Wie viel Zeit können die Anwender zum Suchen und Analysieren der Informationen aufwenden? Die Antwort auf diese Frage ist essentiell, mahnen BI-Kenner. Mangelt es manchen Mitarbeiter-Gruppen an der Zeit zum Umgang mit dem BI-Tool, dann muss für diese Teams auch kein solches Werkzeug angeschafft werden. In der Folge erleichtert sich das Unternehmen Anschaffung und Installation des Systems, da weniger Nutzergruppen befragt und berücksichtigt werden müssen. Ist trotz akuten Zeitmangels ein BI-Zugriff unabdingbar - beispielsweise für das Management - dann sollte die IT-Abteilung entsprechend einfach zugängliche Nutzerschnittstellen wie Dashboards bereitstellen.

Template für Adhoc-Anfragen

Welche Fragen stellen die Kollegen an das BI-Tool? Um eine BI-Lösung nicht zu überfrachten, müssen die Wege bekannt sein, auf denen Nutzer Fragen an die Software stellen. Fragen nach dem aktuellen Status beantwortet am besten ein Dashboard oder ein Report. Das Stellen von Ad-hoc-Anfragen erfordert dagegen mehr Fertigkeiten auf Seiten des Nutzers. Um diesen nicht zu überfordern, sollte ihn die Software mit Hilfe von Templates durch das Erstellen der Frage führen.

Wie lange halten sich die Anwender wo auf? Verbringen BI-Nutzer einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außer Haus, bleibt ihnen beim Zugriff auf die BI-Lösung zumeist nur ein Smartphone. Aufgrund der technischen Einschränkungen dieser Geräte sind beispielsweise Ad-hoc-Reports, aufwändige Visualisierungen oder Online Analytical Processing (OLAP) allerdings kaum sinnvoll einzusetzen.