Die Datenverarbeitung als Rationalisierungsinstrument steht in Zeiten konjunktureller Talfahrt vor ihrer wohl groessten Herausforderung. Hinter Management-Strategien wie Business Re- Engineering, schlanker Fertigung oder Abflachung der unternehmensinternen Hierarchien verbergen sich neue DV-Konzepte, deren Realisierung in den Verantwortungsbereich der IT-Chefs faellt. Die aber muessen sich zur Zeit mit einem anderen Problem herumschlagen: Vom 1. Juli 1993 an gelten in der Bundesrepublik neue Postleitzahlen. Saemtliche Adressbestaende und Anwendungen sind mit hohem Kostenaufwand anzupassen.

Die deutsche Wirtschaft hat auf die Postleitzahlen-Umstellung nicht gewartet. Sie muesste eigentlich ganz andere Probleme bewaeltigen." Dieter Struve, Systemanalytiker und Umstellungsexperte beim Frankfurter Neckermann Versand, bringt auf den Punkt, was viele DV-Verantwortliche denken: Von der Postleitzahl-Reform haben Anwender keinerlei Vorteile zu erwarten.

In einer Reihe von Konzernen stuenden zur Zeit eigentlich andere Dinge an: Die Dezentralisierung der DV-Strukturen, die Verteilung von Daten und Anwendungen ueber verschiedene Plattformen hinweg sowie die Einfuehrung leistungsfaehiger Client-Server-Architekturen. Doch die Post hat mit ihrer Reform Sachzwaenge geschaffen, an denen kein Unternehmen vorbeikommt.

Begruendet wird die Einfuehrung der fuenfstelligen Postleitzahlen mit der Vereinigung Deutschlands. Insgesamt 800 Postleitzahlen in West- und Ostdeutschland, so argumentiert die Behoerde, seien doppelt vorhanden. Man wolle daher ein einheitliches und eindeutiges System schaffen. Bei der Gelegenheit lasse sich auch das ueberholte Briefverteil-Verfahren rationalisieren.

Die Dimension der Umstellungsarbeiten ist nicht leicht abzuschaetzen, viele Unternehmen tun sich mit der Kalkulation der Kosten schwer. So beziffert beispielsweise die Techniker Krankenkasse in Hamburg den Aufwand fuer die Bearbeitung ihres kompletten Adressbestandes von etwa sieben Millionen Anschriften mit rund zwei Millionen Mark. Siegfried Laskawy, Leiter des Megaprojektes, betont aber, dass es sich dabei zunaechst nur um geschaetzte "Nettokosten" handelt. Seiner Ansicht nach kommt noch eine nicht genau zu kalkulierende Summe fuer interne Verbindungen von Projekten und deren Auswirkungen hinzu.

In der Abteilung Software-Entwicklung liegen bei der Krankenkasse einige wichtige Projekte seit nunmehr gut einem halben Jahr auf Eis. "Draussen warten die Geschaeftsstellen darauf, dass wir unsere neuen Softwaresysteme einfuehren - das geht aber nicht, weil die Umstellung der Postleitzahlen Vorrang hat. Dafuer ist in einigen Sachgebieten quasi alles andere niedergelegt worden", bilanziert der Projektkoordinator.

Mit dem 1. Juli, so Laskawy, sind die Probleme noch nicht vom Tisch. Zwar duerfte dann das Gros der vorhandenen Adressen ersetzt worden sein, doch eine Reihe heute kaum kalkulierbarer Probleme werden wohl erst zum Umstellungszeitpunkt sichtbar. Durch aufwendige Simulationen - drei sind noch im Juni geplant - versucht Laskawy die Probleme vorher aufzudecken und entgegenzuwirken.

Die Techniker Krankenkasse rechnet damit, etwa 70 000 Adressen manuell nachbearbeiten zu muessen. Diese Quote von voraussichtlich gut einem Prozent kann sich sehen lassen, in anderen Konzernen werden Werte zwischen fuenf und 15

Prozent erreicht. Das guenstige Ergebnis dem Umstand zu verdanken, dass das Unternehmen seit Jahren ein selbstgeschriebenes Adresspruefsystem einsetzt.

Dennoch ist fuer die Versicherung ein Bodensatz an nichtkonvertierbaren Adressen unvermeidlich. Dafuer sorgen schon die fehlerhaften Leitdateien der Bundespost, die eine komplette Eins-zu-eins-Uebertragung praktisch ausschliessen. "Es gibt Strassen, die in den Dateien der Post gar nicht auftauchen", nennt Laskawy eine der wichtigsten Fehlerquellen, das Strassenverzeichnis.

