DÜSSELDORF (qua) - Auch die Kommunen sehen sich zunehmend nach Möglichkeiten um, die Informationsflut einzudämmen. Die Stadtverwaltung Düsseldorf will insbesondere die Texterstellung mit Hilfe der Büroautomation rationalisieren. Wie sie dabei vorgeht, schildert ein vom Amt für automatisierte Informationsverarbeitung herausgegebener Bericht.*
Das Schlagwort Büroautomation definieren die Verfasser als Integration von Textverarbeitung und allgemeiner Datenverarbeitung unter Nutzung interner und externer Datenübertragungswege. Was die Automation der reinen Texterstellung angeht, ist die Stadtverwaltung Düsseldorf bereits ziemlich weit fortgeschritten. Ihrer Darstellung zufolge sind aufgrund der lokalen Häufung von Verwaltungen aller Art schreibtechnische Arbeitskräfte dort Mangelware und Rationalisierungsmaßnahmen deshalb dringend erwünscht.
Für die Integration in ein Textkommunikationssystem sind ebenfalls schon gute technische Voraussetzungen vorhanden. Von den 84 verschiedenen Ämtern und anderen Einrichtungen sind 40 Prozent in der einen oder anderen Form vernetzt. Allein zum zentralen Host-System bestanden im März des vergangenen Jahres 336 Anschlüsse - exakt so viele, wie der Stellenplan 1986 an Schreibkräften ausweist.
Schreibbüros zur Zeit heterogen ausgestattet
Als Zentralrechner fungieren zwei IBM-Mainframes der Serie 3083. Ebenfalls auf den Marktführer setzt die Stadt Düsseldorf mit ihren sieben Netzwerkrechnern vom Typ 8100 und den Softwareprodukten Disoss für die Archivierung, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten sowie Stairs zur Speicherung und Auswertung von formatfreien Texten. Daneben gibt es zwei Prime-Rechner für technische Anwendungen sowie das aus dem selben Haus stammende Textverarbeitungs- und Bürokommunikationssystem OAS. Allerdings ist die Ausstattung der Schreibbüros zur Zeit noch recht heterogen: Diktiereinrichtungen und herkömmliche Schreibmaschinen haben ihren Platz neben PCs und Terminals.
In der Übergangsphase sind zunächst die weniger technischen Probleme zu lösen: Anforderungen organisatorischer, rechtlicher, ergonomischer und personalwirtschaftlicher Art. Außerdem gilt es, die bereits formulierten Ansprüche der Benutzer an ein Büroautomationssystem in die Planung einzubeziehen. Sie umfassen unter anderem die Bereiche Entscheidungshilfe, Textverarbeitung, Electronic Mail, Unterstützung der Sachbearbeitung, Datenbankzugriff, Grafikanwendung für Präsentationen, Druck und Anwendungsentwicklung .
Weil die Kompetenzen für die Bürokommunikation erst relativ spät festgelegt wurden, entwickelten sich neue Lösungen bislang nach dem "Bottom-up-System", das heißt zunächst auf Amtsebene. Um eine mittelfristige Planung für die Einführung "integrierter Informationsverarbeitung" zu erstellen, plant das Amt für automatisierte Informationsverarbeitung, eine mindestens dreiköpfige Projektgruppe einzurichten, die Textverarbeitung und Datenübertragung zentral organisieren soll. Eine dieser Stellen ist bereits besetzt, eine andere ausgeschrieben.
Diese Gruppe soll vor allem die Schnittstellen zwischen Datenverarbeitung und Datenbankverwaltung zwischen PCs und anderen Schreibsystemen sowie zwischen Btx und Telex abstimmen. Darüber hinaus werden E-Mail, Archivierung und zentrale Dokumentation dort geregelt. Parallel zur Entwicklung des Gesamtkonzepts werden aber auch Detailkonzepte entstehen, für die schon Anforderungen von den einzelnen Ämtern formuliert werden.
Zentrales System wird Subsystemen vorgezogen
Eine vordringliche Aufgabe bleibt die Vernetzung der Hardware-Komponenten. Die Verfasser des Berichts betonen, daß die Kapazität kleinerer Subsysteme bei weitem schneller ausgelastet sei als die eines zentralen Systems, was zu "unzumutbarem Antwortzeitverhalten" führe. Weiter gewähre ein Zentralsystem die Ausdehnung der Zugriffsmöglichkeiten auf bestimmte Dokumente. Der Zugang zu den Teletex-, Telefax- und Btx-Diensten könne zentral für eine mögliche große Anwendergruppe realisiert werden. So sollen beispielsweise die Kommunalpolitiker demnächst auch zu Hause mit aktuellen Informationen versorgt werden können.
