20 Millionen Lochkarten im Jahr zu verarbeiten, das erschien den EDV-Machern beim Großversandhaus Witt in Weiden denn doch zu mühselig - ganz abgesehen davon, daß die "Informations-Bilanz" nicht mehr stimmte. So wurde vor fünf Jahren kurzerhand von der IBM-Lochkarten-Organisation auf "Siemens-Online" umgestellt. Das nunmehr eingefahrene Bestellsystem beschreibt Walter Lönneker*.
Das Versandhaus Witt, das auf den Versand von Textilien aller Art spezialisiert ist, hat durch Kombination moderner DV-Methoden ein integriertes System geschaffen, das auch für andere Versandhäuser richtungweisend sein kann.
Die integrierte Verarbeitung ermöglicht es, zwölf Programme simultan arbeiten zu lassen und gleichzeitig fünfzig Datensichtstationen im Multi-User-Betrieb einzusetzen. Grundlage für die integrierte Verarbeitung stellt das Siemens-Datenbanksystem Sesam dar, in dem die Daten von rund zweieinhalb Millionen Kunden gespeichert sind. Weitere 4000 Artikel, die durch unterschiedliche Konfektionsgrößen und Farben auf rund 40 000 Positionen anwachsen, sind in einer separaten Warenwirtschafts-(Artikel-) Datei gespeichert.
Nachdem bis Anfang der, siebziger Jahre eine IBM-Lochkartenorganisation gefahren wurde - freilich mit enormem organisatorischem und personellem Aufwand -, bestimmt seit rund fünf Jahren Siemens-Großrechnerpower die Gestaltung in dem Weiteren Spezialversandhaus. "Die Umstellung von IBM auf Siemens", so Alexis Hamann, Leiter der Organisation und EDV bei Witt, "wurde wesentlich durch das komfortable Platten-Betriebssystern PBS (heute BS 1 000, d.R.) erleichtert.
Zur Zeit arbeiten - bis zur Installation der Steuereinheiten Siemens 8170-11 noch zwei Siemens-Systeme 404 als Vorgechalt-Rechner zwischen den dezentral eingesetzten Bildschirmstationen und den Siemens-Großrechnern 7.738 und 7.748. Die beiden Systeme 404 steuern die gesamte Datenerfassung der gegenwärtig installierten 22 Bildschirmstationen Siemens 8151 (1 080 Zeichen) und 28 Siemens 8153 (240 Zeichen). Die Funktionen der Vorschaltrechner sind vielfältig: Sie speichern zum einen die von den fünfzig Bildschirmsystemen erfaßten Kundenaufträge, führen Plausibilitätsprüfungen durch und dienen zum anderen als Datenübertragungssteuerung für die Kommunikation mit den Großrechnern. Die Online-Datenerfassung wird durch die Siemens-Programmsysteme DEOS-P (Dialogversion) und DEOS-S gesteuert.
Den Dialog mit der Sesam-Datenbank führen die 22 Bildschirm-Datenerfassungsstationen Siemens 8151 durch. Ihre Hauptfunktion besteht darin, neue Kunden in die Datenbank auf- sowie Adreßänderungen vorzunehmen und eventuelle Löschungen in der Datenbank durchzuführen. Die 28 Datenerfassungsstationen Siemens 8153 werden als reine Erfassungsstationen eingesetzt. Künftig soll ein einziges System - Siemens 8161 für den gesamten Online-Bereich installiert werden.
Als besondere Vorzüge der Datenbank bezeichnet Hamann die leichte Bedienbarkeit und den enormen Informationsgewinn, der - durch Informationskettung - dem Spezialversandhaus wichtige Aussagen zum Kundenverhalten, zur Kostenentwicklung von Werbeaktionen und zur kundenindividuellen Auftragsentwicklung ermöglicht. Weiterer Vorzug: Das Datenbanksystem kann mit Hilfe eines einfach zu bedienenden Systemprogramms ("F1") nach beliebigen Gesichtspunkten ausgewertet werden.
So ist es beispielsweise möglich, die Bestellungs-Häufigkeit einzelner Kunden, die Auftragshöhen (bis zwei Jahre zurück) oder die Kundenaktivitäten in bestimmten regionalen Wirtschaftsräumen exakt zu verfolgen. Auch die Kosten einer, Werbeaktion sind für die Großversender aus Weiden kein Buch mit sieben Siegeln mehr: "Wenn zum Beispiel Listen für den Sommerschlußverkauf an alle Kunden, die in den letzten beiden Jahren bei uns gekauft haben, versendet werden, können wir hinterher genau ermitteln, wie teuer eine Kundenbestellung für uns war", freut sich Alexis Hamann.
Nur ungern erinnert sich der EDV-Chef an die alte Lochkarten-Organisation: "Bevor wir früher einen Katalog verschicken konnten, mußte unsere ganze Kartei über dreißig Lochkarten. Leser laufen: Zwanzig Millionen Lochkarten (!) pro Jahr. Achtzig Mitarbeiterinnen waren ausschließlich mit der Führung dieser Kartei beschäftigt." Heute sind lediglich noch 28 Mitarbeiterinnen an den Bildschirm-Erfassungssystemen eingesetzt.
Der DV-interne Rationalisierungseffekt wird auch durch folgende Aussage belegt: "Von 1963 bis heute", so Hamann, "haben sich unsere EDV-Kosten einerseits durch den Preisverfall bei der Hardware, zum anderen durch eine ständige Modernisierung unseres Geräteparks - konstant gehalten, obwohl heute ein Mehrfaches an Hard- und Software installiert ist."
Für das Duplexsystem hat man sich bei Witt aus zwei Gründen entschieden. Zum einen wird besonderer Wert auf eine hohe Systemverfügbarkeit und kurze Response-Zeiten gelegt. Im Falle eines "back-up" kann jedes System die Funktion des anderen übernehmen. Zum anderen werden in Zukunft zu den bereits bestehenden über 300 Einzelprogrammen weitere Systeme implementiert - so unter anderem eine Online-Finazbuchhaltung. Außerdem soll eine weitere Datenbank - für das Personalwesen - aufgebaut werden.
Bestellmenge bleibt im Ermessen des Einkäufers
Erhebliche Auswirkungen hatte die Siemens-Applikation auch auf den Bereich der Warenwirtschaft. "Während ein Auftrag von der Bestellungs-Annahme bis zur Auslieferung früher rund drei bis vier Tage dauerte", konstatierte der DV-Chef, "kann ein Auftrag heute nicht selten noch am Tage des Bestellungseingangs ausgeliefert werden." Die für die Einkäufer des Versandhauses relevanten Daten, die aus der Artikel-Datei verdichtet werden, bestehen aus einer detaillierten Übersicht der bestellten - und inzwischen angelieferten - Artikel, der noch nicht gelieferten Waren, dem Absatz dieser Artikel, dem aktuellen Lagerbestand und einer Prognose über den künftigen Bedarf.
Die Höhe der Bestellungen, die Bestellmenge, wird dem Disponenten nicht vorgegeben: sie verbleibt im eigenen Ermessen des Einkäufers.
*Walter Lönneker ist freier EDV-Fachjournalist.