Eine neue Variante zeigt sich im Verhältnis zwischen Fachabteilung und zentraler DV: Das Tauziehen um die Verantwortlichkeiten für Anwendungen beginnt. Werner Hauth. Leiter DV-Revision in der Girozentrale der Badischen Kommunalen Landesbank, Mannheim, versucht die unterschiedlichen Wirkungskreise gegeneinander abzugrenzen.
Die individuelle Datenverarbeitung (IDV), die zunächst in der Praxis mit überschaubaren Sonderauswertungen und "Planspielereien" in Stabsstellen begann, breitet sich in den Unternehmen immer mehr aus. Die Zahl der Anwender nimmt zu; dies gilt insbesondere für die Fachabteilungen, die den ursprünglichen Vorsprung der Stabsstellen in diesem Bereich langsam aufholen.
Aber auch die Zahl der Anwendungen in den einzelnen Stellen selbst vergrößert sich ständig. Objektiv begünstigt wird dieser Vorgang durch die Entwicklung einer immer leistungsfähigeren Hard- und Software. Die subjektiven Antriebe ergeben sich daraus, daß mit steigenden DV-Kenntnissen und -fähigkeiten in den nichtprofessionellen DV-Abteilungen die Akzeptanz für die IDV nicht nur steigt, sondern sogar in die Forderung nach immer mehr und immer anspruchsvolleren IDV-Lösungsmöglichkeiten umschlägt.
Mit zunehmender Breite und Tiefe der IDV-Anwendungen werden jedoch immer mehr Bearbeitungssachverhalte erfaßt, die in zunehmend stärkerem Maße ordnungsmäßigkeitsrelevant sind. Dies ist der Grund dafür, daß in vielen Unternehmen - insbesondere im Bankenbereich - interne Richtlinien diskutiert und erlassen werden, die diesen Problembereich regeln sollen. Auch der Fachausschuß für moderne Abrechnungssysteme des IdW hatte 1983 einen "Entwurf einer Verlautbarung: Minicomputer im Rechnungswesen - Besonderheiten des internen Kontrollsystems und der Prüfung" vorgelegt, um ihn später - und bisher ersatzlos - zurückzuziehen.
Die derzeitige Diskussion scheint deshalb der aufgeworfenen Problematik nicht hinreichend gerecht zu werden, weil sie sich zu einseitig an dem derzeitigen technischen Stand von Hard- und Software orientiert.
Die IDV kann
- entweder vorwiegend hardwarebezogen, wie zum Beispiel die Verarbeitung mittels Arbeitsplatzrechnern,
- vorwiegend softwarebezogen, wie zum Beispiel die Verarbeitung mittels sogenannter Formulierungssprachen,
- oder eine andere beliebige Kombination aus hard- und softwarebezogenen Elementen sein.
Zur Kennzeichnung als IDV ist dies jedoch unerheblich, da hierdurch nur das Schwergewicht der technischen Hilfsmittel, nicht dagegen das allein entscheidende Verfahren bei der Arbeitsabwicklung der Geschäftsvorfälle gekennzeichnet wird.
Die Definition der IDV fällt dann am klarsten aus, wenn man sie idealtypisch untersucht und ihrem logischen Gegenpol, dem Idealtyp der zentralgesteuert ablaufenden DV - kurz zentrale DV genannt - gegenüberstellt. Für diese beiden Idealtypen folgende Definitionen als Vorschlag:
Zentrale DV
Die Erteilung eines DV-Auftrages, seine organisatorische Aufbereitung, Programmierung und Freigabe, die Arbeitsvorbereitung und das Operating des dazu erforderlichen Jobs sowie die Sachbearbeitung erfolgen jeweils unter strikter Einhaltung des Prinzips der Funktionstrennung.
Individuelle DV
Es erfolgt keine Funktionstrennung zwischen den logischen Stufen der Auftragserteilung, der organisatorischen Aufbereitung, der Programmierung, der DV-Ausführung und der Sachbearbeitung beziehungsweise deren Unterstufen.
Obwohl die beiden aufgezeigten Idealtypen in der Praxis sehr häufig vorkommen, sind die Übergänge zwischen beiden fließend. Es ist daher im konkreten Einzelfall anhand der Einzelelemente zu prüfen, ob insgesamt oder nur in Teilbereichen des Arbeitsablaufes ein Fall von zentraler DV oder IDV vorliegt.
Das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung ist durch die einschlägigen Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) begründet. Es bedeutet, daß eine Verarbeitung vollständig, richtig, zeitgerecht, sicher und prüfbar abzuwickeln ist (FAMA 1/75). Die Ordnungsmäßigkeit ist demnach nur dann gegeben, wenn die Abwicklung von Geschäftsvorfällen kontrollwirksam erfolgt und entsprechend - einschließlich der durchgeführten Kontrollen - dokumentiert wird.
Bei komplexen Verfahren - und das und DV-unterstützte Verfahren grundsätzlich - kommt noch die Dokumentation des Kontrollverfahrens selbst als geschlossenes System hinzu. Hierdurch soll es insbesondere einem sachverständigen Dritten ermöglicht werden, abgewickelte Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit überprüfen sowie das Verfahren selbst beurteilen zu können.