Besonders die ostdeutschen Strassen seien nicht vollstaendig aufgefuehrt. Die Post entschuldigt diese Luecken mit der Umbenennung zahlreicher Strassen in Ostdeutschland. Volkshelden wie Walter Ulbricht, Ernst Thaelmann oder Rosa Luxemburg hatten mit der Wiedervereinigung ausgedient und mussten nach und nach von den Strassenschildern weichen. Dadurch ist das Verzeichnis nicht komplett, eine Reihe von Anschriften laesst sich nicht den einzelnen Postleitzahlbezirken zuordnen.

Eine schwierige Situation, so Laskawy, ergibt sich auch in Berlin, wo vor etwa zwei Jahren die Menge der Postzustellaemter reduziert worden war. Diese Reform habe aber nur auf dem Papier stattgefunden. So gebe es heute fuer eine Reihe von Postzustellbezirken in der Bundeshauptstadt zwei gueltige vierstellige Postleitzahlen: eine amtliche, die postintern offiziell benutzt werde, und eine, mit der Zusteller und Kunden arbeiteten.

Die Einfuehrung der fuenfstelligen Postleitzahlen sei hier kaum moeglich, da den Unternehmen nur die amtlichen Postdaten zur Verfuegung gestellt wuerden. Erst nach einigem "Nachhaken" habe sich der Postdienst bereitgefunden, der Techniker Krankenkasse inoffiziell eine Liste zur Verfuegung zu stellen, auf der beide vierstelligen Postleitzahlen verzeichnet seien.

"Die deutsche Wirtschaft hat auf die Postleitzahlen-Umstellung nicht gewartet"

Dieter Struve,

Systemanalytiker beim Neckermann Versand in Frankfurt

Die hoechsten Kosten fallen bei der Krankenkasse wie in den meisten anderen Unternehmen bei der Programmierung an. In zahlreichen Firmen sind mehrere tausend Einzelanwendungen umzustellen. Dabei handelt es sich vorwiegend um Cobol-Programme, in denen zum Beispiel die Deklarationen solcher Variablen anzupassen sind, die die Postleitzahl enthalten. Auch die Datenstrukturen, Redefines und Renames koennen betroffen sein.

Auf die Umstellung dieser Programme haben sich verschiedene Softwarehaeuser spezialisiert, darunter auch die Maas High Tech Software GmbH in Stuttgart. Schwierigkeiten, so die Erfahrungen der Softwerker, entstehen vor allem dann, wenn die Programmlogik nicht bekannt ist. Das ist in solchen Unternehmen der Fall, in denen die Dokumentation komplexer Anwendungen ausser im Kopf weniger, zum Teil bereits ausgeschiedener, Mitarbeiter gar nicht oder nur unvollstaendig vorliegt.

Interne funktionale Abhaengigkeiten von Variablen - zum Beispiel ueber Hilfsvariablen - werden in Programmen haeufig nicht gesehen. Zudem muessen in der Regel Aenderungen in der Programmlogik vorgenommen werden, da mit den Postleitzahlen in vielen Faellen geografisch relevante Aussagen - etwa die Unterscheidung Ost- (O) oder Westdeutschland (W) - verbunden wurden. All diese Aenderungen kosten Zeit und Geld, doch an beidem fehlt es vielen Unternehmen angesichts der wirtschaftlichen Situation.

Bereits im August letzten Jahres hat die Neckermann Versand AG in Frankfurt mit der Bereinigung ihrer Postleitzahlen begonnen. Das Unternehmen steht unter besonderem Druck, da es seine rund 19 Millionen Adressen nicht erst zum 1. Juli 1993 umzustellen hat. Der neue Katalog soll die Kunden schon am 3. Juli dieses Jahres unter der neuen Anschrift erreichen. Da der Andruck bereits sechs Wochen vorher beginnen muss, hat das Unternehmen den Wechsel schon weitgehend bewaeltigt. Obwohl Neckermann auf die Zusammenarbeit mit externen Partnern setzt, sind immerhin rund 20 Entwickler, Wartungsprogrammierer und Organisationsfachleute fuer knapp ein Jahr gebunden.

