Unified Workspace Management

Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz ist steinig – was Unternehmen tun können

24.02.2017
Von Jörg Rubbert
Die Modernisierung der IT-Arbeitsplätze ist eine wichtige Aufgabe mit Auswirkung auf die Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen sollten sie daher nicht länger aufschieben, sondern vielmehr ganz oben auf die Agenda der Unternehmens-IT setzen.

Der 30. Januar ist der "Tag der sinnlosen Anrufbeantworter-Nachrichten". Was nach purem Gag klingt, hat einen realen Hintergrund. Auch wenn wir privat im Alltag bereits hoch technologisiert leben und uns permanent über digitale Medien austauschen, haben viele Unternehmen nach wie vor überholte Kommunikationsausstattungen im Einsatz und lassen so Geschäftspotenzial brachliegen. An diesen Stellschrauben können Unternehmen drehen, um den Weg zum digitalen Arbeitsplatz effizient und erfolgreich zu meistern:

Stellschraube 1: Sicherheit

Die größten Sicherheitsrisiken im Umgang mit mobilen Geräten am Arbeitsplatz sind Mobile Malware (42 Prozent), Phishing und Social Engineering (35 Prozent) sowie Fehlverhalten von Anwendern (30 Prozent). Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle IDC-Studie "Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016".

Um die Modernisierung der IT-Arbeitswelt in Gang zu bringen können Unternehmen an fünf Stellschrauben drehen: Sicherheit, Kompatibilität, Umsetzung & Projektmanagement, Akzeptanz und User-Support.
Um die Modernisierung der IT-Arbeitswelt in Gang zu bringen können Unternehmen an fünf Stellschrauben drehen: Sicherheit, Kompatibilität, Umsetzung & Projektmanagement, Akzeptanz und User-Support.
Foto: ChristianChan - shutterstock.com

Nach Einschätzung der 281 befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen verursachen Mitarbeiter im Durchschnitt 43 Prozent der Sicherheitsvorfälle durch einen sorglosen Umgang mit mobiler Technologie. Neben einem auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmten Mobile Device Management spielt daher auch die Schulung der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Zudem lassen sich die Risiken durch weitere gezielte Maßnahmen und Technologien reduzieren. Dazu gehört zum Beispiel die Kapselung von Daten und Anwendungen, sodass Privates und Geschäftliches streng getrennt bleibt. Bei modernen Arbeitsplatzlösungen können IT-Abteilungen sicherheitsspezifische Benutzer- und Anwendungseinstellungen vornehmen, ohne dass diese Vorkehrungen die Nutzer bei ihrer Arbeit allzu sehr beeinträchtigen.

Stellschraube 2: Kompatibilität

Eine der größten technischen Herausforderungen, vor der Unternehmen bei der Digitalisierung des Arbeitsplatzes stehen, liegt in der mangelnden Kompatibilität von Legacy-Applikationen mit der neuen Plattform. In den meisten Betrieben ist die IT-Umgebung über einen längeren Zeitraum hinweg historisch gewachsen. Dazu zählt oft auch Software, die eigens für das Unternehmen programmiert oder angepasst wurde. Funktionieren die Anwendungen im neuen System nicht oder nur mit schlechter Performance, wirkt sich das negativ sowohl auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitern als auch auf die Produktivität aus.

Stellschraube 3: Umsetzung und Projektmanagement

Unternehmen müssen die Transformation einer Arbeitsplatzumgebung parallel zum laufenden Betrieb stemmen. Die Gefahr, dass die IT-Verantwortlichen akute Fragestellungen aus dem Tagesgeschäft vorrangig bearbeiten, ist daher groß. IT-Abteilungen haben zudem meist nicht die nötigen personellen Ressourcen, um einen umfassenden Modernisierungsprozess anzustoßen und parallel zum Tagesgeschäft mit voller Aufmerksamkeit durchzuführen. In diesem Fall kann eine Projektkoordination von außen sinnvoll sein. Entscheiden sich die Verantwortlichen für eine Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, sollten sie zunächst in einem gemeinsamen Governance-Modell für die Transformation Ansprechpartner und Umfang des Mandats definieren.

Ihre Meinung ist gefragt!

Ressourcen sollten fest zugeordnet sein, sodass sie kalkulierbar bleiben. Regelmäßige Erfolgskontrollen seitens des Projektmanagements sollten den Projektfortschritt transparent machen und überprüfen, ob Zeit- und Budgetvorgaben eingehalten werden. Ansonsten gilt wie für alle IT-Projekte: Ausprobieren. Unternehmen sollten frühzeitig die Gelegenheit wahrnehmen, sich intensiv mit dem neuen Arbeitsplatzsystem vertraut zu machen. Auf diese Weise können sie in einem "trial-and-error"-Verfahren rechtzeitig Erfahrungen mit dem neuen System gewinnen.

Stellschraube 4: Akzeptanz

Veränderungen können Menschen überfordern oder ängstigen. Daher ist es wichtig, die Anwender an die neuen Systeme heranzuführen und von deren Vorteilen zu überzeugen. Dafür empfiehlt es sich, zunächst die individuellen Bedürfnisse der Nutzer genau zu ermitteln. Denn ein Vertriebsmitarbeiter hat andere Anforderungen an seinen Arbeitsplatz als ein Softwareentwickler. Mithilfe des sogenannten "Smart Profiling", bei dem Nutzerprofile anhand von Interviews mit ausgewählten Mitarbeitern erstellt werden, lassen sich entsprechende Vorkehrungen treffen und Maßnahmen anstoßen. Wenn die Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten nämlich nur widerwillig einsetzen, bleibt die Produktivität auf der Strecke.

Wenn Unternehmen neue Systeme und Anwendungen implementieren, darf deshalb auch die Projektkommunikation nicht zu kurz kommen. Denn im Zentrum des Arbeitsplatzes der Zukunft steht der Mensch, der die neue Technologie anwenden soll. Daher sollten Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen den Veränderungsprozess begleiten. Vorteilhaft ist außerdem, die Mitarbeiter schon in der Vorbereitungsphase durch Informationen, Interviews und Bedarfsanalysen in das Modernisierungsprojekt mit einzubeziehen. So finden sie sich im Projekt wieder und stehen ihm später positiv gegenüber.

Stellschraube 5: User-Support

Zu lange haben Unternehmen ihren Fokus auf einen reaktiven User-Support mit möglichst geringen Kosten gelegt, indem der Dienstleister lediglich seine Agenten aus Offshore-Standorten in den Support-Prozess integrierte. Ein vereinfachter Support über intelligente Self-Help-Funktionen sowie ein Omni-Channel-Ansatz mit erweitertem Support via Webchat, E-Mail, Social Media und Telefon schaffen hier Abhilfe. Beides lässt sich mit einem ganzheitlichen Arbeitsplatzmanagement gut leisten. In Cloud-basierten Self-Help-Plattformen finden Anwender Antworten auf häufige Fragen und können gängige Probleme selbst lösen. Über Chats oder Social Media kann die IT-Abteilung kanalübergreifend, zeitnah und ortsunabhängig Hilfe leisten. Das macht Mitarbeiter nicht nur schneller wieder arbeitsfähig. Durch die verbesserte Erreichbarkeit des Supports und die Fokussierung auf den Nutzer gewinnt das Unternehmen als Arbeitgeber gerade bei den Young Professionals ein positives Image (sog. "Employer Branding") - ein nicht zu unterschätzender Faktor wenn es darum geht, zukünftige Talente für sich zu gewinnen.

*Jörg Rubbert ist Portfolio Manager Infrastructure & Data Management bei Atos Deutschland.