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Office & Collaboration

Die verborgenen Schätze des Desktops

30.11.2005
Von Andreas Wiebe

Der Siegeszug in die Unternehmen hat begonnen

Für professionelle Werkzeuge ergibt sich jedoch ein anderes Bild: Die Datenflut nimmt zu, gerade in Unternehmen. Suchmaschinen werden deshalb früher oder später zum Standard gehören - das sehen auch die Analysten so: Berlecon Research prognostiziert dem Markt für Suchtechniken in der aktuellen Studie "Desktop-Suche im Unternehmen" ein starkes Wachstum. Und Gartner vergleicht die Chancen für die Desktop-Suche mit denen des Instant-Messaging: Auch diese Tools haben im Consumer-Bereich begonnen, sich rasend schnell verbreitet und ihren Siegeszug inzwischen auch in Unternehmen angetreten.

Angesichts der enormen Datenvolumina liegt die größte Herausforderung für die Anbieter darin, die Suchtechnik für den Firmeneinsatz weiter zu verbessern. Dabei müssen sie bei der Relevanzbewertung anders vorgehen als Internet-Suchmaschinen, die Bedeutung anhand der Link-Popularität ermitteln. Zwischen Dokumenten auf dem Desktop gibt es nämlich keine Verbindungen.

Intelligenter mit neuronalen Netzen

Um ihre Bedeutung zu ermitteln, prüfen Desktop-Suchmaschinen häufig, wie oft Suchwörter in einem Text vorkommen und wo sie platziert sind. Es geht jedoch noch genauer, zum Beispiel mit Verfahren der künstlichen Intelligenz. Entsprechende Tools suchen nicht nur mit üblichen Algorithmen nach Schlagworten, sondern eruieren mit Hilfe neuronaler Verfahren auch die Bedeutung der Inhalte. Sie verwenden dafür Synonyme und berücksichtigen die Flexionsformen des Begriffs und Wortstamm-Ähnlichkeiten.

Die lokalen Suchmaschinen leisten nützliche Vorarbeit für Schadprogramme, indem sie vorhandene Speichermedien durchforsten und einen Index anlegen. Erst kürzlich gelang es Wissenschaftlern, die Ergebnisse einer Desktop-Suche von einem lokalen Rechner an eine beliebige Web-Seite zu übertragen. Deshalb müssen sowohl der Index als auch einzelne Suchergebnisse vor dem externen Zugriff geschützt sein.

Doch auch beim täglichen Umgang müssen Unternehmen Sicherheitslücken vermeiden: Eine integrierte Passwortabfrage bei sensitiven Daten ist Pflicht. Ohne Passwort sollte die Software weder eine Dokumentenvorschau noch einen Zugriff ermöglichen.

Fazit

  • Jedes Unternehmen sollte seine Bedürfnisse genau evaluieren. Denn die angebotenen Desktop-Such-Tools unterscheiden sich hauptsächlich darin, welche Betriebssysteme, Dateiformate, Sprachen und Anwendungen sie unterstützen. So wird eine Anwaltskanzlei andere Anforderungen haben als ein international operierender Konzern.

  • Hat ein Unternehmen mehrere geeignete Tools identifiziert, hilft nur testen. Die meisten kostenpflichtigen Tools für die Suche in Unternehmen sind als Testversion erhältlich. Der Aufwand hält sich in Grenzen, denn die Software ist schnell installiert und lässt sich meist intuitiv handhaben.

  • Ist die richtige Auswahl dann getroffen, ist der Weg frei für die schnelle und komfortable Suche auf dem Desktop.