Wie nahezu alle Grossunternehmen hat auch das Versandhaus einen Schattenbestand an Adressen aufgebaut, der zum 1. Juli die alten Anschriften komplett ersetzen soll. Da die Adressen schon immer auf dem postalisch neuesten Stand gehalten wurden, lag die Menge der manuell zu korrigierenden Daten bei unter einem Prozent. Gravierender wirkt sich auch hier bis heute die Korrektur der bestehenden Anwendungen aus. "Wir muessen die ganze Datenbank noch einmal laden, den Matchcode neu erstellen, Tabellen anlegen und etliche Programme aendern", beschreibt Postleitzahl-Experte Struve die Dimension des Projektes.

Schwierigkeiten entstehen seinem Haus wie so vielen Grossunternehmen nicht zuletzt deshalb, weil mit der alten Postleitzahl ein Ordnungskriterium abhanden gekommen ist, das als geografische Orientierungsgroesse unverzichtbar schien. Waren die vierstelligen Zahlen noch gebietsbezogen organisiert, so genuegen die fuenstelligen Postleitzahlen in erster Linie funktionalen Kriterien. Orte, die bisher postalisch getrennt waren, werden zusammengelegt, andere

Bezirke, die nach Postkriterien eine Einheit bildeten, werden neu aufgeteilt. Noch nicht einmal die ersten beiden Ziffern der alten und neuen Postleitzahlen sind in jedem Fall kongruent.

Damit ist etwa eine Postleitzahl-bezogene Zuordnung von Vertriebsgebieten, von Tourenplanungen fuer Verkaufsfahrer und Techniker, von Umsatzstatistiken oder von Provisionsabrechnungen weitgehend ausgeschlossen. Dasselbe gilt fuer die Erhebung soziodemografischer Daten, die von den Behoerden ebenso wie von Wirtschaftsunternehmen benoetigt werden. Dazu zaehlen zum Beispiel Kriminalstatistiken, Informationen ueber die Alterstruktur in bestimmten Gebieten oder auch Bevoelkerungs- und Arbeitsstaetten- Daten.

Ueber dieses Problem ist in der Vergangenheit viel gestritten worden. Die von der Post angestrebte Loesung liegt in der Verwendung eines von den Postleitzahlen unabhaengigen zusaetzlichen Kriteriums, des elfstelligen Kreisgemeinde-Schluessels. Die Behoerde liefert in ihren Dateien einen solchen Schluessel mit. Immer wieder ist jedoch zu hoeren, dass die Postkunden damit nichts anzufangen wissen. Entscheiden sie sich dann doch fuer seine Verwendung, so ist die Enttaeuschung gross: Der Schluessel ist nicht vollstaendig, er kann in der angelieferten Form nur begrenzt genutzt werden.

Softwarehaeuser und Dienstleister wie etwa die Wiese & Partner GmbH in Neu-Isenburg oder das Rhein-Main-Rechenzentrum in Frankfurt profitieren von diesem Missstand. Ihre Dienstleistung besteht nicht nur in der Konvertierung der Postleitzahlen, sie fuegen in die Adressdateien ihrer Kunden zusaetzlich den Kreisgemeinde-Schluessel als geografisches Ordnungskriterium ein - und zwar einen vollstaendigen.

"Ein nicht unerheblicher Teil der uns bekannten Softwarehaeuser ist unserioes"

Wilhelm Huebner,

Vorsitzender des Verbandes der Postbenutzer e.V. in Offenbach

Waehrend Versicherungen, Banken, Behoerden und Industrieunternehmen die Postleitzahl-Umstellung generalstabsmaessig planen und die Kosten relativ genau kalkulieren, wissen viele Mittelstaendler heute noch immer nicht, was eigentlich auf sie zukommt. Wilhelm Huebner, Vorsitzender des Verbandes der Postbenutzer e.V. in Offenbach, sieht diese Betriebe als die Leidtragenden der Postleitzahl-Reform - denn sie fallen

unserioesen Anbietern von Konvertierungs-Tools zum Opfer.

"Ein nicht unerheblicher Teil der uns bekannten Softwarehaeuser ist unserioes", urteilt Huebner. Einige der Anbieter wuessten noch nicht einmal, wie nach Vorschrift der Post die neuen Adressen aufgebaut sein muessen, damit sie spaeter automatisch gelesen werden koennen. Welch hanebuechenen Unsinn manche Hersteller ihren Kunden verkaufen, macht Huebner an einem Beispiel deutlich: "Ein uns bekanntes grosses Softwarehaus erzaehlt seinen Kunden: ,Mit der Umstellung koennt Ihr Euch bis 1994 Zeit lassen, es reicht aus, vor die vorhandene Postleitzahl eine fuehrende Null zu setzen. Wer das macht", so Huebner, "riskiert, dass alle seine Briefe in Sachsen- Anhalt und Thueringen ankommen. Das ist schon kriminell!"

