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Mobile & Apps

IDC-Studie

Deutsche Firmen auf dem Sprung zum Mobile Content Management

15.05.2014
Von 


Manfred Bremmer beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Mobile Computing und Communications hineinfällt. Bevorzugt nimmt er dabei mobile Lösungen, Betriebssysteme, Apps und Endgeräte unter die Lupe und überprüft sie auf ihre Business-Tauglichkeit. Bremmer interessiert sich für Gadgets aller Art und testet diese auch.
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So machen Sie Ihr Content Management mobil

Basierend auf den in der Studie gewonnenen Erkenntnissen hat IDC eine Reihe von Empfehlungen für Unternehmen zusammengestellt, die eine firmenweite Filesharing- und Synchronisationslösung einführen wollen. Den Analysten zufolge ist dabei ein mehrstufiger Prozess notwendig, um das Teilen und Synchronisieren von Daten und Dokumenten sicherer zu machen. Dazu gehören folgende Phasen:

  • Nutzer und Devices festlegen: Das Unternehmen muss entscheiden, wem es Zugang zu einer Filesharing- oder Synchronisationslösung gibt - allen Mitarbeitern oder nur speziellen Gruppen. Wie die Umfrage bestätigt, ist dabei weniger die Hierarchie entscheidend, sondern vielmehr die Zugehörigkeit zu speziellen Projekten oder Aufgabenbereichen sowie eine erhöhte Mobilität.

  • Aufgabenstruktur definieren: Auf Dokumenten-, Ordner- oder auch auf Benutzerebene muss festgelegt werden, was der Nutzer mit gewissen Daten machen darf (z.B. Speichern oder Drucken) oder nicht darf (z.B. Bearbeiten und Weiterleiten).

  • Ideales Bereitstellungsmodell ermitteln: Das Unternehmen muss individuell darüber entscheiden, ob es Public oder Private Cloud, eine On-Premise- oder eine Hybrid-Lösung bevorzugt.

  • Mitarbeiter mitnehmen: Etablierte Prozesse wie der Versand von Dokumenten per Mail können nicht von heute auf morgen umgestellt werden. IDC empfiehlt daher Unternehmen, ihre Mitarbeiter entsprechend zu schulen und ein angemessenes Change-Management einzuführen. Wichtige Erkenntnis dabei: Mit der Einführung einer Filesharing- oder Synchronisationslösung ändert sich auch die Art der Datenablage - die Information wird nicht mehr lokal auf Notebook oder Desktop, sondern zentral abgespeichert.

  • Vertrauen ist gut, Kontrolle… : Wie so häufig reicht es nicht nur, Regeln und Richtlinien vorzugeben - es muss auch deren Einhaltung kontrolliert werden. IDC empfiehlt dazu gewisse Warn-Tools, die hochsensible Daten schützen. Außerdem müsse die IT den Zugriff auf Firmendaten unterbinden können, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet oder ihm sein mobiles Endgerät abhanden kommt.