Evernote, Onenote, Wunderlist, Trello & Co.

Die besten Organisations-Tools im Alltag

02.06.2017
Von Roland Freist
Die Organisation von Arbeit und Freizeit kann via PC deutlich einfacher sein. Doch Vorsicht bei der Auswahl: Viele Tools helfen nur begrenzt. Die hier vorgestellten Tools erleichtern den Alltag tatsächlich.
Termine, Notizen und Co. - diese Tools machen Ihnen das Leben leichter.
Termine, Notizen und Co. - diese Tools machen Ihnen das Leben leichter.
Foto: pressmaster - shutterstock.com

Wenn Sie regelmäßig Nachrichten im Internet lesen, auch sonst viel mit dem PC arbeiten und Ihre privaten Termine am Bildschirm verwalten, dann kennen Sie vielleicht das Problem: Es gibt Dutzende von Programmen für diese Aufgaben, doch viele davon taugen nur bedingt. Sie sind umständlich zu bedienen oder lassen genau die eine Funktion vermissen, die man gerne hätte. Letztlich landet man dann doch wieder beim Dreigestirn aus Outlook, Browser und Windows-Editor.

Dabei gibt es durchaus Tools, mit denen Sie sich die üblichen Routinearbeiten am Rechner erleichtern können. Dass sie wenig bekannt sind, liegt oft nur daran, dass der Hersteller die Werbetrommel zu wenig rührt und der Nutzerkreis für wirksame Mundpropaganda einfach zu klein ist. Manchmal schreckt auch einfach der Preis ab. Viele Benutzer haben sich in den vergangenen Jahren daran gewöhnt, dass Software entweder nur wenige Euro kostet oder gänzlich kostenlos ist. Dabei ist es oft besser, für ein gutes Programm einen zweistelligen Betrag auszugeben als sich mit mehr oder weniger unbrauchbaren Gratistools zu behelfen.

Nachfolgend stellt Ihnen PC-Welt eine Auswahl an Software für die Organisation Ihres Alltags mithilfe des PCs vor. Einige davon kennen Sie vielleicht, andere sind weithin unbekannt. Neben Freeware-und Open-Source-Tools sind auch einige herausragende kostenpflichtige Beispiele dabei.

Onenote und Evernote: Der Kampf ums beste Notizbuch

Microsoft Onenote erlaubt genau wie Evernote ein schnelles Drag & Drop von Bildern und Texten einer Website auf einen der digitalen Notizzettel des Programms.
Microsoft Onenote erlaubt genau wie Evernote ein schnelles Drag & Drop von Bildern und Texten einer Website auf einen der digitalen Notizzettel des Programms.
Foto: IDG

Wenn es um das Festhalten von Notizen, das Speichern von Webseiten-Schnipseln, Skizzen oder Fotos geht, führt kein Weg an Microsoft Onenote und Evernote vorbei. Beide Tools teilen sich eine eigentümliche Tradition: Es gibt eine verhältnismäßig kleine Gruppe von glühenden Fans, für welche die beiden Programme die Basis ihrer täglichen Arbeit bilden, während der Rest der Menschheit beim Stichwort digitale Notizen nur mit den Achseln zuckt. Gelegenheitsnutzer sind dagegen selten.

Beide Programme dienen dazu, alles, was sich digital festhalten lässt, in virtuellen Notizbüchern abzulegen. Nutzer ziehen Inhalte von Webseiten, aus ihrer Textverarbeitung oder aus Excel einfach per Drag & Drop hinüber.

Onenote verwendet eine Art Ringbuch mit farbigen Einlegern, die es als Abschnitte bezeichnet. Texte, Bilder und anderes lassen sich wie bei einem Grafikprogramm frei auf den Ringbuchseiten platzieren. Sie können die Abschnitte zu Gruppen zusammenfassen und auf mehreren Ebenen verschachteln. Ein Muss ist das nicht - Sie können die Einträge später einfach über die Suchfunktion wieder aufspüren.

Evernote dagegen arbeitet zeilenorientiert und erlaubt keine so weitreichenden Organisationsstrukturen wie das Microsoft-Pendant. Dafür lässt sich ein Eintrag hier gleich mehreren Kategorien zuordnen, das Tool arbeitet also ähnlich wie eine Datenbank.

Onenote ist Bestandteil der Office-Pakete von Microsoft, zudem können Sie unter www.onenote.com eine leicht eingeschränkte Version (ohne lokale Speichermöglichkeit) kostenlos herunterladen oder das Programm als Webapplikation starten. Um die Verwirrung komplett zu machen, gibt es Onenote seit Windows 8 auch als kostenlose Desktop-App, doch auch dort fehlen einige Funktionen. Weitere Versionen stehen für Mac-OS X, Android, iOS und Windows Phone bereit. Mit Ausnahme der Office-Ausgabe setzen sie zwingend Microsoft Onedrive zum Speichern der Notizbücher voraus; über den Clouddienst lassen sich die Notizen auch synchronisieren.

