Binnen fünf Jahren hatte die Bahn das Peoplesoft-System um einige selbst entwickelte Module ergänzt und an mehreren Stellen angepasst. Das war einer der Gründe für den Umstieg auf die Web-basierende HR-Version: Eigenentwicklungen und individuelle Modifikationen ließen sich durch Standardfunktionen ersetzen, um alle Möglichkeiten der Software auszunutzen und gleichzeitig die Wartungskosten zu reduzieren. Zudem sollten die Mitarbeiter dank des Zugriffs auf eine einheitliche Intranet-Plattform besser in die Arbeitsprozesse eingebunden werden.
Schritt für Schritt
Die Umstellung in Richtung Web war von langer Hand geplant. Im Jahr 2003 installierte die Bahn zunächst die Portaltechnik von Peoplesoft. Dann nahm sie den ersten Intra- und Internet-Auftritt für die elektronische Personalsuche (E-Recruiting) in Angriff. Anfang 2004 folgte der zweite Schritt: Das Personalportal wurde konzernweit in Dienst gestellt. Die technischen Voraussetzungen für das neue Release schuf die konzerneigene IT-Division DB Systems mit einem "Peopletools"-Upgrade, das die Anpassung der Software beziehungsweise die Rückführung zum Standard und die Bearbeitung der Funktionen erlaubte.
Zudem erhielten die Mitarbeiter frühzeitig die Möglichkeit, sich mit der neuen Software vertraut zu machen. Ein vom Projektteam erarbeitetes, Web-basierendes Trainingsmodul ("User Productivity Kit") stand jedem Anwender über das Personalportal zur Verfügung. 25 Mini-Schulungseinheiten, die sich jeweils in zwei bis fünf Minuten bearbeiten ließen, führten die Bahner in die tägliche Anwendungspraxis ein.
Projektsteckbrief
Projektart: Umstellung von einer Client-Server- auf eine Web-basierende Anwendung.
Branche: Transport und Logistik.
Zeitrahmen: von 2003 bis 2005.
Stand heute: Läuft produktiv.
Produkte: Peoplesoft HR 8.8.
Dienstleister: DB Systems.
Ergebnis: einheitlicher Zugriff, weniger Verwaltungsaufwand.
Nächster Schritt: weitere Self-Service-Möglichkeiten, Administration als Shared-Service.
Bis Februar 2005 gelang es, alle Softwaremodule im HR-Bereich - von der Personalbeschaffung über Bewerber-Management und Personal-Marketing bis zur Personalverwaltung - auf die neue Softwareversion umzustellen. Mit der anschließenden Einbindung des Moduls E-Recruiting war es dann möglich, die internen und externen Informationen für den Konzernstellenmarkt nur noch über einen Kanal zu führen; alle Daten von der Bewerbung bis zur Einstellung lassen sich durchgän- gig und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten. Dieses Softwaremodul sorgt auch dafür, dass interne wie externe Bewerbungen denselben Prozessstandards folgen.