Mail-Verwaltung

Die 10 besten Tricks für Outlook 2013

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt.
Wir verraten zehn clevere Tipps für die perfekte Mail-Verwaltung mit Outlook 2013.
Die besten Tricks für Outlook 2013
Die besten Tricks für Outlook 2013
Foto: Microsoft Corporation

Microsoft Outlook 2013 bildet in vielen Unternehmen immer noch das Rückgrat des Mail-Managements. Aber auch so mancher Privatanwender verwaltet seine digitale Post mit Outlook 2013. Mit unseren zehn ausgewählten und vielfach erprobten Tipps und Tricks holen Sie mehr aus dem beliebten Mail-Client von Office 2013 raus. Und sparen auch noch Zeit im harten Arbeits-Alltag.

Tipp 1: Mails empfangen

Das Herunterladen von Mails einzelner Mail-Konten ist in Outlook 2013 problemlos möglich
Das Herunterladen von Mails einzelner Mail-Konten ist in Outlook 2013 problemlos möglich

Haben Sie Ihre Mail-Konten eingerichtet und starten Outlook, dann versucht der Mailclient zunächst die für Sie auf dem Mailserver bereits vorhandenen Nachrichten herunterzuladen. Per Klick auf die Schaltfläche Alle Ordner senden/empfangen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder durch Drücken der F9 -Taste können Sie das Herunterladen oder die Aktualisierung auch manuell starten. Wollen Sie nur einzelne Konten erneut abrufen, wechseln Sie zur Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN :

1. Klicken Sie auf Senden-Empfangen-Gruppen .

2. Wählen Sie das Konto aus, das Sie aktualisieren wollen.

3. Outlook ruft jetzt nur Nachrichten dieses Kontos ab.

Auswählen des Posteingangsordners für den Start von Outlook 2013
Auswählen des Posteingangsordners für den Start von Outlook 2013

Tipp 2: Ordner beim Öffnen auswählen

Sie können den Ordner festlegen, den Outlook 2013 beim Starten automatisch öffnen soll. Auf diesen Weg sehen Sie nach dem Start den wichtigsten Posteingang. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Registerkarte DATEI.

2. Klicken Sie auf Optionen.

3. Klicken Sie auf Erweitert.

4. Im Abschnitt Starten und Beenden von Outlook klicken Sie bei Outlook in diesem Ordner starten auf Suche .

5. Wählen Sie den entsprechenden Ordner aus. Das kann eine Datendatei, ein Exchange-, POP3-, oder IMAP-Konto sowie jeder beliebiger Ordner sein.

Das Konfigurieren der Gelesen-Markierung in den Outlook-Optionen erleichtert die Verwaltung von Mails
Das Konfigurieren der Gelesen-Markierung in den Outlook-Optionen erleichtert die Verwaltung von Mails

Tipp 3: Mails als Gelesen markieren

Mails können Sie auch als gelesen markieren lassen, wenn Sie diese im Lesebereich lesen, also nicht per Doppelklick in einem neuen Fenster öffnen. Sie stellen diese Funktion auf der Registerkarte DATEI in den Optionen ein.

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Die Einstellung finden Sie in der Kategorie E-Mail . Klicken Sie dort im Abschnitt Outlook-Bereiche auf die Schaltfläche Lesebereich und aktivieren Sie im neuen Fenster das Kontrollkästchen Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren . Hier können Sie auch die Zeit einstellen, wann Outlook die Mails als gelesen markiert.

Tipp 4: Mails besser sortieren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste der Mails auf die Spalten, können Sie auswählen, nach welchen Kriterien Outlook die Mails sortieren soll. Standardmäßig sind Mails nach dem Datum sortiert. Outlook zeigt 2013 in der Vorschau der Mails neben Absender und Betreff auch Datum, Uhrzeit und die erste Zeile der Mail an.

Ignorieren einer Unterhaltung in Outlook 2013 verhindert internen Spam
Ignorieren einer Unterhaltung in Outlook 2013 verhindert internen Spam