Die Ergebnisse der Wirkungsforschung belegen, daß die erfolgreiche Einführung von Bürosystemen nicht allein von der technischen Konzeption, von Wirtschaftlichkeitserwägungen, Rationalisierungskonzepten oder Organisationsstrukturen abhängt. Mindestens von gleichrangiger Bedeutung ist die Akzeptanz der neuen Technologien.
Das Thema Akzeptanz durchzog die zweitägige Tagung "Integrierte Bürosysteme", die das Stuttgarter Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation der Fraunhofer Gesellschaft in der baden-württembergischen Landeshauptstadt Ende November veranstaltete, wie ein roter Faden. So meinte Helmut Rausch von der BIH Innovations- und Handelsgesellschaft mbH, Berlin, in seiner Eröffnungsrede, es fehle unter anderem an umfassenden, guten Rationalisierungskonzepten, "die neben Zielen wie Kosten und Effizienz auch Kriterien wie leichte Erlernbarkeit und verbesserte Arbeitsbedingungen berücksichtigen". Helmut Balzert von Triumph-Adler in Nürnberg diagnostizierte weitere Akzeptanzbarrieren: "Bisherige Informationssysteme antizipieren nur eine vom
Entwickler vorherbestimmte Anzahl von Standardlösungen (und) liefern nicht ein Informationsoptimum, sondern ein Informationsmaximum ..."
Werner Melzer, Geschäftsführer des Kölner Textverarbeitungsspezialisten CPT, zitierte gar aus den Ergebnissen einer IAO-Studie über die verheerenden Folgen des unüberlegten Technikeinsatzes: "Unachtsam eingeführte neue Bürokommunikationstechniken können schlimme Folgen für das Unternehmen haben ... : Leistungszurückhaltung, Informationsunterdrückung, Dienst nach Vorschrift, Beibehalten alter Verfahrensweisen, erhöhte Fehlerquoten, mangelnde Arbeitsqualität, Fehlzeiten, erhöhter Krankenstand und Verschlechterung des Betriebsklimas. Auch ungenügende oder zu kurzfristige Vorinformationen an die Betroffenen wirken sich schädlich aus."
Auf die Vielschichtigkeit der Einflüsse, die das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter bei neuen Technologien im Büro beeinflussen, wies Claudia Mast, Leiterin des Referats Gesellschaftspolitik der Siemens AG, München, hin: "Attribute des technischen Systems, das organisatorische Umfeld, die individuellen Fähigkeiten und Bewertungen sowie die in der Folge gesellschaftspolitischer Technologie-Diskussionen entstandene Verunsicherung spielen eine Rolle." Voraussetzung dafür, daß der Mensch den neuen Geräten einen persönlichen und subjektiven Nutzen zuschreibe, sie "akzeptiere" und daher bereit sei, sie bestmöglich anzuwenden, sei "ein Arbeitsmittel, ein Werkzeug, das er handwerklich und funktional handhaben kann". Wenn der Mensch nicht mitspiele, so die Siemens-Dame, würden sich Wirtschaftlichkeitsrechnungen beim Einsatz neuer Bürosysteme ad absurdum führen, da sich Wirtschaftlichkeit und Akzeptanz gegenseitig bedingten.
Als wesentliche Punkte für die Akzeptanz neuer Technologien im Büro führte Claudia Mast an: Verfügbarkeit, Flexibilität, Integration, Systemoberfläche, Datenschutz sowie "Soziales Image" der technischen Systeme (vergleiche hierzu auch die Übersicht).
Nicht minder wichtig erscheint jedoch auch ihr Hinweis darauf, daß nicht alle Probleme, die im Zusammenhang mit modernen Bürosystemen innerbetrieblich und/oder in der Öffentlichkeit diskutiert werden, einzig und allein in den Funktionen und Möglichkeiten der Technik oder der Art und Weise ihrer Einführung begründet sind: "Die neuen Geräte sind oft nur Kristallisationspunkte für Entwicklungen, deren Ursache im Umfeld der Technik liegen, zum Beispiel in einem angespannten Betriebsklima, in schlechter innerbetrieblicher Information, Spannungen zwischen Abteilungen..."
Frau Masts Fazit: Die Einführung neuer Bürotechnik sei in solchen Fällen nur der Anlaß, an dem sich aufgestaute Emotionen, Unzufriedenheit oder Unsicherheit entlüden. Auch dieses zu erkennen, sei Sache eines gewissen gesellschaftspolitischen "Fingerspitzengefühls" bei den Verantwortlichen und damit Voraussetzung für einen erfolgreichen Einsatz von Bürosystemen.