Der Stichtag 1. Juli 1993 wird von vielen Unternehmen offenkundig nicht ernstgenommen - eine Tatsache, die nach Ansicht Huebners fuer einen erheblichen volkswirtschaftlichen Schaden sorgen kann. Geruechte, nach denen die Post gar nicht in der Lage sei, die neuen Zahlen maschinell zu lesen und zu verarbeiten, haben dazu gefuehrt, dass sich viele mittelgrosse Postkunden mit der Umstellung Zeit lassen.

Die Aussage der Post ist jedoch eindeutig: "Wir werden vom 1. Juli an vorrangig Sendungen mit den neuen Postleitzahlen verarbeiten", betont Fraenzi Koske, Sprecherin der Generaldirektion Postdienst in Bonn. Briefe, die mit den alten Postleitzahlen versehen sind, werden voraussichtlich deutlich laenger unterwegs sein.

Dass die volle Bandbreite der Moeglichkeiten, die das neue Postleitzahl-System biete, nicht von einem Tag auf den anderen genutzt werden kann, ist fuer Koske eine Selbstverstaendlichkeit. Dafuer muessten saemtliche Verteilmaschinen ad hoc umgeruestet werden - nach Aussage der Post-Sprecherin eine "Milliardeninvestition".

Man werde bis zum Ende des Jahrzehnts die Logistik fuer den Briefdienst optimieren und entsprechende Maschinen einsetzen. Schon heute boeten allerdings die neuen Postleitzahlen klare Vorteile gegenueber den alten - zum Beispiel, indem eine guenstigere Fachbelegung in den vorhandenen Maschinenanlagen moeglich werde.

Koske argumentiert routiniert. Die harsche Kritik der letzten Monate hat inzwischen nicht nur sie, sondern auch die meisten anderen Sprecher des Bonner Bundespost-Postdienstes abgehaertet. Vorwuerfe waren unter anderem wegen der stark verzoegerten Auslieferung von Test- und Leitdateien sowie deren fehlerhaftem Zustand aufgekommen. Doch auch die mangelhafte Informationspolitik der Post, die unzureichende Unterstuetzung ihrer Kunden bei der Umstellung und die hohen Preise fuer die unterschiedlichen Datentraeger - die nun einmal jedes Unternehmen benoetigt - waren Gegenstand der Kritik.

Gravierend ist aus Sicht der Grossunternehmen jedoch vor allem ein Versaeumnis: die schlechte Kommunikation nach aussen. "Man haette frueher ankuendigen muessen, was mit den neuen Postleitzahlen eigentlich auf uns zukommt und welche Zeitplaene sinnvoll sind", moniert Laskawy von der Techniker Krankenkasse. "Auch die Bereitstellung der zur Umstellung notwendigen Leitdateien haette besser geplant sein koennen."

Weil lange Zeit unklar war, wie die Dateien, die von der Post angekuendigt waren, organisiert sein wuerden, konnten die Verfahren fuer die Umstellung erst sehr spaet erarbeitet werden. "Die Post hatte uns nicht mitgeteilt, dass sie nicht nur die Feldlaenge der Postleitzahlen, sondern auch die der Orts- und Strassenangabe veraendern wuerde", aergert sich Laskawy. "Wir haben erst sehr spaet davon erfahren, naemlich im Oktober 1992 mit der Veroeffentlichung des Vorgehensmodell fuer die maschinelle Umstellung von Adressdateien auf die neuen fuenfstelligen Postleitzahlen."

Dennoch weiss der Mitarbeiter der Techniker Krankenkasse, dass sein Unternehmen mitziehen muss, wenn es nicht dauerhaft Schaden nehmen will. Wilhelm Huebner, Sprecher der Postbenutzer, bringt auf den Punkt, warum es sinnlos ist, die neuen Zahlen zu boykottieren: "Wenn die Post auf die Nase faellt, nimmt nicht nur sie Schaden. Es sind in erster Linie die Kunden, die betroffen sind."

Heinricht Vaska