Der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit gibt für die Abwicklung von Geschäftsvorfällen keine bestimmten technischen Hilfsmittel vor; er verbietet aber auch keine. Dies bedeutet, daß jedes technische Hilfsmittel erlaubt ist. Auf die Wirtschaftlichkeit kommt es hierbei nicht an. Spezifische Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an die IDV gibt es daher nicht. Es gelten hier allein die allgemeinen Anforderungen der kontrollwirksamen Abwicklung sowie der Prüfbarkeit, soweit die Bearbeitung ordnungsmäßigkeitsrelevanter Geschäftsvorfälle (zum Beispiel Buchhaltung und/oder Vermögensschutz berührende Vorgänge) betroffen ist.
Damit sind die Fragen, ob die IDV (PC, Formulierungssprachen) zum Beispiel auch in der Buchhaltung eingesetzt werden darf, vom Ansatz her falsch gestellt. Ebensowenig kann von externen Prüfen der Einsatz von IDV, die ja nur ein bestimmtes - technisches Verfahren darstellt, für irgendein Sachgebiet ausgeschlossen werden.
Die allgemeinen Anforderungen der kontrollwirksamen und dokumentierten Abwicklung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) sind noch um die Sonderaspekte des Datenschutzes zu erweitern. Hier gilt insbesondere
- die Führung des Dateienregisters durch den Datenschutzbeauftragten (° 29, Absatz 2, Ziffer 1 BDSG) sowie
- die Speicher-, Zugriffs- und sonstigen Kontrollen (°° 5, 6 nebst Anlage BDSG).
Das Kontrollsystem und die Prüfbarkeit sind verfahrensabhängig und dabei auch Wesentlich von der eingesetzten Technik mitbestimmt. Die Unterschiede, die von Verfahren zu Verfahren erheblich sein können, liegen nur der Ausgestaltung des Kontrollsystems, die im Einzelfall zur Zielerreichung erforderlich ist.
Daß Kontrollsystem bei der zentralen DV, bei der geprüfte und unter Funktionstrennung erstellte und gesicherte Programme bei den ebenfalls funktionsgetrennten Arbeitsablaufschritten (zum Beispiel Arbeitsvorbereitung, Operating) eingesetzt werden, ist - bezogen auf die einzelnen Produktivläufe im Batch- oder Online-Betrieb - relativ wenig aufwendig Globale Null- und/oder Summenkontrollen und ähnliches sind deshalb hier ausreichend. Die vielfältigen Plausibilitäten der Einzellfälle, die Richtigkeit und Vollständigkeit von beispielsweise Eizelkontonummern und Einzelbeträgen sowie die nachprüfbare Dokumentation können bei der zentralen DV weitestgehend programmtechnisch
- und zwar im Produktivlauf selbst
- abgedeckt werden.
Das Kontrollsystem einer IDV, bei der die Arbeitsergebnisse weder unter Funktionstrennung noch mit geprüften und gesicherten Programmen zustande kommen, muß entsprechend aufwendiger gestaltet sein. Es sind daher bei allen Produktivläufen umfassende Kontrollen beziehungsweise ausreichende Stichprobenkontrollen auch der Einzelfalle hinsichtlich der Plausibilität, Richtigkeit und Vollständigkeit vorzunehmen und zu dokumentieren. Dies muß - manuell oder auch DV-gestützt - von einer unabhängigen Kontrollperson vorgenommen werden.
Bei der Frage, ob ein bestimmter Geschäftsvorfall mittels zentraler DV oder IDV gelöst werden kann oder soll, geben die Ordnungsmäßigkeitserfordernisse keinen unmittelbaren Entscheidungsparameter ab. Da buchführungspflichtige Unternehmen in der Regel Wirtschaftsunternehmen sind und die öffentlichen Haushalte dem Gebot der wirtschaftlichen Verwaltung unterliegen, wirtschaftlichen Verwaltung unterliegen, wird der Einsatz von zentraler DV oder IDV im wesentlichen von den mittelfristigen Kosten/Nutzen-Erwägungen des Gesamtverfahrens - einschließlich des Kontrollsystems - abhängen.
Im konkreten Einzelfall ist die aufwendigere Programmentwicklungs- und -verwaltungsprozedur bei wesentlich einfacheren Kontrollen je Produktionslauf bei der zentralen DV gegen die einfachere Programmentwicklung und -verwaltung bei aufwendigeren Kontrollen je Produktionslauf bei der IDV abzuwägen. Es sind also Wirtschaftlichkeitserwägungen und keine Ordnungsmäßigkeitserfordernisse, die im Einzelfall für eine Lösung im Rahmen der zentralen DV oder der IDV sprechen.
Jede bedeutendere technische Änderung in Hard- und Software bringt ihre eigenen potentiellen Tendenzen mit sich. Sofern diese signifikant von den bisherigen abweichen, ist nicht die Frage der Ordnungsmäßigkeit neu zu stellen, sie wohl aber neu zu kalkulieren.