Die IT-Abteilungen des deutschen Mittelstands bieten ein ambivalentes Bild: Auf der einen Seite können Unternehmen sehr genau beziffern, wie viel Euro und Cent in welches Produkt der IT fließen und welche Leis- tung wie viel kostet. Auf der anderen Seite gibt es Firmen mit wenig transparenten Kosten und Leistungen; die Steue- rungsinstrumente für den IT-Einsatz erweisen sich als unzureichend. Grundsätzlich ist es immer hilfreich, die einzelnen Kostenpositionen bestimmen zu können. IT-Manager sind damit auch gegen interne Kritik gewappnet. Allerdings müssen Firmen ohne IT-Transparenz erhebliche Vorarbeiten leisten, um eine Benchmark-Fähigkeit zu erreichen.
Firmen-PCs sind teuer
Für den unbedarften PC-Nutzer stellt sich die Situation häufig folgendermaßen dar: Für seinen Heim-PC zahlt er beim Discounter um die Ecke inklusive Monitor, ein wenig Software und zwei Jahre Vor-Ort-Service rund 600 Euro. Für den Arbeitsplatz-PC wird seine Kostenstelle unter Umständen mit einem Betrag von 100 Euro pro Monat belastet. Kauft sich der Mitarbeiter alle vier Jahre einen neuen PC, dann müsste sein vereinfachtes Benchmark-Fazit lauten: Die IT berechnet für einen in der Regel leistungsschwächeren PC achtmal mehr als sein privater Lieferant. Um derartige Vorwürfe zu entkräften, ist es hilfreich, die Kos- ten für den Betrieb eines Firmen-PC aufzuschlüsseln.
Wie sich Kosten zusammensetzen
600 Euro für die Anschaffung eines Marken-PC mit Monitor und Vor-Ort-Service sowie einem für die Dauer von einem Jahr stabilen Software-Image ist auch für Unternehmen eine realistische Summe. Verteilt auf eine Nutzungsdauer von 48 Monaten fallen also Abschreibungskosten von 12,50 Euro pro Monat an. Bliebe demnach gegenüber den Mitarbeitern die Erklärungslücke von 87,50 Euro pro Monat, wenn die IT 100 Euro für einen Arbeitsplatzrechner berechnet.
Doch wie setzen sich die IT-Kosten zusammen, und welcher Block erzeugt die größten "Bauchschmerzen"? Einfach zu erklären sind zunächst einmal einige kleinere Kostenpositionen. Dazu gehören die Finanzierungskosten für die Hardware, denn eine Null-Prozent-Finanzierung ist eher die Ausnahme. Weitere Kos- ten erzeugen die Betriebssystem-nahen Softwarelizenzen etwa für Antivirus-Software und Microsoft-Produkte sowie Umlagen zum Beispiel für die Leistungen des zentralen Einkaufs. Diese Posten können sich auf 7,50 Euro und mehr pro Monat summieren.
Hinzu kommen die Lizenzkosten für Anwendungssoftware wie eine Office-Lösung oder ein Programm zur Erstellung von PDF-Dateien. Je nach Einkaufsvolumen und Verhandlungsgeschick kann hier eine Summe von etwa 15 Euro pro Monat auflaufen.
Die Sachkosten sind vielfältig
Damit ist aber noch nicht das Ende der direkt zuordenbaren Sachkosten für den PC erreicht. Denn der PC wird über das lokale Netz mit dem Unternehmensnetz verbunden, damit der Mitarbeiter Server-Anwendungen wie beispielsweise SAP-Software nutzen, per E-Mail kommunizieren oder einfach Netzressourcen wie Datenbanken, File-Server und das Intranet verwenden kann. Diesen Aspekt lässt der Laie bei seiner Kostenbetrachtung oft außer Acht. Würde er die Abgaben für seinen heimischen DSL-Anschluss einbeziehen, hätte er auch rund 15 Euro pro Monat für den Netzzugriff zu entrichten. Hier verschwimmt auch spätestens die Grenze zu den scharf als Sachkosten pro PC zu bezeichnenden Positionen.
Lizenzen nicht vergessen
Im Unternehmen kommen dann noch die Kosten für das Weitverkehrsnetz (WAN), den Internet-Zugang, die Kosten für den E-Mail-Account, File-Server, die Softwareinfrastruktur etc. hinzu. Insgesamt belaufen sich die Ausgaben hier auf bis zu 50 Euro pro Monat. Diese Aufwendungen setzen sich wiederum aus Hardware, Abschreibungen, Lizenzen, kalkulatorischen Raumkosten, Umlagen für Mieten, Umlagen für das Rechenzentrum und nicht zuletzt den Personalkosten für den Betrieb zusammen.
Hohe Personalkosten
Damit ist jetzt auch der Punkt genannt, der in den IT-Abteilungen im Zuge einer Kostenermittlung die meisten Schwierigkeiten verursachen dürfte. Welcher IT-Leiter oder Controller kann schon genau sagen, welcher Anteil der Personalkosten welchem IT-Produkt zuzuordnen ist? Und selbst wenn er es sagen könnte, wäre dies in der Regel nur eine Momentaufnahme. Deshalb wird auch beim Personal sehr häufig mit Durchschnittskostensätzen kalkuliert. Ansonsten würden sich die Produktpreise jeden Monat, vielleicht auch jeden Tag verändern. Außerdem könnten Unterschiede in der Produktivität, zum Beispiel durch die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, nicht ausgeglichen werden. Um auf die ambitionierten, aber nicht unerreichbaren 100 Euro Gesamtkosten pro Monat und PC zu kommen, dürften Unternehmen für Personalkosten nur 15 Euro pro Monat auf jeden PC umlegen.
PC-Umgebung standardisieren
Der Mitarbeitereinsatz ist aber ein wichtiger Hebel, um die Kosten zu senken. Wo möglich, sollten Firmen transparent darstellen, welche Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auf welche Produkte beziehungsweise Services buchen. Sinnvoll ist es, über einen Zeitraum von zum Beispiel einem Jahr die Durchschnittswerte für die Kostenbetrachtung zu erheben. Diese Analyse sollten sie regelmäßig, üblicherweise jährlich, überprüfen. Signifikante Abweichungen lassen sich so meist leicht erklären, wenn etwa eine neue Applikation oder eine zentrale Infrastruktur eingeführt wurde.
Individuelle Wünsche sind teuer
Außerdem sind die ermittelten Zahlen Basis für einen Vergleich mit anderen Unternehmen. Wenn die Analyse etwa ergibt, dass ein Unternehmen bei vergleichbaren Rahmenbedingungen erheblich mehr Zeit benötigt, um Basis-Images für die Hardware zu erstellen, dann liegt das möglicherweise daran, dass die Prozesse nicht optimal gestaltet sind oder falsche Tools verwendet werden. Manchmal ist aber auch einfach der Standardisierungsgrad bei der Client-Hardware verbesserungsbedürftig. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Anwender nach Belieben PC-Modelle verschiedener Hersteller wählen können - oder wenn sie ihren individuellen PC beim Discounter an der Ecke ordern dürfen. (jha)