Personaler müssen schnell entscheiden, welche Kandidaten am besten für ausgeschriebene Stellen qualifiziert sind. "Ohne standardisierte Prozesse sind die Bewerbungen, die täglich eintreffen, kaum zu bearbeiten", kommentiert Peter Endress, CEO des internationalen IT-Beratungshauses Cromwell Business Resultancy AG. Cromwell unterstützt Unternehmen bei der Gestaltung durchgängiger Prozesse für die gesamte Personalbeschaffung.

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf Shared-Service-Center, über die sich Bewerbung und Einstellung IT-gestützt steuern lassen. Sämtliche Bewerbungen gehen in ein zentrales System ein und werden dort nach vorher präzise definierten Kriterien einer Vorauswahl unterzogen. Die Bearbeiter leiten die Unterlagen direkt weiter, so dass auf den Schreibtischen der Manager nur noch die Einsendungen der qualifizierten Interessenten landen. Vorgegebene Anforderungsprofile sollen sicherstellen, dass keine geeigneten Bewerber durch das Auswahlraster fallen können. Alternativ nehmen die Bearbeiter des Shared-Service-Center Kandidaten in einen Interessenten-Pool auf und kontaktieren sie wieder, sobald eine adäquate Stelle verfügbar ist. Unpassenden Bewerbern wird über standardisierte Verfahren abgesagt.

Personalbeschaffung umfasst viele einzelne Schritte: angefangen von der Bedarfsplanung über die Stellenausschreibung und die Auswahl bis hin zum Vertragsabschluss und der Einstellung. "Dies ist in den meisten Unternehmen ein langwieriger und umständlicher Prozess", schildert Endress die häufige Praxis. Vor allem wenn die zugrunde liegende IT-Struktur nicht durchgängig ist: Dann müssen Personal-Manager und Sachbearbeiter die gleichen Daten in verschiedenen Anwendungen pflegen, Daten aus unterschiedlichen Quellen abfragen und für Analysen und Berichte extra aufbereiten. "Dieser immense Koordinationsaufwand zögert die Zeit bis zur Einstellungsentscheidung unnötig hinaus. Das führt in vielen Fällen dazu, dass sich qualifizierte Kandidaten zwischenzeitlich anderweitig entscheiden", warnt Endress.

Abhilfe schaffen hier Personal-Management-Systeme. Sie verbinden die einzelnen Vorgänge zu einem durchgängigen Prozess und steigern damit die Datenqualität und -aktualität. Die Schritte sind automatisiert, die dazugehörigen Daten stehen zur Verfügung, Bewerber sowie Fachbereichs-Manager können sich jederzeit über den Stand eines laufenden Vorgangs informieren, Kostentreiber wie manuelle Mehrfacheingaben und Medienbrüche fallen weg. Wird ein solches System zusätzlich durch ein zentrales Shared-Service-Center koordiniert, werden die Personal-Manager von administrativen Tätigkeiten entlastet.

Ein Unternehmen hat zwei Möglichkeiten, ein Shared-Service-Center einzurichten: entweder über ein internes Recruiting-Center oder mit einem externen Dienstleister. Im letzteren Fall gibt das Unternehmen die Personalbeschaffung fast komplett ab. Der Dienstleister schreibt die vakanten Stellen aus, wählt die geeigneten Bewerber nach den vorher mit dem Unternehmen definierten Kriterien aus, überprüft Referenzen und organisiert und terminiert Gespräche. Wahlweise gehen Job-Dienstleister auch auf frühere Kandidaten zu oder listen die wichtigsten Kompetenzen der einzelnen Bewerber.

Ist der Arbeitsvertrag unterzeichnet, beginnt die Integration des zukünftigen Mitarbeiters in das Unternehmen. Auch hierbei unterstützt das Personal-Management-System den Vorgesetzten und automatisiert die ersten Aktivitäten: Schon vor dem Einstellungstermin können dem neuen Mitarbeiter online Informationen über das Unternehmen sowie ergänzende Vertragsunterlagen wie Arbeitsordnung oder Beurteilungsrichtlinien zur Verfügung gestellt werden. Außerdem werden die Bewerberdaten automatisch in die Mitarbeiterdatenbank übernommen. Das Personalsystem unterstützt den Vorgesetzten auch bei den Einstellungsvorbereitungen. Der neue Mitarbeiter soll vom ersten Tag an über PC und E-Mail-Account verfügen sowie im Firmennetz angemeldet sein. (hk)