Beschaffung ist ein komplexer und in aller Regel teurer Vorgang. Er fordert eine Vielzahl zeitaufwändiger manueller Bearbeitungsschritte - von der Bedarfsanforderung über den Wareneingang bis zum Rechnungsausgleich. Wer eine Softwarelösung dafür einführen will, muss deshalb zunächst die damit verbundenen Prozesse optimieren.
Direkte Anbindung an Lieferanten
Das tat auch die Deutsche Bank AG, Frankfurt am Main, als sie den Einsatz eines Internet-basierenden Beschaffungssystems plante. Bei dem Finanzriesen erfolgten die internen Bestellungen von Dienstleistungen, Hard- und Software sowie Büromöbeln schon lange elektronisch. Noch nicht genutzt wurden hingegen die Möglichkeiten, die Web-gestützte Systeme bieten: eine multimediale Aufbereitung des Artikelkatalogs sowie die Anbindung an virtuelle Marktplätze oder direkt an die Lieferantensysteme.
Eine redundante Datenhaltung in unterschiedlichen Lieferanten- und Einkaufssystemen erschwerte zudem den automatischen Datenabgleich und die Gewinnung von Kennzahlen. Einfacher werden sollte auch die Pflege des Produktkatalogs.
Deshalb machte sich der Finanzdienstleister auf die Suche nach einem durchgängigen Beschaffungssystem. Fündig wurde er bei der Lösung "MySAP E-Procurement" von der SAP-Tochter eSAP. An das Web-basierende Beschaffungssystem sind deutschlandweit etwa 2000 Mitarbeiter angebunden.
Austausch über virtuellen Markt
Die Lieferanten können nun ihre Kataloge über das Internet pflegen, wobei sich potenzielle Fehleingaben durch übersichtliche Eingabemasken reduzieren lassen. Dadurch vereinfacht sich auch das Katalog-Management, und ein Content-Management durch externe Dienstleister wird möglich. Über den virtuellen Marktplatz Emaro, den Deutsche Bank und SAP AG gemeinsam betreiben, lassen sich Geschäftsdokumente zwischen der Bank und ihren Lieferanten austauschen und verwalten. Die Mitarbeiter tätigen ihre Bestellungen selbst am Schreibtisch; ein Workflow-Prozess steuert automatisch die Genehmigungsverfahren. Über das System sollen künftig 80 Prozent des Einkaufsvolumens abgewickelt werden.
Innerhalb weniger Monate haben eSAP und der Implementierungspartner CAS AG die abzubildenden Geschäftsvorfälle deutschlandweit bis hin zum Produktivbetrieb realisiert. Integriert wurden der SAP-Produktkatalog, aber auch die Angebotsverzeichnisse externer Lieferanten. Die via Browser erfassten Bestellungen lassen sich in der R/3-Materialwirtschaft (MM) verbuchen.
Auch die zweite Projektphase, der globale Rollout der elektronischen Beschaffungslösung, ist bereits in Angriff genommen. Nach Einbindung der internationalen Zentralen in London, New York und Singapur sollen rund 20000 Mitarbeiter der Deutschen Bank sowie deren Lieferanten die weltweit ausgelegte Lösung nutzen. "Mit MySAP E-Procurement will die Deutsche Bank die Grundlage für ein globales und zukunftsfähiges Beschaffungsnetzwerk schaffen, von dessen Einsatz wir uns weitere Kosteneinsparungen versprechen", so Ralf Blankenberg, Projektleiter Einkauf bei der Deutschen Bank. In der folgenden dritten Phase ist die weltweite Versorgung der Deutsche-Bank-Filialen mit Hilfe der elektronischen Beschaffungslösung geplant.