Mit Blick auf Datenqualität und Wiederverwendung versuchen Unternehmen vielfach, Daten über diverse und oftmals schlecht verbundene Systeme hinweg zu managen. Doch in der Praxis ist es bei heterogenen Systemen immer schwierig, die Qualitätsmerkmale auf einen Nenner zu bringen, um identische Nutzungsvoraussetzungen zu schaffen. Eine diesbezügliche Datenverantwortlichkeit ist im Unternehmen zwingend erforderlich. Wir müssen die "Verantwortung" für das Verbessern von Daten wichtiger nehmen und zum Gebot der Stunde machen.

Datenqualität beginnt bei den Geschäftsfunktionen

Bisher lag die Verantwortung für die Datenqualität ausschließlich bei der IT-Abteilung. Unterstellen wir nun, dass die IT ein Level erreicht hat, wo sie tatsächlich "das Herzstück" des Unternehmens bildet (in diesem Fall handelt es sich auch für jeden anderen erkennbar um ein technologieorientiertes Unternehmen). Dann können wir damit beginnen, einen konkreteren Business-Case für Datenqualität und produktive Datenwiederverwendbarkeit aufzubauen.

In der Vergangenheit sahen wir, dass Geschäftsfunktionen oft mit der IT-Funktion kollidierten, weil "deren" Daten nicht gut waren. Heute stellt sich die Situation anders dar: Obwohl die IT als Datenverwalter fungiert, erkennen die Geschäftsfunktionen, dass in erster Linie nicht die IT die Daten erzeugt. Beginnt eine Geschäftsfunktion zu verstehen, wie wichtig ihre eigenen Daten sind, wird sie diese auch kuratieren und korrigieren sowie steuern und verbinden.

Vom Vollständigkeits-Check zur effektiven Datennutzung

Jetzt sehen wir Unternehmen, die "Integritätsberichte" über alle verfügbaren Daten erstellen, um Prozessbereiche zu identifizieren, in denen sie Systeme verbinden und integrieren müssen. Wenn dies gut gemacht ist, lassen sich die richtigen Informationsströme so bereitstellen, dass Daten maximal produktiv nutzbar sind.

Das Integritäts-Dashboard der ServiceNow-Plattform beispielsweise ist dafür zuständig, dass CMDB-Daten korrekt, konform und vollständig sind. Ein solches Reporting sollte Personendaten, Finanzdaten, Kundenabrechnungsdaten usw. erfassen. Das ermöglicht zum Beispiel, Unternehmensausgaben transparent zu halten oder Servicekosten (Total Cost of a Service, TCS) vollständig zu überblicken. Hier sehen Unternehmen auch, wer für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt hat, von wem der Kauf stammt und in welcher Abteilung er verwendet wird.

Wenn all diese Informationen vorliegen, wissen wir, wie viel unser Unternehmen für verschiedene Software-Anwendungen ausgibt - oder auch für andere Dinge: von Trinkwasser über Sachversicherungen bis hin zu Schreibtischen und Stühlen, Zugangskontrollsystemen etc.

Haben wir dieses Niveau der Datenqualität unter Kontrolle, können wir die Beschaffung und Betriebssteuerung so ausrichten, dass sich das Unternehmen profitabler führen lässt. Und wir können fundierte Entscheidungen treffen, welche Abteilung was, wann, wo und warum beschaffen soll.

Services automatisieren, Transformation vorantreiben

Wenn wir in näherer Zukunft an diesen Punkt gelangen, können wir vieles vereinfachen, integrieren und automatisieren. Diese drei Wörter verdeutlichen, wie sich das Arbeiten künftig gestalten wird. Ein Hauptvorteil der ServiceNow-Plattform in diesem Kontext: Unternehmen profitieren von inkrementellen Verbesserungen, weil Daten über verschiedene Disziplinen, Prozesse und Abteilungen hinweg wiederverwendbar sind.

Hochwertige Daten bilden die Grundlage für das Vertrauen in Unternehmen. Und je mehr Daten wiederverwendbar sind, desto besser oder auch potenziell schneller kann die digitale Transformation erfolgen. Das wird deutlich, wenn Sie in allen Abteilungen dieselben Mitarbeiterdaten wiederverwenden können, um die Employee-Experience zu überprüfen, zu validieren und zu optimieren. Dies wiederum ermöglicht, Services zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern.

Den "Kram"-Faktor beseitigen

Nehmen wir zum Beispiel einen Mitarbeiter, der eine Dienstreise ins Ausland plant. Verfügen wir hinsichtlich der Aktivitäten des Mitarbeiters über volle Datenqualität, können wir verschiedene Dinge sicherstellen. Etwa, dass ein Roaming-Paket für sein Smartphone gebucht ist, nötige Visa-Kontrollen erfolgen, ein VPN eingerichtet wird und vieles mehr. Wenn wir die Vorteile der Serviceautomatisierung nutzen, muss sich der Mitarbeiter um all diesen "Kram" nicht mehr kümmern. Er kann sich auf seine Arbeit und auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Das klingt vielleicht banal, aber es ist realistisch, und wir können den Faktor "Kram" beseitigen. Schließlich handelt es sich dabei um Dinge, die Menschen weniger produktiv und effizient oder auch nervös, gestresst und sogar depressiv machen können.

Jeder Mitarbeiter ein Teil des Ganzen

Liegt einem Unternehmen wirklich etwas an seiner Belegschaft, sollten alle Mitarbeiter Zugang zu dieser Art von Serviceautomatisierung erhalten. Nur so wird jeder zu einem echten Teil des Ganzen. Erinnern Sie sich an die (vielleicht nicht ganz wahre) Geschichte über den Pförtner bei der NASA, den JFK fragte, was sein Job sei? Er sagte, er helfe dabei, einen Mann auf den Mond zu bringen.

Ob diese Geschichte stimmt oder nicht: Wir müssen grundsätzlich jeden Mitarbeiter mit hochwertigen, wiederverwendbaren Daten verbinden, während wir weiter nach den Sternen greifen.