Evernote ist in einer funktional eingeschränkten Basisversion mit 60 MByte Upload pro Monat kostenlos. Mehr Funktionen und ein beziehungsweise zehn GByte Upload pro Monat bekommen Sie im Abo für 29,99 beziehungsweise 59,99 Euro im Jahr. Nur in der größten Ausgabe ist auch ein Speichern der Notizen auf der Festplatte vorgesehen, ansonsten landen sie auf den Evernote-Servern in den USA. Auch dieses Programm gibt es nicht nur für Windows, sondern auch für Mac-OS X, Android, iOS, Windows Phone, als Webapplikation und sogar für Blackberry OS.

Digitalstifte für digitale Notizen

Das Anlegen digitaler Notizen mit Onenote oder Evernote erfordert immer eine Eingabe mit Tastatur und Maus oder, seltener, mit einem Grafiktablett. Viele Anwender tun sich jedoch schwer beim Zeichnen mit der Maus, es fehlt einfach der Widerstand einer Papieroberfläche. Aber auch handschriftliche Eingaben sind oft schwierig. Und benötigt ein digitales Dokument eine Unterschrift, muss sie häufig zunächst auf Papier ausgeführt, gescannt und schließlich als Grafik eingefügt werden.

Für viele dieser Arbeiten sind Digitalstifte besser geeignet. Diese Geräte sehen aus wie dickere Kugelschreiber oder Füllfederhalter und verfügen über eine Kugelschreibermine, eine kleine Infrarotkamera, einen Prozessor, Speicher und eine Batterie oder einen Akku. Geschrieben wird in den meisten Fällen auf einer Art gepunktetem Millimeterpapier, das der Benutzer über den Ausdruck eines PDF teilweise sogar selbst herstellen kann. Beim Schreiben oder Zeichnen erfasst die Kamera die Bewegungen auf dem Papier und speichert sie als Vektordaten im Stift. Anschließend lassen sich die Daten per USB oder Bluetooth auf den PC übertragen. Einige Modelle sind kompatibel etwa zu Onenote, Evernote oder Facebook und lassen eine direkte Übertragung der Daten in diese Anwendungen zu.

Der Markt für Digitalstifte ist klein, viele Anwender bevorzugen heute Stifte, mit denen sie direkt auf das Display von Tablet-Computern schreiben können. Papiergebundene Stifte stellen unter anderem Livescribe und Staedtler her, die Preise bewegen sich zwischen 100 und 180 Euro.

Favoriten synchronisieren mit Xmarks und Delicious

Xmarks installiert seinen Client als Browser-Erweiterung für Chrome, Firefox, Safari oder Internet Explorer und überträgt anschließend die Favoriten an einen Webdienst.
Xmarks installiert seinen Client als Browser-Erweiterung für Chrome, Firefox, Safari oder Internet Explorer und überträgt anschließend die Favoriten an einen Webdienst.
Foto: IDG

Wer mit mehreren Computern arbeitet und dazu auch noch ein Smartphone und/oder Tablet besitzt, hat gut damit zu tun, seine Bookmarks/Lesezeichen/Favoriten auf allen Geräten auf dem gleichen Stand zu halten. Zwar kann jeder Browser die gespeicherten Links exportieren und auch wieder einlesen, und die größeren Programme wie Chrome, Firefox, Opera und Edge bringen auch eine mehr oder weniger komfortable Synchronisationsfunktion mit. Doch ein Abgleich über verschiedene Browser und Betriebssysteme hinweg ist mit den eingebauten Funktionen nicht möglich. Als Workaround bietet sich die Synchronisation über einen Clouddienst wie Dropbox an, komfortabel geht jedoch anders.

An diesem Punkt helfen Webapps weiter. Xmarks ist ein kostenloser Dienst, über den Sie nach einer Anmeldung die Lesezeichen von Chrome, Firefox, Internet Explorer und Safari unter Windows, Mac-OS X und, falls vorhanden, auch Linux vereinheitlichen. Außerdem steht eine Premium-Version als App bereit, mit der Sie auch Android-, iOS-und Blackberry-Geräte in den Sync einbeziehen können. Sie ist die ersten zwei Wochen ebenfalls kostenlos, danach werden 12 US-Dollar Abogebühren pro Jahr berechnet. Leider ist die App nicht in der Lage, die Lesezeichen direkt etwa in das Verzeichnis von Chrome für Android zu übernehmen. Stattdessen lädt sie die Links lediglich herunter und öffnet die gewählte Seite nach dem Antippen im eingestellten Standard-Browser.

Als mögliche Alternative ist Delicious zu nennen, obwohl dieser Dienst einige grundlegende Unterschiede zu Xmarks aufweist. Hierbei handelt es sich nämlich um den Pionier der Social-Bookmarking-Dienste, dessen Hauptaugenmerk auf dem Austausch von Links zwischen mehreren Benutzern liegt. Damit können Sie natürlich auch Favoritenlisten zwischen mehreren Geräten austauschen, eine Integration in die populären Standardbrowser ist jedoch nicht vorgesehen. Zudem ist Ihre Linkliste in der Voreinstellung öffentlich, Sie können lediglich einzelne Adressen als privat kennzeichnen und damit verbergen.