Stand-alone-PCs werden vor allem dort eingesetzt, wo die Schreibarbeiten in überschaubaren Grenzen bleiben; die Option auf eine spätere Vernetzung bleibt bestehen. Da, wo ein Gesamtprojekt ad hoc nicht realisierbar war, wurden kurzfristig abschreibbare Speicherschreibmaschinen als Zwischenlösung angeschafft. Mit der Integration der entsprechenden Verwaltungsstellen in das Gesamtsystem sollen die dann überflüssigen Maschinen in die weiterhin isoliert arbeitenden Ämter übersiedeln. Die Beschaffung und Betreuung sowohl der Textautomaten als auch der Teletex- und Telefax-Einrichtungen obliegt dem Amt für automatisierte Informationsverarbeitung.
Sach- und Textbearbeitung nicht mehr getrennt
Eine erste Welle der Rationalisierung erlebte die Stadtverwaltung Düsseldorf bereits Mitte der sechziger Jahre. Damals trennten sich "Informationserzeugung", das heißt die Sachbearbeiterebene, und "Texterstellung" voneinander. Die Schreibkräfte wurde von anderen Bürotätigkeiten entbunden oder anders ausgedrückt: vom allgemeinen Verwaltungsbereich ausgeschlossen. Sie rückten auch räumlich enger zusammen, so daß ein verwaltungsinterner Schreibdienst entstand. Innerhalb von 17 Jahren reduzierte sich auf diese Weise der Personalbedarf um fast ein Drittel.
1982 wurden die ersten elektronischen Textverarbeitungsmaschinen angeschafft, neben Speicher- und Bildschirmschreibmaschinen auch die Subsysteme. Der Einsatz von nicht mehr auf die Textverarbeitung spezialisierten Rechnern hob die 1965 durchgesetzte Trennung von Sach- und Textverarbeitung de facto auf.
Die bis dato nur mit DV-Aufgaben betrauten Sachbearbeiter haben seither die Möglichkeit, auch die Textverarbeitungsfunktionen zu nutzen; auf diesem Weg soll der laut Bericht kostenintensive Sektor "Sachbearbeitung und Management" produktiver werden. Andererseits ist beabsichtigt, die monotonen Arbeitsplätze der reinen Schreibkräfte in Mischarbeitsplätze mit "einer kombinierten Tätigkeit in der Textbe- und -verarbeitung, der Textübermittlung und der Textarchivierung" umzuwandeln.
Vertreter des Gesamtpersonalrates und der Verwaltung arbeiten gemeinsam an einer "sozialverträglichen" Übergangslösung, deren Schwerpunkt ein geeignetes Demonstrations- und Trainingsprogramm bildet. Es soll die Sachbearbeiter sowie in einigen Einrichtungen und Ämtern auch die mittlere Führungsebene einschließen.
"Das ständige Anwachsen der Informationsflut" stellte auch die Arbeitsgemeinschaft Kommunale Datenverarbeitung (AKD) bei den Vorüberlegungen über den "Kommunikationsbedarf bei Kommunen" fest. Einen geeigneten Deich gegen diese Flut hat sie jedoch bereits gesichtet: "Technik zur Automatisierung der Kommunikation".
Die AKD ist eine Vereinigung von 25 kommunalen Datenzentralen in Nordrhein-Westfalen, die mit IBM-Anlagen arbeiten. Ein "Technikunterstützte Informationsverarbeitung in der Kommunalverwaltung" genanntes Projekt soll "den sinnvollen Einsatz moderner Techniken und Methoden zur Verbesserung der internen Ablauforganisation forcieren".
Laut eigenen Angaben erwartet die Stadtverwaltung Düsseldorf von dem AKD-Projekt keinerlei Verzögerung ihres internen Vorhabens. Vielmehr soll die zweigleisige oder
-stufige Entwicklungsarbeit den Effekt eines gegenseitigen Feedbacks ausüben.
Projekt der kommunalen RZs startet mit Analyse
Die durch ein integriertes Kommunikationssystem erreichbare Produktivitätssteigerung sieht die AKD vor allem als Folge davon, daß die wiederholte Eingabe von identischen Daten entfällt, wenn alle Benutzer auf dieselben Datenbestände zugreifen. Die Möglichkeit, in externen Datenbanken gespeicherte Informationen zu nutzen, ist einer der Vorteile, die eine Datenverbindung nach außen bieten; deshalb widmen die Kommunen den Postdiensten mehr als nur peripheres Interesse.
Ihr Projekt sieht vor, daß zunächst die Kommunikationsbeziehungen dreier verschieden großer Kommunen analysiert werden. Im folgenden will die AKD ein Konzept für die Umsetzung der so gewonnenen Erkenntnisse in die kommunale Praxis entwickeln.
*Technikunterstützte Informationsverarbeitung, Heft 3: Textautomation und Textkommunikation, herausgegeben vom Amt für automatisierte Informationsverarbeitung, Düsseldorf.