Ein Unternehmens-Wiki stellt sicher, dass Mitarbeiter und Mitglieder von Teams Zugang zu allen relevanten Informationen haben, gleich ob sie im Firmenbüro oder im Home-Office tätig sind.

Zu den beliebtesten Wiki-Lösungen zählt Atlassian Confluence. Doch Nutzer von Confluence Server haben ein Problem: 2024 stellt Atlassian den Support für Confluence Server komplett ein, wobei Kunden schon heute keine Lizenzen oder Apps mehr beziehen können.

Keine Updates, kein Support und keine Add-ons

Das heißt für Kunden, dass sie weder bestehende Lizenzen erweitern können noch die Option haben, Add-ons für Confluence Server zu erwerben. Ebenso problematisch ist, dass Atlassian ab 2024 keine Sicherheitsupdates mehr bereitstellt. Eine Software einzusetzen, bei der Sicherheitslöcher nicht mehr geschlossen werden, ist nicht akzeptabel.

Zwar bietet Atlassian Bestandskunden zwei Alternativen an: Confluence Data Center und Confluence Cloud. Doch beide weisen spürbare Einschränkungen auf.

"Data Center": Teuer und mit unsicherer Zukunft

Confluence Data Center können Unternehmen im eigenen Rechenzentrum betreiben. Allerdings kostet diese Confluence-Version mindestens 27.000 Dollar pro Jahr, also fünfmal so viel wie Confluence Server. Zudem sind nur Lizenzen ab 500 Usern verfügbar. Für kleine und mittelständische Firmen bedeutet das eine eklatante Kostensteigerung mit nur einem Drittel der ursprünglich für Server verfügbaren Add-ons.Ein weiteres Manko: Es ist unklar, wie lange Confluence Data Center verfügbar sein wird. Denn bereits 2021 ließ Atlassian durchblicken, dass alle Kunden mittelfristig auf die Cloud-Version umschwenken werden. Atlassian spricht auch von einer "Journey to the Cloud".

Confluence Cloud: Weniger Funktionen für mehr Geld

Auch die Cloud-Version von Confluence ist für viele Anwender nur bedingt attraktiv. Ein kritischer Punkt ist die Einhaltung der Compliance-Vorgaben sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Denn Confluence Cloud läuft auf Servern von Amazon Web Services (AWS), also in der Public Cloud eines Unternehmens, das seinen Sitz nicht in der EU hat. Das kann für Unternehmen ein Problem darstellen, die in ihrem Enterprise-Wiki sensible Informationen bereitstellen.

Auch beim Preis-Leistungs-Verhältnis schneidet die Cloud-Variante im Vergleich zu Confluence Server schlechter ab. So stehen nicht nur weniger Add-ons zur Verfügung, sondern auch die Kosten sind beträchtlich: Für 100 Nutzer fallen 5.750 Dollar in der Basis und 11.000 Dollar für Premium an - und das ohne zusätzliche Add-ons. Für die Anbindung an Verzeichnisdienste wie Microsoft Active Directory (AD/LDAP) werden nochmals 4.000 Dollar pro Jahr fällig.

Alternative nutzen - mit Drupal Wiki

Vor diesem Hintergrund ist es für viele Nutzer von Confluence Server eine Überlegung wert, sich nach einer Alternative umzusehen. Zu den besten Lösungen zählt Drupal Wiki. Dieses Enterprise-Wiki wurde von KontextWork entwickelt, einem deutschen Unternehmen.

Die Plattform bietet alle Funktionen, die Nutzer von einem modernen Enterprise-Wiki erwarten: eine intuitive Bedienung und eine modulare Struktur, die sich individuell den Anforderungen von Unternehmen anpassen lässt. Außerdem können Nutzer über den Browser von jedem Endgerät aus auf Drupal Wiki zugreifen: im Büro, im Home-Office oder unterwegs - ohne Installation einer Software. Hierfür bietet Drupal Wiki eine kostenlose Testversion an.

Zur kostenlosen Testversion

Ähnliche Usability und lokaler Betrieb

Mit der Office-Integration haben Nutzer von Drupal Wiki die Möglichkeit, sich Word-, Excel- und Power-Point-Dokumente sowie PDF-Dateien anzeigen zu lassen. Dank einer leistungsstarken Suchfunktion können sie jederzeit Dokumente finden. Auch Freigabe- und Review-Workflows lassen sich mit Drupal Wiki auf einfache Weise einrichten.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Drupal Wiki und die Lösung von Atlassian haben eine ähnliche Struktur. Das gilt beispielsweise für die Bereiche, deren Hierarchie und die Gliederung. Das heißt, Confluence-Nutzer finden sich schnell mit Drupal Wiki zurecht - ohne Workshops und Schulungen, die Zeit und Geld kosten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Unternehmen Drupal Wiki auf eigenen Servern betreiben können, bei voller Kontrolle über ihre Daten.

Confluence-Daten komfortabel in Drupal Wiki übernehmen

Die Frage ist allerdings, wie sich die Daten von Confluence Server auf Drupal Wiki übertragen lassen. Denn bei vielen Alternativen erfordert dies eine aufwendige Handarbeit. Und das mit dem Risiko, dass letztlich doch nur Teile der Bereiche mit ihren Seitenhierarchien, Inhalten und Formatierungen übertragen werden. Es ist nachvollziehbar, dass viele Unternehmen dieses Risiko scheuen.

Bei Drupal Wiki verläuft die Migration dagegen schnell und komfortabel. Der Grund ist, dass dieses Wiki derzeit auf dem deutschen Markt die einzige Alternative zu Confluence ist, die über eine automatisierte Migrationsfunktion verfügt. Sie reduziert den Aufwand bei der Umstellung auf ein Minimum.

Bei der Migration werden alle Inhalte übernommen, einschließlich der Bereiche und Seiten-Hierarchien, der Nutzer und Berechtigungen. Gleiches gilt für die Seiteneigenschaften (Page Properties), zentrale Makros und Navigationsstrukturen, außerdem Links und Funktionen. Auch die Anbindung an Active Directory und das Single-sign-on stehen nach der Umstellung wie gewohnt zur Verfügung. Nutzer können daher sofort "loslegen".

Weitere Informationen zur Confluence Migration finden Sie hier:

Drupal Wiki

Die Migration im Vorfeld testen

Wer sich ein Bild von Drupal Wiki und der Migration machen möchte, kann jederzeit eine kostenlose Testversion auf der Webseite erhalten. Nutzer können vorab festlegen, welche Testdaten sie übertragen möchten und ob dabei Benutzerdaten ausgespart werden sollen - Stichwort Datenschutz im Rahmen der DSGVO.

Unternehmen und Arbeitsgruppen haben somit die Möglichkeit, gezielt die Migration einzelner Bereiche von Confluence durchzuspielen - ohne jedes Risiko.

Fazit: Mut zum Wechsel

Die Abkündigung von Confluence Server ist eine gute Gelegenheit, über Alternativen nachzudenken, die vergleichbare Funktionen für deutlich weniger Geld bieten. Mit Drupal Wiki steht eine solche Alternative bereit. Die automatische Confluence Migration ermöglicht es zudem Nutzern, auf einfache Weise und ohne Risiken ihr Enterprise-Wiki auf die neue Plattform zu transferieren. Es lohnt sich, dies mithilfe der Testversion von Drupal Wiki auszuprobieren.

Hier ausprobieren