Externe Berater helfen
Der Hamburger Finanzdienstleister schaltete die Schickler Unternehmensberatung ein, um Reibereien mit dem alten Dienstleister und den hohen Zeitaufwand bei der Suche nach einem neuen Anbieter möglichst zu gering zu halten. Zunächst erstellte das Migrationsteam eine detaillierte Leistungsbeschreibung. Darin wurde das zukünftig gewünschte Portfolio exakt spezifiziert.
Zusätzlich unterstützte die Unternehmensberatung in Absprache mit dem IT-Management die Auswahl potenzieller Outsourcer. Anschließend erhielten sieben Dienstleister - darunter auch der bisherige Outsourcer - sowie die unternehmenseigene IT-Abteilung das Anforderungsprofil. Die Möglichkeit des Insourcings war allen Beteiligten wichtig, um keine Alternative außer Acht zu lassen. Im Verlauf der Auswertung zeigte sich jedoch, dass unter Berücksichtigung der Vollkostenkalkulation ein potenzielles Insourcing aufgrund des erforderlichen Personalaufbaus unter finanziellen Aspekten nicht konkurrenzfähig war.
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Tipps für den Dienstleisterwechsel Die IT-Abteilung und die Fachbereiche sollten frühzeitig eingebunden werden. In der Ausschreibungsphase sollte eine ständige Kommunikation zwischen Ausschreiber und Anbieter gewährleistet sein. Während der Vertragsabwicklung und des Übergangs muss das Berichtswesen zuverlässig funktionieren. Wichtig ist eine gute und aktuelle Dokumentation der Betriebsprozesse. Während des Pilotbetriebs muss der Know-how-Transfer vom alten zum neuen Provider erfolgen. Der Rückzug muss geregelt ablaufen. Die Laufzeit neuer Outsourcing-Verträge sollte sich auf drei Jahre beschränken. Eine Benchmark-Klausel sollte es ermöglichen, während der Laufzeit von neuen technischen Entwicklungen zu profitieren. Standardverträge meiden: Die speziellen Anforderungen des Outsourcing-Kunden sollten sich im Vertrag widerspiegeln. warum ein Anbieterwechsel sinnvoll sein kann; was IT-Leiter bei einem Wechsel beachten sollten; welchen Beitrag ein Berater dabei leisten kann. |
Ab Ausschreibungsstart zog sich der Deutsche Ring vollständig aus der Kommunikation mit den Bietern zurück. So wollte man gewährleisten, dass nicht doch versehentlich kleine, aber wichtige Zusatzinformationen an einzelne Anbieter gelangten, die das Verfahren verwässern könnten. Wichtig war zudem, dass keine Missstimmung zwischen dem bisherigen Outsourcer und den IT-Mitarbeitern des Deutschen Rings entstand. Ohnehin stellt es eine der schwierigsten Aufgaben in derartigen Projekten dar, den aktuellen und gekündigten Dienstleister während und nach der Ausschreibung nicht zu verärgern.
Bieter über die Schulter geblickt