Von Erhard Büch, Wirtschaftsingenieur und Unternehmensberater in Dortmund.

Wenn heute über Rationalisierung im Büro gesprochen wird, so wird vielfach angenommen, daß es sich um den Einsatz dedizierter Textverarbeitungssysteme handelt. Diese Annahme aber ist verfehlt. Der Arbeitsplatz im Büro ist längst nicht mehr nur Schreibplatz oder Schreibtisch, sondern er ist heute ein Umschlagplatz für vielfältige Informationen.

Neue elektronische Medien werden verstärkt in das "Büro von heute" einziehen, das durch

Telefon Schreibmaschine ------> beides am Arbeitsplatz

Fernschreiber Kopiergeräte ------> zentral aufgestellt für alle

seit zirka 100 Jahren geprägt ist.

Bei Aussagen über die Entwicklungen der Zukunft, geht man nicht fehl, anzunehmen, daß die Innovation von einer Kombination und Neugruppierung von Geräten und Technologien bestimmt wird.

Ein erster Ansatzpunkt ist durch die Integration der Daten- und Textverarbeitung bereits geschaffen. Hier gibt es verschiedene Philosophien:

- Hardware und Betriebssystem für beide Bereiche sollen gleich sein

- für jeden Bereich eigene Hardware (die Systeme sind über eine Leitung gekoppelt).

Mit Sicherheit ist die erste Philosophie, wie sie auch von einigen Herstellern vertreten wird, die Bessere. Man hat hier frühzeitig erkannt, daß die systemtechnischen Möglichkeiten der kommerziellen Datenverarbeitung besser genutzt werden können. Freilich ist nicht zu übersehen daß bisher relativ wenige dieser Systeme beim Anwender eingesetzt sind.

Dies ist aber mit Sicherheit nicht auf die zu geringe Akzeptanz zurückzuführen, sondern vielmehr darauf, daß die Textverarbeitungssoftware bei sehr vielen Herstellern - auch oder gerade bei den großen - noch sehr im argen liegt.

Text- und Daten-Integration ist nur ein Anfang

Mit Sicherheit ist es aber mit der Integration von Daten- und Textverarbeitung nicht getan. Eine Integration aller Komponenten wird angestrebt.

Der Intergrationsprozeß von Daten- und Textverarbeitung in Verbindung mit Kommunikationstechniken wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren überproportional zunehmen und die Produktivität im Büro stark erhöhen.

Aus organisatorischer Sicht gibt es fast nur Insellösungen. Dieser Taylorismus kommt der Herstellerphilosophie entgegen, denn die Abwicklung eines Vorganges am Arbeitsplatz erfordert häufig unterschiedlichen Hardwareeinsatz. Die Folge dieses Taylorismus ist, daß die Produktivität im Büro noch immer der Produktivität in der Fertigung erheblich hinterherhinkt, was sich letztlich auch in einer schlechten Kostenrelation bemerkbar macht.

Die wichtigste Voraussetzung für eine breite Nutzung der Informationstechnik ist mit Sicherheit in den Fortschritten der Halbleitertechnologien zu sehen. So werden höhere Integrationsdichten; zu einer weiteren Senkung der Preise pro Chip die Folge sein. Es ist daher wichtig, daß die neuen Techniken auch sinnvoll eingesetzt werden.

Im Zusammenhang mit neuen Technologien und neuen Fernmeldediensten (Telekommunikation) ist die Frage zu stellen:

- Wird das integrierte Bürokommunikationssystem eine Vision bleiben? oder

- Ist es richtig, daß die weitere Dezentralisierung der Bürotechnik eine Integration der verschiedenen Funktionen impliziert?

Der beste Ansatzpunkt zur Realisierung für das Büro von morgen ist der sich schon heute in der Datenverarbeitung stark durchsetzende Trend zum Distributed Processing", zur verteilten Verarbeitung. Das heißt, wir werden zu einer verteilten Verarbeitung bei gleichzeitiger Verknüpfung der bislang mehr oder weniger isolierten Bereiche Datenverarbeitung, Textverarbeitung, grafischer Verarbeitung und technischer Kommunikation gelangen.

Es sollte in gleicher Weise das Fenster zur Datenverarbeitung als auch zur Textverarbeitung geben, wobei - wenn irgendmöglich - die Textverarbeitung auf ihre Grundfunktion (Kommunikation von Informationen in lesbarer Farm) zurückgeführt werden soll.

Eine Integration wird sich auf verschiedenen Integrationsstufen und über einen längeren Zeitraum hinweg abspielen.

Integrationsstufe 1: Verknüpfung von Daten- und Textverarbeitung

Obwohl damit bereits begonnen wurde, bedarf es noch einiger Zeit um diese Stufe organisatorisch voll in den Arbeitsablauf einzugliedern. Die Stufe wird nicht so sehr von neuer Hardware geprägt sein, als vielmehr von weiteren Software-Paketen. So wird zu der Daten- und Textverarbeitung neue Software hinzukommen, die Tag für Tag im Büro benötigt wird. Dazu gehören:

- Terminabstimmungs- und Erinnerungskalender

- automatische Wähleinrichtung

- Adreß- und Telefonverzeichnis

- Zugang zu Teletex

- das Unterstützen von Inhouse-Bildschirmtextsystemen

- Zugriff zu bibliographischen und Informations-Datenbanken

Integrationsstufe 2: Das multifunktionale Bürosystem

Diese Stufe wird sowohl durch neue Hardware- als auch Software-Lösungen geprägt. Das multifunktionale Terminal- oder Bürosystem wird sich durchsetzen. Ein Terminal, bei dem neben der Daten- und Textverarbeitung die Möglichkeit gegeben ist, auch Grafiken darzustellen. Mit Sicherheit wird es bei den Bürosystemen nicht die hochauflösenden Rasterbildschirme geben, wie wir sie aus dem CAD-Markt kennen. Vielmehr sind diese Bildschirme zur Darstellung von Balkengrafiken geeignet. Zur Speicherung sehr großer Datenmengen bietet sich auch die optische Speicherplatte an.

