Tipps zu Outlook, Excel, Word und Co.

Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Office 2013

27.08.2015
Von  und
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor für IDG. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.

Excel 2013 - Daten schnell und einfach auswerten

Mit den neuen Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau adressiert Microsoft unter anderem Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Kombination beider Funktionen lassen sich Daten schnell zerlegen und auswerten.

Wenn Sie einen Datenblock markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Schnellanalyse; alternativ können Sie es mit STRG + Q aufrufen. Die Schnellanalyse bietet folgende Punkte: Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines. Jeder der Punkte hält zahlreiche Optionen bereit, mit denen Sie rasch zu Ergebnissen kommen. Wir haben exemplarisch einige herausgegriffen.

In unserem Beispiel verkaufen Filialen drei unterschiedliche Produkte, in der Tabelle ist die Anzahl der verkauften Stück pro Filiale hinterlegt. Wir wollen auf die Schnelle auffällig markieren, in welchen Filialen mehr als 300 Stück eines Produktes abgesetzt wurden. Dazu wechseln wir auf die Schnellanalyse und wählen dort unter Formatierung die Option Größer als. Dort kann man die Bedingung für die Formatierung eingeben. Die Schnellanalyse liefert immer eine Live-Vorschau, sodass Sie das Ergebnis sehen können, bevor Sie die Option bestätigen. Wollen Sie die oberen 10 Prozent der Werte farbig formatieren, können Sie das ebenfalls direkt über die Schnellanalyse erledigen.

Ähnlich flott ist eine grafische Auswertung bewerkstelligt. In unserem Beispiel wollen wir in einem Balkendiagramm darstellen, welche Filiale wie viel von jedem Produkt verkauft hat. Hierfür wählen wir aus der Schnellanalyse Diagramme und Gruppierte Balken. Fehlt nur noch der Diagrammtitel, und fertig ist die Grafik.

Unter Ergebnisse finden sich in der Schnellanalyse unter anderem einige Statistikfunktionen, beispielsweise zur Durchschnittsermittlung. In unserem Beispiel markieren wir die Spalte mit dem Produkt A und wählen über Ergebnisse Durchschnitt aus. Jetzt wird in der freien Zelle unterhalb der Spalte der Durchschnittswert ausgegeben. Wechselt man nun auf diese Zelle als aktive Zelle, kann man aus einem Dropdown-Menü andere Auswertungen statt des Durchschnitts auswählen. Zur Verfügung stehen beispielsweise Minimum, Maximum, Summe oder Anzahl der Zahlen.

Unter Tabellen können Sie in der Schnellanalyse Tabellen formatieren oder Pivot-Tabellen sehr einfach anlegen. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht mit der Gesamtverkaufszahl von Produkt B erstellt.

Der letzte Oberpunkt in der Schnellanalyse sind die sogenannten Sparklines, also Mini-Diagramme, die in einer Zelle dargestellt werden. Das ist hilfreich, um etwa Trendlinien in einer Zeile aufzuzeigen. Hierfür wählen wir ein Beispiel mit Quartalszahlen und Produkten. Die Trendlinie zeigt, wie sich die Verkaufszahlen des Produktes über die Quartale verhalten.

Die Schnellanalyse bietet vielfältige Möglichkeiten für unterschiedlichste Auswertungen, die weder großartige Excel- noch Formel-Kenntnisse erfordern.

Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.