Dipl.-Ing. Peter Brüninghaus Leiter EDV u. Org. Heilmeier & Weinlein, München
Da noch kein Datenschutzgesetz existiert und die Kostenbetrachtung ein Thema für sich ist, soll hier nur die technische Seite der Datenerfassung angesprochen werden.
Im eingeschränkten Sinn betrachtet der Datenverarbeiter alles das als erfaßbare Daten, was zur Verarbeitung in den Einlesebereich eines Programms transportiert werden kann. Je nach Betrachtungsstandpunkt zählen auch solche Daten dazu, die von EDV-Anlagen ausgegeben wurden und irgendwann später wieder erfaßt oder hier, besser gesagt, gelesen werden müssen.
Daten weisen verschiedene Darstellungsformen auf und müssen manchmal zur Verarbeitung erst aufbereitet werden: analog - digital, numerisch - alpha, hand- oder maschinengeschriebene als Markierung (Programm ordnet Wert zu) - als selbstinterpretierender Wert, mikroverfilmt.
Daten entstehen auf unterschiedlichste Weise: als Ausgabe von EDV-Anlagen oder Meßgeräten, im täglichen Verwaltungsablauf auf Belegen, im Verlauf der Produktion, an der Kaufhauskasse oder einfach durch menschliche Entscheidungen.
Die Geschwindigkeit, mit der Daten anfallen, ist auch sehr verschieden: regelmäßig auftretend oder sporadisch, vorhersehbar oder überraschend schwankend (Jahresinventur, Bestellungen für modische Artikel, Rentenauszahlungen).
Schließlich ergeben sich unterschiedlichste Verarbeitungsarten nebst ihren Voraussetzungen: geeignet oder ungeeignet für Verarbeitung in Warteschlange, nur sinnvoll in bestimmter Reihenfolge oder Menge (Computerdrucksatz), automatisch prüfbar oder nicht, zu Stammdaten zuordnungsfähig oder nicht, sinnvoll nur in bestimmtem Bedeutungszusammenhang (Straße - Hausnummer, Meßwert - Meßstelle Kontonummer - Buchungswert mit Vorzeichen), geprüft oder ungeprüft, in großer oder kleiner Menge auf tretend, maschinenlesbar oder aufbereitungsbedürftig, einmalig oder öfter, zu verarbeiten.
Aus dieser beliebig erweiterbaren Aufstellung wird deutlich, daß
1. Datenerfassung und Verarbeitung gegenseitig nicht trennbare Einflußgrößen darstellen und
2. verschiedenste Anforderungen an Mensch und Maschine bezüglich der Datenerfassung gestellt werden.
Es ist deshalb nicht verwunderlich, daß für den technisch/wissenschaftlichen Bereich andere Erfassungsprobleme eine Rolle spielen als im kommerziellen Markt.
Im erstgenannten Bereich fällt auf, daß die Datenerfassung in der Regel über die Steuerkonsole der EDV-Anlage oder die Analog-/Digitaladapter erfolgt. Datenerfassung und Verarbeitung liegen hier oft zeitlich und konstruktiv eng zusammen. Die zu erfassenden Daten treten nur selten in großer Menge auf.
Der umfangreichere kommerzielle Bereich der Datenverarbeitung kennt eine viel größere Vielfalt und Leistungsbandbreite von Erfassungsgeräten.
Alle Datenverarbeiter haben früher einmal mit der Erfassung auf Lochkarte begonnen. Die gelochten Daten wurden von einem Prüfgerät gelesen und vom Urbeleg nochmals eingegeben. Differenzen wurden angezeigt. Auch formale Fehler (versetzte Spalten, formal falsche Feldinhalte) wurden erkannt. Die eigentliche Prüfung aber konnte erst im Rahmen der Verarbeitung stattfinden. Der Urbeleg mußte so lange festgehalten werden, bis auch die bei der Verarbeitung aufgetretenen Fehler beseitigt waren.
Diese zeitaufwendige, teure und für alle Beteiligten unerfreuliche Art der Datenerfassung wurde in der Vergangenheit Schritt für Schritt abgebaut.
Damit wenigstens die erfaßten Daten schnell und ohne technische Schwierigkeiten (diese traten bei großen Kartenmengen wegen der Anfälligkeit der Kartenleser häufig auf) in die Verarbeitung gelangen konnten, wurden Erfassungsgeräte entwickelt, die auf der Basis eines Bandes oder einer Kassette arbeiteten. Die bis dahin üblichen Lochkarten-Ziehkarteien waren dann natürlich nicht mehr möglich.
Einen weiteren Schritt in der Entwicklung stellen Geräte dar, die eine Platte oder Diskette als Speichermedium benutzen, programmierbar sind (Plausibilitätsprüfungen) und Fehlerkorrektur im Dialog gestatten. Diese Geräte sind variabel in den Ausbaustufen (10 Erfassungsplätze und mehr an einer Rechnereinheit, Datenfernübertragung, automatischer Abruf über Nacht, aber es bleiben vom Prinzip her doch Geräte, deren gesammelte Daten im Stapel verarbeiten werden, wo erst bei der Verarbeitung beispielsweise erkannt wird, daß die Zahlung auf ein formal richtig erfaßtes Konto (Stammdaten) gar nicht erfolgen kann, weil das Konto nicht existiert.
Wenn es nicht zahlreiche Anwendungen mit zwingendem Stammdatenabgleich gäbe, würde heute die "echte" Dialogerfassung über Bildschirm nicht so großen Zuspruch finden.
Bei diesem Verfahren sind zwar menschliche Fehler auch nicht ausgeschlossen, erst hierbei ist aber möglich, daß "alle" Prüfungen ablaufen und das Ergebnis bekannt wird, noch während der Urbeleg verfügbar ist.