Gründe für die Einführung von Filesharing- und Synchronisationslösungen im Unternehmen gibt es viele: Die Mitarbeiter sollen immer mobiler und flexibler werden - und sind entsprechend darauf angewiesen, immer und überall Zugriff auf ihre Dokumente zu haben. Gleichzeitig ergibt sich auch bei der Arbeit in virtuellen Teams oder bei Projekten mit Kunden und Partnern ein entsprechender Bedarf. Das Problem dabei: Gibt es keine spezielle Enterprise-Lösung dafür, behelfen sich Mitarbeiter häufig mit Bordmitteln oder Produkten aus dem Consumer-Umfeld. In einer IDC-Umfrage unter 238 IT- und Fachbereichsentscheidern in Deutschland gaben etwa 74 Prozent der Befragten an, dass sie E-Mails zum Teilen und Verschicken von Dokumenten nutzten. Etwas über die Hälfte setzt nach eigenen Angaben außerdem auf Mails, um Dokumente auf verschiedenen Endgeräten zu synchronisieren. Zu den gängigsten Mittel zählen daneben aber auch externe Speichermedien wie USB-Stick, DVD/CD-Rom oder tragbare Festplatten. Und nicht zu vergessen: Ein Viertel der Studienteilnehmer nannte zudem Filesharing- und Synchronisationslösungen aus privatem Umfeld, also Dropbox, Box & Co.

Immerhin: Für 42 Prozent der Entscheider sind dies alles aber nur Übergangslösungen - sie gaben an, dass ihr Unternehmen in den nächsten zwölf Monaten eine Enterprise-Filesharing- und Synchronisationslösung einzuführen plant. Relativ stabil ist dagegen laut Studie der Zugriff auf Daten per Firmen-VPN - etwa die Hälfte der Unternehmen bietet diese Möglichkeit und will dies auch in den nächsten Monaten nicht ändern.

Neue Lösungen nötig

Den Befragten ist dabei laut IDC bewusst, dass es sich bei vielen dieser Behelfsmittel nur um nicht unproblematische Notlösungen handelt. So führe etwa das lokale Speichern von Informationen zu Schwierigkeiten mit der Versionierung und der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten - laut Umfrage handelt es sich hierbei sogar ein Hauptproblem in Bezug auf Kollaboration. Demnach würden Mitarbeiter oft zu spät merken, dass verschiedene Versionen eines Dokuments im Umlauf seien. Durch die Bereitstellung klar definierter Kollaborations-Tools ließe sich laut IDC der Mehraufwand bei ungewollt gleichzeitiger Bearbeitung von Dokumenten minimieren und die Effizienz steigern.

Zugriffskriterium: Aufgabe statt Hierarchie

Auch bei den Unternehmen, die bereits eine Filesharing- und Synchronisationslösung implementiert haben, also immerhin 25 (Consumer-Lösung) beziehungsweise 23 Prozent (Enterprise-Lösung) der Firmen, gibt es Unterschiede: So erlaubt ein Drittel der Firmen jedem Mitarbeiter den Zugriff, 16 Prozent selektiv nur Team- und Abteilungsleitern. Bei der Mehrheit spielt die Hierarchie eine untergeordnete Rolle, die Entscheidung über den Zugang hängt vielmehr von der Zugehörigkeit zu virtuellen Teams oder anderen aufgabenorientierten Gruppen ab. Als Konsequenz, so folgert IDC, müssten Richtlinien für die Nutzung sowohl für die Mitarbeiterebene (z.B. Gruppenzugehörigkeit) wie auch die Dokumenten- und Ordnerebene (z.B. nur lesen, speichern, bearbeiten, weiterleiten) definiert werden.

Bereitstellungsmodelle

Treibt der Wunsch nach mehr Mobilität die Einführung einer Filesharing- und Synchronisationslösung an, bremst andererseits die Sorge um die Sicherheit der Daten die Anschaffung - selbst wenn allen Beteiligten klar ist, dass diese auf jeden Fall eine Verbesserung gegenüber der Ist-Situation darstellt. Letztendlich, darüber sind sich laut IDC IT und Fachbereiche einig, führe Nichtstun zum Entstehen einer Schatten-IT und damit zu noch mehr Sicherheitsrisiken. Apropos Sicherheit: Bei dem bevorzugten Bereitstellungsmodellen zieht die knappe Mehrheit laut Umfrage eine Lösung in der Private Cloud vor, für 43 Prozent ist außerdem essentiell, dass sich das dazugehörige Rechenzentrum in Deutschland befindet, weitere 19 Prozent wollen es auf jeden Fall in Europa wissen. Weitere Auswahlkriterien sind zertifizierte Sicherheitsstandards, wobei TÜV (68 Prozent) und ISO-Zertifizierungen (ISO 2000 - 50 Prozent; ISO 27001 - 46 Prozent) bei den Studienteilnehmern am bekanntesten sind.

Problem erkannt, aber…

Nach Meinung von IDC zeigt die Studie auf, dass IT und Fachbereiche beim Thema Filesharing und Datensynchronisation eigentlich am gleichen Strang zögen - sie wollen einen sicheren Datenaustausch. Den Fachbereichen mangele es jedoch häufig an Geduld, auf eine unternehmensweite Implementierung von Filesharing- und Synchronisationslösungen seitens der IT zu warten, und greife daher zu einer Lösung aus dem Consumer-Umfeld. Die Analysten legen daher der IT-Abteilung nahe, hier vorzugreifen und schnell eine firmenweite Lösung anzubieten, welche die Bedürfnisse der Nutzer adressiert. Dabei müssten die verschiedenen Bereitstellungsmodelle geprüft werden, weitere wichtige Punkte seien Zertifikate und Mechanismen zur Authentifizierung von Benutzern, Endgeräten und Daten.