten (67 Prozent) sieht durchaus die positiven Auswirkungen neuer Technologien auf ihre Arbeit - nicht zuletzt kennen sie die Möglichkeiten moderner Kommunikation und digitalen Datenaustauschs aus ihrem Privatleben.

Mitarbeiter sind aufgeschlossen für neue Lösungen

Fast die Hälfte (44 Prozent) der Studienteilnehmer sind dementsprechend der Auffassung, dass neue Technologien essenziell sind, um Unternehmen zu stärken und die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter zur steigern. Ebenfalls 44 Prozent befassen sich sogar selbst mit Herausforderungen im IT-Bereich und recherchieren, welche Tools zur Lösung beitragen könnten. Eigenhändig installieren würden diese jedoch nur 12 Prozent der Befragten. 20 Prozent beauftragen ihre IT-Abteilung damit, und 25 Prozent der Studienteilnehmer geben von vornherein an, sich bei der Auswahl der geeigneten Tools gerne auf die Kompetenz ihrer internen IT zu verlassen.

Ersetzt ein Unternehmen alte Tools durch neue, zeigen sich laut Studie 60 Prozent der Mitarbeiter sehr interessiert an den neuen Anwendungen. Sie geben den neuen Lösungen gerne eine Chance - 32 Prozent sogar, wenn ihnen das angebotene Tool für ihre Bedürfnisse als unpassend erscheint. 15 Prozent der Befragten beschweren sich in einem solchen Fall direkt bei ihrer IT-Abteilung und nur 5 Prozent gaben an, eine in ihren Augen ungeeignete Lösung von vornherein zu boykottieren.

Unternehmen gefordert

Dass in Sachen digitaler Arbeitsplatz in vielen Firmen nur wenig vorangeht, liegt den Studienteilnehmern zufolge an den bestehenden IT-Strukturen selbst - sei es, dass unbeirrt auf veraltete Tools gesetzt wird (20 Prozent) oder dass es an einer echten IT-Strategie mangelt (19 Prozent).

Für Unternehmen bedeutet dies: sie sollten jetzt aktiv werden und ihren Mitarbeitern konsistente digitale Arbeitsplätze anbieten. Intelligent Workspaces schaffen die Grundlage für sicheres und produktives Arbeiten und tragen damit die Vorteile der Digitalisierung in den Arbeitsalltag. Das kann wiederum einen nachhaltigen Motivationsschub im Kollegium bewirken und einer wildwuchernden Schatten-IT von vornherein den Nährboden entziehen.