Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Businessgrafik, Datenbank- und Informationssysteme gehören bereits zur Mikrorechner-Normalität. Nunmehr drängen auch verstärkt Projektmanagement-Systeme auf diesen Markt. Sie basieren in ihrer Mehrheit auf der Netzplantechnik nach dem "CPM-Verfahren" (Critical path method).
Der Softwarepreis, die Entlastung des Mainframe und die permanente und schnelle Verfügbarkeit der gewünschten Daten auf dem Tisch des Projektmanagers bieten ein durchaus wirtschaftliches Argument zum Einsatz von PMS auf Mikrocomputern auch in Großunternehmen.
Dies in Verbindung mit den technischen Möglichkeiten, die der Single-User-Betrieb erlaubt (sofortige Reaktion auf beliebigen Tastendruck und nicht erst nach Drücken der Entertaste) erleichtern den Umgang mit einer solchen PC-Software. Eine Einarbeitung ist durch professionelle Dokumentation häufig in wenigen Stunden möglich. "Learning by doing" ist also in der Tat angesagt.
Ein nicht zu unterschätzender Vorteil des PC-Einsatzes ist es, neben dem PMS-System noch andere Produkte zur Unterstützung der Projektarbeit einsetzen zu können. So ist es beispielsweise möglich, mit Tabellenkalkulations-Programmen Algorithmen zur Schätzung der Vorgabezeiten von Teilaufgaben aufzubauen und durchzurechnen. Mögliche Einflußgrößen können dabei Faktoren wie Mitarbeiterqualifikation oder Anzahl der zu verarbeiteten Dateien und so weiter sein.
Ein weiterer Vorteil von PMS-Systemen auf PCs ist es, daß viele der anfallenden Auswertungen grafisch dargestellt und gedruckt werden können (Matrixdrucker). Diese Grafiken sind leicht und schnell zu verstehen und helfen daher wesentlich bei der Akzeptanz solcher Planungssysteme durch die Mitarbeiter. Nachteilig wirkt sich für den Bearbeiter jedoch aus, daß der Ausdruck relativ langsam ist. Drei Seiten "seitwärts" zu drucken dauert etwa zehn Minuten. Jedoch: Wie lange warten Projektmanager auf eine Liste aus dem Rechenzentrum oder wie lange brauchen Anwender, um einen Netzplan mit 100 Aktivitäten neu zu zeichnen?
Alternativen direkt durchspielen
Durch die direkte Verfügbarkeit und schnelle Bearbeitung auf dem Mikro ist es auch möglich, in Projektbesprechungen Alternativen direkt durchzuspielen und die Auswirkungen sofort zu betrachten. Da die Ergebnisse allen Mitarbeitern sofort offengelegt werden können, bleibt die Gefahr von Mißverständnissen und Abstimmungsproblemen minimal. Der Mitarbeiter wird von Beginn an optimal in die Planung "integriert".
Manko bei nahezu allen PMS-Systemen auf PC-Basis ist, daß die Rückmeldeverarbeitung nicht in dem Maße vollzogen wird, wie der Anwender dies für die Praxis verlangen könnte. So ist es beispielsweise nicht möglich, Rückmeldungen getrennt zu erfassen (Stunden/Tage) und dann in den Netzplan einfließen zu lassen.
"Halbe" Mitarbeiter gibt es nicht
Ein weiteres Problem stellt die Tatsache dar, daß man nicht direkt "halbe" Mitarbeiter planen kann. Das bedeutet: Ein Sachbearbeiter kann nicht zwei Aufgaben zur gleichen Zeit übernehmen.
Zur besseren Abschätzung und Planung des Einsatzes solcher Produkte noch Tips, die einem Anwender beim Einsatz von PMS-Systemen auf dem Mikro helfen. Ein Beispiel soll das verdeutlichen: Ein Unternehmen plant, 35 Mitarbeiter in mehreren Projekten einzusetzen. Der Verwaltungsaufwand beträgt wöchentlich einen Tag für die Planung der Mitarbeiter. Der Anwender hat daher Standardnetze entwickelt, die für die einzelnen Projekte nur abgeändert werden.
Netzpläne werden im Projektverlauf detailliert
Sinnvoller ist es, Belege zu benutzen, auf denen die Mitarbeiter produktgerecht ihre Arbeit zurückmelden. Der Netzplan wird im Laufe des Projektes immer feiner detailliert. Des weiteren gibt es eine Definition, wann und wer welche Listen und Auswertungen erhält.
Generelle Hinweise, die vor der Einsatz eines PMS-Systems zu beachten sind: .
- Kann das gewünschte PMS Ressourcen verwalten (Mitarbeiter, Terminals) und ist es möglich, festzustellen, ob Engpässe beim Einsatz der Ressourcen in unterschiedlichen: konkurrierenden Aktivitäten vorhanden sind?
- Zur ständigen Verbesserung der Planungsvorhaben muß es möglich sein, festzustellen, wie sich die Planungsvorgabe zur tatsächlichen Zeit oder zum Kostenaufwand verhält.
- Können Feiertage so definiert werden, daß sie in der Planung Berücksichtigung finden?
- Ist es möglich, Urlaub zu planen (fester Starttermin in der Aktivität "Mitarbeiter Meyer Tarifurlaub")?
- Können Standardprojekte (Phasenplan) definiert und diese in Kopie verwendet werden?
- Lassen sich unterschiedliche Zeiteinheiten in einem Projekt definieren (Tage:/Wochen/Monate)?
- Ist es möglich, zu definieren welche Dateien und Übersichten erscheinen sollen?
- Welche Hilfe bietet das PMS beim Erstellen des Projektbudgets?
- Sind Daten auch von anderen Systemen zu übernehmen (Import) oder können diese in ein anderes Standardformat übergeben werden (zum Beispiel DIF für Lotus)?
- Wie weit geht die Unterstützung bei der Rückmeldeverarbeitung?
- Wie aussagefähig sind die Grafiken und Listen, die das System liefert?
- Kann man Subprojekte (Übersichtlichkeit) anhängen?
* Klaus Spieker ist Abteilungsleiter Mikrorechnersoftware bei der rhv softwaretechnik GmbH, Düsseldorf.