Stellen ausschreiben, Bewerbungen auswerten, Vorstellungsgespräche führen, Arbeitsverträge ausarbeiten und Arbeitszeugnisse verfassen: Bei vielen IT-Anbietern sind die Recruiting-Aufgaben noch auf das klassische Bewerber-Management - auf pure Verwaltungsroutine also - fokussiert. Das muss sich schleunigst ändern, fordert Frank Rechsteiner, Gründer und Geschäftsführer der Hype-Personalberatung, wollen die Unternehmen auch bei steigendem Fachkräftemangel noch ausreichend qualifizierte Mitarbeiter finden. Statt als Auftragserfüller der Fachabteilungen müssen moderne HR-Manager als Brückenbauer zwischen Extern und Intern agieren.

Verkaufstalente gefragt

Kommunikationsprofi, Problemlöser, Verhandler, Verkaufstalent, Marketing-Experte und HR-Detektiv: So fasst Rechsteiner das Rollenprofil moderner Recruiter zusammen. "Wer als HR-Manager erfolgreich sein will, muss vermitteln können zwischen den immer anspruchsvolleren Kandidaten einerseits, die unter vielen Jobangeboten wählen können, und den Fachabteilungen andererseits, die mehr denn je in die Recruiting-Prozesse einzubeziehen sind."

Das heißt konkret: Gute Recruiter handeln wie Verkäufer, um Kandidaten für ihr Unternehmen als Arbeitgeber und für offene Stellen zu begeistern. Sie agieren proaktiv und offensiv und verstehen sich auf die Vermarktung von Vakanzen, wie es die klassischen Sales Manager im Bereich von Produkten und Dienstleistungen praktizieren. Dazu müssen HR-Manager über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und viel Fingerspitzengefühl verfügen, um auf die individuellen Bedürfnisse eines Kandidaten eingehen zu können. Weitere Schlüsselfaktoren sind Geduld, um keinen unnötigen Druck auf die Bewerber auszuüben, sowie die Fähigkeit, mit Kandidaten langfristig Kontakt zu halten: So nehmen gute Personaler auch Absagen nicht persönlich, sondern lassen einen Bewerber wissen, dass er jederzeit wieder auf sie zukommen kann, falls ein neuer Jobwechsel ansteht. So bleibt die Kandidaten-Pipeline immer gut gefüllt.

Moderne Recruiter kennen die aktuellen Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt und fungieren als Talent-Scout, indem sie Social Media, Fachtagungen, Messen, persönliche Netzwerke, eigene Talent-Pools sowie Karriere-Events zur Direktansprache nutzen. Statt mit den üblichen Floskeln zu werben, stellen sie die Unternehmensvision in den Vordergrund und achten darauf, dass nicht nur die fachliche Eignung von Bewerbern (Professional Fit), sondern auch gemeinsame Werte, Normen und Einstellungen (Cultural Fit) berücksichtigt werden.

Enger Kontakt zu Geschäftsbereichen

"Dies wiederum setzt voraus, dass die HR-Manager enge Kontakte zu den Geschäftsbereichen pflegen", betont Personalberater Rechsteiner. "Denn nur so lernen sie die Bedürfnisse der Fachabteilungen genau kennen und sind in der Lage, die Alleinstellungsmerkmale in der Unternehmenskultur zu kommunizieren." Zudem sollten beide Seiten gemeinsam die Ziele der Teams definieren, in denen offene Stellen zu besetzen sind, und herausfinden, wohin sich diese Teams in den kommenden Jahren entwickeln wollen. Diese Transparenz nützt auch bei der Formulierung der Stellenanzeigen, die sich dann wohltuend von gängigen Phrasen, wie "flache Hierarchien" oder "wertschätzendem Umgang" unterscheiden: Denn die Kandidaten wissen dadurch genau, was sie im neuen Job erwartet und ob er für sie passt - oder nicht.

Um weitere positive Bewerbungserlebnisse - die so genannte Candidate Experience - zu schaffen, müssen die IT-Anbieter auch dafür sorgen, dass sich die Bewerbungsverfahren nicht zu lange hinziehen. Denn viele Kandidaten bemängeln, dass vom Erstkontakt bis zur endgültigen Personalentscheidung Wochen, wenn nicht sogar Monate vergehen - und springen ab. Um dies zu vermeiden, sollten die Recruiter in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen für eine deutliche Straffung des Einstellungsverfahrens sorgen. So sollte verbindlich vereinbart werden, dass die Anforderer für eine erste Rückmeldung auf eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht mehr als zwei Werktage benötigen.

Ein Vorstellungsgespräch genügt

Zudem hat es sich in der Praxis bewährt, nur ein einziges persönliches Vorstellungsgespräch für jeden interessanten Bewerber anzusetzen - und danach sofort eine endgültige Entscheidung für oder gegen ihn zu fällen. Dieses Vorstellungsgespräch sollte insgesamt vier Stunden umfassen, in denen der Kandidat jeweils eine Stunde lang zunächst vom HR-Manager, dann vom Abteilungsleiter sowie künftigen Kollegen und zuletzt vom Geschäftsführer interviewt wird. Erfahrungen zeigen: Mit einem einzigen Bewerbungsgespräch ("The big Date") können IT-Anbieter ihre Abschlussquoten deutlich steigern, Bewerber fühlen sich durch diesen kurzen und ehrlichen Umgang wertgeschätzt - und schließen daraus auf die Qualität des Arbeitgebers.

Weitere Informationen in Frank Rechsteiners Themendossier "Wie erfolgreiche Recruiter agieren", https://frankrechsteiner.de/whitepaper/erfolgreiche-recruiter.