Vordergründig nur ein Release-Wechsel, aber tatsächlich eine vollständige Erneuerung der Systemarchitektur: Die Deutsche Bahn AG hat ihre Peoplesoft- Installation von einer Client- Server-Umgebung auf das Web-basierende Release 8.8 umgestellt. Jetzt stehen alle Instrumente des Bereichs Human Resources (HR) auf einer einheitlichen Plattform bundesweit zur Verfügung. Die Prozesse und Rollen der Nutzer blieben dabei weitgehend unverändert.

Beim Mobilitäts- und Logistikdienstleister ist auch intern vieles in Bewegung: Knapp eine Viertelmillion Mitarbeiter in den Unternehmensbereichen Personenverkehr, Transport und Logistik sowie Infrastruktur und Dienstleistungen wollen optimal eingesetzt und weitergebildet, bedarfsorientiert mit Jahresarbeitszeitregeln gemanagt und korrekt bezahlt werden. Schon 1997 entschied sich die Bahn hier für das kommerzielle Softwarepaket von Peoplesoft - "weil damit die Unternehmensprozesse im Personalbereich besser zu gestalten waren als mit anderen Produkten am Markt", so Helmut Täger, Leiter des Bereichs Personalsysteme Konzern.

Rund 200 000 Stammdatensätze

Das Human-Resources-Management-System (HRMS), das seit Ende vergangenen Jahres vom neuen Peoplesoft-Eigner Oracle vermarktet wird, verwaltet bei der Deutschen Bahn mehr als 200000 aktive Stammdatensätze sowie rund 75000 Bewerber- datensätze im Jahr, dazu eine Bilddatenbank mit 240000 Fotos für den Konzernausweis mit Geldkartenchip. Auf die Software greifen 3000 Anwender mit unterschiedlichen Rollen zu. Sie arbeiten Tag für Tag Aufträge aus rund 5000 Workflows ab. Damit zählt die Installation der Deutschen Bahn zu den fünf größ- ten Personal-Management-Systemen Deutschlands.

Die Gründe für den Umstieg

Nun hat der Transportdienstleister als eines der ersten deutschen Großunternehmen das Web-basierende Peoplesoft- Release 8.8 einführt. Auftraggeber des Projekts war der interne Dienstleister "DB Personalsysteme und -abrechnung Konzern", der sich als Shared-Service- Center um die IT-Themen im HR-Bereich kümmert.

Binnen fünf Jahren hatte die Bahn das Peoplesoft-System um einige selbst entwickelte Module ergänzt und an mehreren Stellen angepasst. Das war einer der Gründe für den Umstieg auf die Web-basierende HR-Version: Eigenentwicklungen und individuelle Modifikationen ließen sich durch Standardfunktionen ersetzen, um alle Möglichkeiten der Software auszunutzen und gleichzeitig die Wartungskosten zu reduzieren. Zudem sollten die Mitarbeiter dank des Zugriffs auf eine einheitliche Intranet-Plattform besser in die Arbeitsprozesse eingebunden werden.

Schritt für Schritt

Die Umstellung in Richtung Web war von langer Hand geplant. Im Jahr 2003 installierte die Bahn zunächst die Portaltechnik von Peoplesoft. Dann nahm sie den ersten Intra- und Internet-Auftritt für die elektronische Personalsuche (E-Recruiting) in Angriff. Anfang 2004 folgte der zweite Schritt: Das Personalportal wurde konzernweit in Dienst gestellt. Die technischen Voraussetzungen für das neue Release schuf die konzerneigene IT-Division DB Systems mit einem "Peopletools"-Upgrade, das die Anpassung der Software beziehungsweise die Rückführung zum Standard und die Bearbeitung der Funktionen erlaubte.

Zudem erhielten die Mitarbeiter frühzeitig die Möglichkeit, sich mit der neuen Software vertraut zu machen. Ein vom Projektteam erarbeitetes, Web-basierendes Trainingsmodul ("User Productivity Kit") stand jedem Anwender über das Personalportal zur Verfügung. 25 Mini-Schulungseinheiten, die sich jeweils in zwei bis fünf Minuten bearbeiten ließen, führten die Bahner in die tägliche Anwendungspraxis ein.

Bis Februar 2005 gelang es, alle Softwaremodule im HR-Bereich - von der Personalbeschaffung über Bewerber-Management und Personal-Marketing bis zur Personalverwaltung - auf die neue Softwareversion umzustellen. Mit der anschließenden Einbindung des Moduls E-Recruiting war es dann möglich, die internen und externen Informationen für den Konzernstellenmarkt nur noch über einen Kanal zu führen; alle Daten von der Bewerbung bis zur Einstellung lassen sich durchgän- gig und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten. Dieses Softwaremodul sorgt auch dafür, dass interne wie externe Bewerbungen denselben Prozessstandards folgen.

Mehr Leistung zum selben Preis

"Durch das neue Release 8.8 haben wir insgesamt kürzere Kommunikationswege, einen schnelleren und leichteren Zugriff auf benötigte Informationen und bessere Service- und Supportfunktionen", so fasst Farid Haschem, Leiter Qualitäts-Management, die Vorteile der Web-basierenden Lösung zusammen. Das Leistungsangebot sei gestiegen, nicht aber die Kosten. Zudem könnten die HR-Spezialisten nun schneller und flexibler auf Anforderungen der Fachbereiche reagieren.

Die einzige Applikation im HR-Umfeld, die nicht auf der neuen Plattform basiert, ist die Payroll-Anwendung. Hier besteht vielmehr eine Verbindung zum Abrechnungssystem "Paisy", an das die jeweils aktuellen Daten vom Peoplesoft-System aus weitergereicht werden.

Die Mitarbeiter erleben die Vorteile der Web-basierenden Software in ihrer täglichen Arbeit. Wer mehrere Rollen hatte, griff bislang auch über unterschiedliche Logins auf das System zu. Jetzt gibt es nur noch eine Anmeldung für alle Rollen. In der Peoplesoft-Anwendung geschriebene Briefe werden nun auch direkt dort abgelegt und lassen sich von allen Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung aufrufen. Mit Hilfe von "Short Cut Collections" sind die Mitarbeiter in der Lage, sich einen schnellen Überblick über alle Briefmuster und Berichte zu verschaffen.

Die letzte Weiche wurde mit der Integration von Release 8.8 in das Personalportal gestellt. Seither bekommt der HR-Bereich alle Tools, Datenbank-, Anwendungs- und Portalversionen unter einer Oberfläche. Dank der zentralen Verwaltung ist die erforderliche Sicherheit gewährleistet. Zudem verringert sich der operative Aufwand, die Entwicklungsressourcen lassen sich konzentrierter einsetzen.

Weitere Teilprojekte sind in Arbeit: Zum Beispiel sollen die Self-Service-Möglichkeiten für alle Prozessbeteiligten erweitert werden. Außerdem ist geplant, die administrativen Aufgaben des Personal-Managements künftig als Shared Service bereitzustellen. (jh/qua)