Die Verantwortlichen prüften daher Produkte verschiedener Softwarehersteller, darunter auch SAP Business One. "Wir haben uns für SAP Business One entschieden, weil wir diese Lösung aufgrund unserer Integrationsanforderungen im eigenen Rechenzentrum und damit nahe an unserem ‚ERP-Mutterschiff‘ betreiben können", erklärt Reidel. Die SAP-Lösungen sind über die Middleware "SAP B1i" miteinander verknüpft. SAP Business One hat zudem eine bedienerfreundliche Oberfläche, sodass der Umgang mit der Software in zwei Tagen erlernt werden kann; ein nicht unwichtiger Aspekt, da in den kleinen Verkaufsgesellschaften die Mitarbeiter häufig wechseln.

Insbesondere laufen die Geschäftsprozesse zwischen der Zentrale und den kleineren Gesellschaften jetzt IT-gestützt und weitgehend papierlos. Ordert zum Beispiel in Kolumbien ein Farmbetrieb in der kolumbianischen Verkaufsniederlassung von DeLaval eine Komplettlösung, die von Melkständen, über Futteranlagen bis hin zum Kühlsystem reicht, erfassen die Mitarbeiter dort diesen Kundenauftrag wie auch alle anderen nun mit SAP Business One.

30 Minuten schneller pro Bestellvorgang

Ist der Auftrag als Verkaufsbeleg angelegt, können die Auftragsdaten direkt in den Beschaffungsbeleg übernommen werden, wenn sie im lokalen Bestand nicht vorhanden sind. Dieser wird nach Freigabe, die manuell in SAP Business One erfolgt, automatisch an das zentrale SAP-ERP-System der DeLaval Services GmbH, den globalen Logistik- und IT Dienstleister der DeLaval-Gruppe in Glinde bei Hamburg übermittelt und dort verbucht. Im Zentrallager wird eine Bestellung ausgelöst und die Auslieferung der bestellten Melksysteme veranlasst. In diesem Fall können die georderten Produkte sofort von Deutschland nach Kolumbien geliefert werden. In der DeLaval-Zentrale wird anhand der Bestelldaten zudem der voraussichtliche Liefertermin ermittelt und systemgestützt an die kolumbianische Verkaufseinheit übermittelt.

Diese kann dem Kunden somit sehr genau sagen, wann er die bestellten Melksysteme erhält. Seitdem die kolumbianische Vertriebstochter über SAP Business One mit der SAP-Lösung in der Zentrale verbunden ist, laufen dort auch interne Geschäftsprozesse durchgängig und weitgehend ohne manuelle Eingriffe. Somit sind Betriebsabläufe wie die Auftragsabwicklung oder die Bestellung und Auslieferung der Produkte als auch Rechnungsstellung und -versand sowie der Zahlungseingang transparent und nachvollziehbar. "Allein durch das elektronische Bestellwesen sparen wir heute bei jedem internen Bestellvorgang rund 30 Minuten ein. Hochgerechnet auf einen Monat macht das viele Arbeitsstunden aus", verdeutlicht Konstantin Reidel.