In kleinen und mittleren Städten (61 bzw. 85 Prozent der Befragten) werden die Herausforderungen etwas seltener als groß angesehen. Im Vergleich der Verwaltungsebenen fällt auf, dass die befragten Bundesbehörden mit dem Thema E-Government offenbar gelassener umgehen. In dieser Gruppe schätzen nur 50 Prozent der Befragten E-Government als schwierige Aufgabe ein.

Automatisierung, Konsolidierung und Ablauforganisation

Als Effizienzinstrumente stehen die Aufgabenvollzugskritik und die Aufgabenzweckkritik im Fokus. Damit wollen die Verwaltungen schlanker und schlagkräftiger werden. Weitere bis 2014 geplante Maßnahmen sind die Automatisierung von Verwaltungsprozessen, die Konsolidierung der IT, die Verbesserung der internen Ablauforganisation sowie die verstärkte Nutzung externer öffentlicher Dienstleistungszentren (Shared-Service-Center). Aber auch direkte Kosteneinschnitte nach dem Rasenmäherprinzip sind geplant – in rund 40 Prozent der Verwaltungen.

Die Nutzung IT-gestützter Prozesse im Sinne von E-Government trägt wirksam zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz bei, wie die Befragten mehrheitlich angeben. Bislang haben die Verwaltungen vor allem in IT-Sicherheit, Workflowmanagementsysteme, Standardsoftware, integrierte Prozesse (XÖV) und serviceorientierte Architekturen investiert. In den kommenden drei Jahren sind Investitionen insbesondere für die Nutzung der Funktionen des neuen Personalausweises – die Online-Ausweisfunktion und die qualifizierte elektronische Signatur – geplant sowie für Government-Information-Management-Systeme und weitere XÖV-Prozesse.

Im Bereich IT planen 10 Prozent der Befragten Investitionen in E-Partizipation. 9 Prozent wollen ihre IT modernisieren, und 7 Prozent nennen Projekte für die elektronische Verfahrensabwicklung (E-Akte). Angesichts des demographischen Wandels und des Fachkräftemangels beabsichtigen 20 Prozent Personalentwicklungsmaßnahmen wie Qualifizierungen oder Ausbildungsoffensiven. 7 Prozent setzen auf die Gewinnung neuer Fachkräfte.

Bürgerbeteiligung soll Effizienz erhöhen

Fast drei Viertel der befragten Entscheider sprechen sich für eine aktivere Mitarbeit der Bürger in ihrem Verwaltungsbereich aus. Die Bürgerbeteiligung ist ein weiterer Weg, um die Effizienz der Verwaltung und die Dienstleistungsqualität zu erhöhen – und um angesichts des demographischen Wandels Kapazitätslücken zu schließen. Eine stärkere Bürgerbeteiligung kann die Verwaltung entlasten, insbesondere wenn die Bürger Verwaltungsleistungen im Sinne von Koproduktion oder Crowdsourcing selbst übernehmen.