Durch die Verwendung großer Speichermedien wird es möglich sein, Archive elektronisch zu führen. Es ist daher wichtig, daß Verfahren gefunden werden, die ein sehr schnelles Auffinden abgespeicherter Informationen erlauben. Diese softwaremäßig gesteuerten "Retrieval-Funktionen könnten durch die neue Speichermethode unterstützt werden - den Assoziativspeicher.

Weitere Peripheriegeräte, die an ein solches multifunktionales System angeschlossen werden, sind:

- Tipp-Tablett

- Balkencode-Leser

- Fernkopierer

- unterschiedlichste Drucker.

Wie auch in Stufe 1 wird diese Stufe sehr stark durch geeignete Anwendersoftware geprägt sein.

Integrationsstufe 3:, Lokale Netzwerke

In dieser vorläufig letzten Stufe wird man mit der Inhouse-Vernetzung beginnen. Von einer totalen Vernetzung kann aber noch nicht gesprochen werden. Diese Vernetzung wird erst in vier bis fünf Jahren in verstärktem Maße in Erscheinung treten. Ausgenommen vielleicht einige Pilot- und Prestige-Installationen.

Die Wünsche, die heute an die Technik gestellt werden, beinhalten in ihrem Kern die Forderung, daß jedes Gerät - gleichgültig von welchem Hersteller - an die Steckdose angeschlossen werden kann, um mit jedem anderen Gerät, das an diesem Netz angeschlossen ist, kommunizieren zu können. Nur sind wir heute von diesen Wunschvorstellungen der Anwender noch meilenweit entfernt. Zielsetzung ist, Daten, Text, Sprache und Bilder über die gleiche Leitung zu senden und zu empfangen.

Wie immer, wenn mehrere Hersteller etwas entwickeln, wird es noch Normungs- und Standardisierungsschwierigkeiten geben. Bei den heute angebotenen Netzwerken gibt es drei verschiedene Strukturen, die untereinander nicht kompatibel sind:

- Sternstruktur

- Bus-Struktur

- Ring-Struktur.

Alle angebotenen Netzwerke sind im Planungsstadium und weisen daher noch erhebliche Mängel auf.

Ethernet: begrenzte Länge des Busses, Kollision, je länger der Bus ist, das heißt, daß das Bus-System relativ schnell in die Sättigung läuft. Bewegtbilder und Telefongespräche können nicht über dieses Bus-System realisiert werden.

Wangnet: Trotz breitbandigem Netz kann auch hier das Telefon nicht in das Netz integriert werden. Durch die Netzphilosophie wird das Kabel besser ausgenutzt, aber es verkompliziert die ganze Angelegenheit.

Die Ringleitungsstruktur ist -von der Logik her schon besser kontrollierbar als Bus-Systeme. Probleme bei der Ringleitung könnten in einem Störungsfall auftreten und zum Ausfall des gesamten Kommunikationssystems führen.

Siemens: Das Sternsystem, wie es von Siemens propagiert wird, gestattet die Integration aller Kommunikationsformen mit Ausnahme der Breitbandkommunikation.

Das "Büro von morgen" darf aber nicht nur von den technischen Lösungsmöglichkeiten aus gesehen werden, sondern muß auch die organisatorischen Lösungen beinhalten. Hier gilt:

- Abbau der heute noch dominierenden Insellösungen in der Büroorganisation,

- direkte Verarbeitung der Information am Arbeitsplatz.

Organisatorische Aspekte

Konzepte fürs Büro der Zukunft werden vor allem daran zu messen sein, inwieweit sie von ihrer hard- und softwaretechnischen Konzeption her zu einem neuen Verständnis der administrativen Arbeitsorganisation beitragen oder nicht.

Wenn man die neuen technologischen Möglichkeiten in den nächsten Jahren konsequent umsetzt, nicht zu früh und ohne Euphorie am Arbeitsplatz des "Knowledge Workers" einsetzt, können die neuen Medien eine wirkliche Hilfe für den Menschen sein und werden von ihm auch akzeptiert.

Aber: Jeder Eingriff in gewachsene Strukturen sollte von den Betroffenen mitgetragen werden. Es muß vermieden werden, den Menschen rationell in ein "integriertes Bürosystem" einzubinden; auch wenn das auf Kosten einer perfekten Lösung geht.

Auf jeden Fall sollte nicht nach dem bis heute gültigen Motto verfahren werden: Was gut ist für den Hersteller, muß auch gut sein für den Anwender.

Wenn dies geschieht, ist die Tendenz zur Pseudohumanisierung gegeben, nämlich ein Büro mit freundlichen Farben und Grünpflanzen.