Ratgeber Dokumenten Management

Die häufigsten Stolpersteine bei der Archivierung von E-Mails

05.10.2008
Von  und Bernhard Zöller
Jobst Eckardt ist Senior-Berater bei Zöller & Partner.

6. Was muss ein Berechtigungssystem einer E-Mail-Archivlösung leisten können?

Solange eine archivierte Mail oder Anhänge nur über das Mail-System zugreifbar sind, werden die Zugriffsrechte durch die dort vorhandene Rechtestruktur geregelt. Dies gilt auch für wiederhergestellte Mails, solange diese im ursprünglichen Ordner des Mail-Systems erzeugt werden.

Das Berechtigungskonzept des Mail-Systems sollte auch im Archivsystem berücksichtigt werden. Ein Zugriff auf archivierte Mails außerhalb des Mail-Systems ist per Default nur diejenigen Mitarbeitern zu ermöglichen, die als Empfänger oder in Kopie (CC bzw. BCC) aufgeführt sind. Eine Möglichkeit hierfür bietet der Online-Abgleich der gespeicherten Mail-Adressen mit einem Unternehmens-Directory oder der Import der Benutzerkennung und Gruppenkennungen über LDAP-Schnittstelle.

Darüber hinaus muss mindestens eine Berechtigungssteuerung für das Löschen von archivierten Mails vorhanden. Eventuell sollen ja Mails nicht durch den einzelnen Endanwender selbst, sondern nur durch festgelegte Administratoren gelöscht werden dürfen. Falls Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, sollten Anwendungsfunktionen im Mail-Archiv zur Verfügung stehen, um den archivierten Mail-Bestand mit anderen Berechtigungen zu versehen bzw. gezielt anderen Benutzern zuordnen zu können.

7. In welchem Format sollten E-Mails archiviert werden?

Die auf dem Markt angebotenen Lösungen bieten als Speicherformat unterschiedliche Möglichkeiten an. Eine Option ist das RFC 2822-Format, welches als nativer Standard für die Übertragung von Mails genutzt wird und wie ein Container alle Informationen inkl. Anhänge enthält. Für die Mail-System-unabhängige Anzeige aus dem Mail-Archiv ist allerdings ein entsprechender Viewer notwendig, für die Anzeige über einen Standard-Mail-Client wie MS Outlook oder Lotus Notes muss die archivierte Mail vorher in proprietäre Mail-Formate wie eml, MSG oder NSF konvertiert werden. Eine Trennung von Mailbody und Anhängen ist nicht möglich. Die Wiederherstellung kann allerdings durch erneutes Senden in jedem Mail-System erfolgen.

Viele Systeme bieten die Archivierung im Original-Mail-Format des Ursprungssystems an. Hier gelten die gleichen Funktionalitäten wie vorher beschrieben, allerdings ist eine Wiederherstellung ohne Format-Migration typischerweise nur im ursprünglichen Mail-System möglich. Eine weitere Möglichkeit ist eine getrennte Speicherung von Mailbody und Anhängen. Hier muss der Mailzusammenhang im Mail-Archiv hergestellt werden.

Eine Konvertierung des Mailtextes und der Anhänge sollte nur für solche Unterlagen genutzt werden, für die eine Vertiffung beziehungsweise PDF-Konvertierung sinnvoll und möglich ist. Bei einem MS Excel- oder MS-Project-Dokument stellt sich die Frage, welcher Bereich oder welche Ansicht überhaupt "gedruckt" werden soll. Weitere Stolpersteine sind auch in Office-Dokumenten vorhandene Makros, die möglicherweise. Probleme bei der Konvertierung verursachen und dann auch noch verloren gehen.